シェアオフィスとは？メリット・デメリットや選び方を解説
働き方改革の推進やリモートワークの拡大などを背景に、自宅でも会社でもない第三のワークスペース「シェアオフィス」の人気が高まっています。働きやすさをサポートする福利厚生の一環として、また起業や副業をする人の拠点としてなど、時代のニーズの変化・多様化とともにサービスを進化させるシェアオフィス。本記事ではシェアオフィスとは何なのかを改めて紹介するとともに、利用するメリットや選び方のポイントなども詳しく解説します。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスとは一つのオフィススペースを複数の個人あるいは事業者でシェアするフレキシブルオフィスの一種です。
「Share（共有）」「Office（事務所）」を組み合わせた造語で、さまざまなシェアオフィス事業者がサービスを提供しています。シェアオフィスによって施設設備やサービス、出入りできる時間などは異なりますが、オフィス家具やWi-Fi、受付や会議室など、ビジネスに必要な設備や機器を完備し、フリーアドレス制の作業スペースが用意されている場合がほとんどです。
シェアオフィスの歴史
シェアオフィスは、2000年代にアメリカでベンチャー企業が積極的に取り入れたことで広まったと言われています。
日本でも「シェアオフィス」という言葉が一般的に広まる以前から、税理士や弁護士などの士業、あるいはデザイナーといった専門職種同士で共同事務所を開設するなどの「オフィスを共有する使い方」はありました。
2016年に「働き方改革」が提唱され、その一環としてテレワークの推進が官民あげて求められるようになります。その推進策の一つとして「職住近接」を実現するシェアオフィスの注目度があがり、さまざまな事業者が参入したことで認知度が急激に高まりました。そこに新型コロナウイルス流行が重なったことで一気に普及したという背景があり、今後もさらに広まっていくと考えられています。
シェアオフィスと混同されやすいオフィスとの違い
シェアオフィスをはじめとするフレキシブルオフィスには、ニーズに合わせて選べるいくつかの種類があります。ただし、この種類は法令などによる明確な定義があるものではなく、通常このような分け方をすることが多い、という一般的な分類です。代表的な他サービスとの違いを解説します。
レンタルオフィスとの違い
シェアオフィスとレンタルオフィスの違いは、使用スペースの使い方です。レンタルオフィスは、最小で一人分のデスクが入る程度に小さく区切られたオフィススペースの占有ができるサービスです。
専用スペースが確保できるため、フレキシブルオフィスのなかで、比較的一般的な賃貸オフィス利用に近い形と言えます。
コワーキングスペースとの違い
シェアオフィスとコワーキングスペースの違いは、他利用者との交流です。コワーキングスペースも占有スペースを持たずフリーアドレス形式で作業スペースやオフィス機器、通信インフラなどを利用するサービスですが、コワーキングスペースの方がより利用者同士の交流を促す機会が提供されます。
占有スペースを持たないため、全国各地の拠点を必要に応じて使い分けるなど場所に囚われない自由な働き方として近年認知度が高まっています。
バーチャルオフィスとの違い
シェアオフィスとバーチャルオフィスの違いは、実際のオフィススペースの有無です。バーチャルオフィスは実際のスペースではなく、住所を借りることで法人登記や郵便物の受け取りを可能にするサービスです。
運営会社によって、会議室の貸し出しオプションなどサービスの幅があります。
サテライトオフィスとの違い
シェアオフィスとサテライトオフィスの違いは、設置する目的です。サテライトオフィスは、本社や支社から離れた場所に設置されます。従業員の通勤負担を軽減しワークライフバランスを向上させたり、特定の地域でビジネスを展開したりするため、また本社が災害やその他の緊急事態で利用できなくなった場合にも事業を継続するための拠点となる、などの目的で設置されることが一般的です。
シェアオフィスを利用する7つのメリット
シェアオフィスを利用するうえで、どのようなメリットが得られるのか、具体的な7つのメリットを解説していきます。
1.快適なワークスペースが手に入る
シェアオフィスは多数の会員とスペースを共有するものの、仕事をすることが前提の設備であるため、集中できる環境が確保できるのが利点です。
コーヒーやお茶を飲み放題で利用できるシェアオフィスは多く、また、安全性が高く快適なスピードのWi-Fiサービスが提供されている場合も少なくありません。コピー機やFAXなど、一般のオフィス機器も用意されています。
さらにスタッフによる定期清掃も行われるため、常に清潔で快適なオフィス環境で仕事に集中できます。なかには、重要な電話やオンライン会議用に、防音室を設けているシェアオフィスもあります。
2.コストを削減できる
