震災後の日本でのビジネス リスク分散をサポート（2） レンタルオフィス・バーチャルオフィスを活用した事業継続計画
前回の記事では、3月11日に発生した震災に関連して、サーブコープジャパンについて各メディアで報道された内容をご紹介しました。テレビ放送や新聞記事でも言及されていたように、震災発生以降、サーブコープジャパンの大阪・名古屋・福岡オフィスでは、東京に本社を置く企業からのへの問い合わせが殺到するという、これまでにない事態に直面しました。サーブコープのスタッフは、実際にこうした企業の日本でのビジネス継続をお手伝いをさせていただく中で、ビジネスにとってのリスクマネジメントの重要性を肌で感じ、今後の対策を含め深く掘り下げて考えさせられる機会となりました。
画像： サーブコープのレンタルオフィスの一例
今回の記事では、この度の災害に際して私たちが改めて認識した、サーブコープのレンタルオフィス・バーチャルオフィスを使って今すぐ実行できる「リスク分散」について考えていきたいと思います。
「一極集中」から「分散」へ
以前から専門家の間では、政治・経済・文化などの日本の機能が東京に一極集中していることの危険性が指摘され、メディアでも注目されてきました。その１つの要素には、日本の経済の多くを担っている日本の企業が、東京に拠点を集中させているという現状があります。今回の震災で首都圏の多くの人たちも強い揺れを体験し、交通機関の麻痺、通信インフラの混乱、さらに原発危機、その後の余震、計画停電などの経験から、この問題を現実的な課題として再認識するきっかけになったのではないでしょうか。
さらに、それぞれの企業体という規模で考えると、これは東京に限った問題ではありません。日本では、各地でいつどのような災害が起こるかわからないので、東京以外の都市でビジネスを運営している場合も、一つの都市に拠点を集中させることはビジネス継続の観点で同様の危険をはらんでいると言えます。
改めて東京一極集中の問題が浮き彫りになり、日本におけるビジネスの拠点も「集中」から「分散」へシフトさせていくことの必要性が叫ばれている現在、多くの企業内でもそれぞれのBCP（Business Continuity Planning＝事業継続計画）や、具体的なリスク分散への対策が再検討されています。
短期的・長期的なリスクマネジメント
メディアでも紹介されていたように、サーブコープのオフィスは月単位で入居できるという柔軟性がマッチし、今回の停電や原発問題を懸念した、一時的な緊急対策としてオフィススペースを確保したいという多くの企業のニーズにお応えすることができました。さらにそれにとどまらず、テレビ放送の中で小川紅葉シニアマネージャーが語ったように、そうした企業の多くは今後の日本でのビジネスを視野に入れた本格的な長期的リスク分散に取りかかっているといいます。
ここで、サーブコープのオフィスを活用した短期的・長期的なリスク対策について具体的に考えていきたいと思います。まず、今回の東北地方太平洋沖地震の経験を踏まえ、震災、火災、停電などが発生した場合、ビジネスへの弊害として想定されることは、以下ようなものがあります。
- オフィスの電話回線やインターネットが使えず、本社や取引先と連絡を取ることができない。
- オフィスが被災または閉鎖され、仕事をするスペースが確保できない。
- 計画停電や節電対策にあたって企業としての責任を果たすため、オフィス機能の一部を移転または分散させることによって使用電力を削減する必要性がある。
- 交通手段が遮断されてオフィスに出社できず、従業員が揃わない。
◆レンタルオフィス 緊急対策としての活用法
サーブコープのレンタルオフィスは、上記のような状況に見舞われた際、柔軟な契約形態により、緊急対策としてご活用いただけます。サーブコープのレンタルオフィスなら最短1ヶ月のご契約で、24時間以内にご入居が可能です。しかも家具、電話回線、インターネットはもちろん、会議室、コピー機、プリンターなど、ビジネスに必要なインフラはすでに完備しています。また本社役員クラス数名用のオフィス利用などの際にも、必要に応じてプロフェッショナルなバイリンガル秘書サービスを利用することができ、大変便利です。このように時間とコストを最小限に抑えながら、災害後のビジネス継続業務に集中することができるのです。
サーブコープのコスト効率は、会議室、受付、秘書、コピー機器、キッチンなどの施設やサービスを共有し、「必要なときに必要な分だけ利用する」というコンセプトのもとで実現しています。
◆レンタルオフィス 長期的なリスク分散への活用法
長期的な対策としては、このような災害を見越し、日頃から複数の都市に拠点を持つことが効果的です。これは前半で述べたように、１つの拠点にすべての機能を集中させることを避け、災害によるリスクをあらかじめ分散しておくというものです。一般的には会社の支店を展開するとなると大変な時間とコストがかかりますが、弊社ではプライベートオフィスからチーム用オフィスまで、また短期契約から長期契約まで、お客様のニーズにあわせた無駄のないオフィス環境を提供しており、スムーズな支店展開をサポートしております。また、市場拡大などを目的とした国内支店、海外支店の展開も、レンタルオフィスのメジャーな活用法として定着しています。
◆バーチャルオフィスの活用法
日頃から家で仕事されている方やノマドワーカーの方は、場所にとらわれずにビジネスできることがメリットです。ですから今回のような緊急事態や災害時には、臨機応変に他都市から仕事をされる方も多いでしょう。そうした方も日頃からサーブコープのバーチャルオフィスを活用することで、その好条件を最大限に活かすことができます。例えば電話対応サービスを使えば、移動中など本人が対応できないときにもサーブコープの受付が電話対応いたします。また、対応の文言や転送先はその時の状況によってオンラインで編集でき、
とても簡単です。さらに、万が一利用しているサーブコープ拠点が一時閉鎖せざるを得ない状況となったとしても、電話回線を他拠点に迂回させて対応し、お客様あての大切なお電話への対応を継続することができます。さらに、ビジネス拠点としている都市から離れている間も、世界中のサーブコープ拠点のビジネスラウンジ、会議室、デイスイート（個室オフィス）などを利用することができます。
画像： （右）バーチャルオフィス ビジネスラウンジ、（左）デイスイート
※バーチャルオフィスに含まれるサービス内容は、ご契約によって異なります。
災害時にも強いＩＴ環境
サーブコープのレンタルオフィス・バーチャルオフィスのメリットは、強靭なIT環境です。継続的な投資により最高水準のIT環境を提供し、災害時にも影響を受けにくい装備をしているだけでなく、何らかの問題が発生した場合にも迅速に対応できる体制を整えています。
サーブコープではIＴ開発、品質管理の両方を、外注することなくすべて社内で行っています。普段からモニタリングを担当しているITのプロがデータセンターに常駐しているので、今回の震災直後も即座に点検作業にあたり、ネットワーク障害などの問題を最小限に抑え、震災当日から稼動を継続していました。現場にITのプロがいることは、サーブコープのレンタルオフィス・バーチャルオフィスのサービスをさらに心強いものにしています。
サーブコープのもう１つの強みは、そのグローバルネットワークです。これまで世界のサーブコープ拠点ではさまざまな自然災害・人災を経験してきましたが、そのような状況でも電話を別拠点へ転送して対応したり、伝言メッセージを預かったりと、各地域のビジネスの継続を支援してきました。こうして見てみると、各拠点でお客様が利用されているサーブコープのネットワークは、「リスク分散」による最善の対策を実現していると言えます。世界各地で起こった災害の事例は、枠内をご覧ください。
東北地方太平洋沖地震
東京でも通信障害に悩まされた企業も多くあった中、サーブコープ拠点の電話回線は即時復旧し完全稼動しておりました。サーブコープの大阪オフィス（ヒルトンプラザウエストオフィスタワー、江戸堀センタービル、カルティエビル 心斎橋プラザビル新館）名古屋オフィス（ルーセントタワー、日興證券ビル）、そして福岡オフィス（天神フコク生命ビル、NOF博多駅前ビル）では、震災後に移転されてきた企業も多く入居され、即日オペレーションを再開されました。
オーストラリア クイーンズランド州の洪水
発生時には、弊社ブリスベン拠点を一時閉鎖せざるを得ない事態となりましたが、ブリスベン拠点のお客様宛てにかかってきた電話を、全てメルボルン拠点へ迂回させ、滞りなく電話対応に当たりました。
中国四川省の震災
成都の電話システムを香港経由で稼動させ、成都で稼動していた唯一の電話システムとなりました。
バーレーンでの暴動
バーレーン拠点のお客様宛てにかかってきた電話をドバイ拠点にて対応し、移動中のお客様には携帯電話に転送致しました。
以上、サーブコープのレンタルオフィス・バーチャルオフィスを活用したリスク分散について詳しくご紹介しましたが、いかがでしたか？この他にも皆さんがすでに実行していること、便利な活用法などあれば、是非お知らせください。
また、ビジネスにおけるリスク分散や事業継続計画についてお考えの方は、各拠点のマネージャーまでお気軽にご相談ください。スタッフ一同、皆様のビジネスをサポートできる様今後とも努めて参ります。
前回記事：「震災後の日本でのビジネス リスク分散をサポート(１) 全国各種メディアにてサーブコープジャパンが紹介されました」