自社で一般の賃貸オフィスを契約するとなれば、6〜12か月分の敷金をはじめとする数十万円以上の初期費用が発生します。シェアオフィスでは、一般的に敷金・礼金・紹介料に該当する費用が不要で、ビジネスに必要なオフィス家具やITインフラも利用料金に含まれているため、初期費用を大幅に削減できるうえ手配の手間もかかりません。利用料はシェアオフィスによって異なりますが、お試し利用やフリーレント期間・半額期間などキャンペーンを活用しながら、自社の求めるサービス内容と料金のバランスのとれたシェアオフィスを検討しましょう。
| 発生する費用 | シェアオフィス | 賃貸契約オフィス |
| 不動産仲介料 | なし | 月額賃料の0.5～1か月分 |
| 敷金（保証金） | 初期費用として月額料金の0〜2か月分 | 月額賃料の6～12か月分 |
| 礼金 | なし | 月額賃料の3～6か月分 |
| 内装工事費用 | なし | 坪あたり数万円～数十万円 |
| オフィス家具・機器購入費 | なし | 新しく開設する場合は発生 |
| 引っ越し費用 | 書類や個人用PCの搬送程度 | 数万円～数百万円 |
| 退去時の原状回復費 | 基本的になし | 坪あたり数万円～ |
3.法人登記ができる
シェアオフィスによっては、シェアオフィスの住所地を法人所在地として登記できるサービスがあります。ビジネス拠点として認知度が高い住所を本社所在地として登記することで、ビジネスの信頼性を高める効果が期待できます。また、郵便物や宅配便の不在時受け取りも可能です。
4. 利便性の高い場所にオフィスが持てる
シェアオフィスの多くは都市部のビジネスエリアに立地しています。
- ビジネス一等地の住所を自社の住所として信頼性を高める
- 出張や打ち合わせの時に移動がしやすく、効率の良い営業活動ができる
- アクセスが良く、顧客を迎えやすい
といった業務上のメリットにつながります。
また、シェアオフィスは地方拠点としても活用できます。出張や移動の多い地域にシェアオフィスを契約しておけば、仕事場所を探す手間も省けます。
5．オフィスの拡大や縮小にも柔軟に対応できる
一般的な従来型賃貸オフィスは年単位で賃貸契約を結ぶケースがほとんどですが、シェアオフィスは1か月単位で借りられる場合が多く、好きなタイミングで解約しやすいため、リスク軽減という意味においても大きなメリットがあります。オフィスの規模拡大に伴う移転や、テレワーク導入による規模の縮小など、オフィスの見直しにシェアオフィスの利用を視野に入れるのは有効な手段の一つです。
また、契約形態として、利用人数に応じて従量課金制をとるシェアオフィスも多く、社員数の増減に応じて予算が組みやすいのも大きな利点です。
6.
一部屋、一時間から利用できる
コロナ禍を経てオンライン会議が当たり前になった一方、対面での商談や打ち合わせの価値も見直されています。シェアオフィスの多くは会議室だけを時間単位で利用することが可能です。ミーティング以外にも、「気分を変えて仕事したい」「特に集中すべきタイミングで個室ブースを使いたい」など、さまざまなシーンで活用できます。
7.
他の事業者と交流できる
シェアオフィスのなかには「シェアオフィスの利用者同士の交流機会」を開催している施設もあります。各種勉強会や交流イベントなどが定期的に開催されることで、人脈と知見が広がり、新たな顧客開拓や業務提携につながったという事例も少なくありません。
シェアオフィスを利用する３つのデメリット
多くのメリットがあるシェアオフィスですが、注意すべきデメリットもあります。デメリットへの対策手法の有無はシェアオフィス選びの重要なポイントです。
１．情報漏洩のリスクがある
自宅や自社オフィスと異なり、スペースを他の利用者と共有する機会があるのがシェアオフィスです。コピー機に重要書類を置き忘れて紛失した、シェアオフィスの無線LANのセキュリティレベルが低く、PCの乗っ取り被害に遭ってしまった……などのトラブルに遭う可能性があります。インターネット環境のセキュリティレベルは必ず確認しましょう。
２．周囲の音が気になる場合がある
シェアオフィスによって、執務スペースの防音レベルには差があります。オンライン会議や電話通話が可能なエリアとして区切られているものの、実際には話し声が筒抜け……ということも。静寂性にこだわるなら、時間や曜日を変えて複数回足を運んで確認するとよいでしょう。
3. 希望するスペースが満席になることがある
小規模のシェアオフィスの場合、利用ピークの時間帯などに共有デスクスペースが満席になることがあります。また、満席でないものの、距離が近く会話や作業音が気になるような状況になることも。混雑状況については必ず確認しましょう。
シェアオフィスの選び方
ひとくちにシェアオフィスと言っても提供されているサービスはさまざまで、立地やオフィスの雰囲気も千差万別です。自社がシェアオフィスにどのようなサービスを求めているのかを具体的にイメージしましょう。その際、以下４つのポイントを押さえて比較検討するのがおすすめです。
1.
立地条件で選ぶ
アクセスのしやすさとクライアントに与える印象という2点で、どの立地を選ぶかはとても大切です。エリアが良くても駅から遠くアクセスが悪ければ、移動が多い人には非効率です。来客がある場合もマイナスイメージを与えかねません。人気のオフィスビルに入居している場合、人材採用に関して良い人材を獲得しやすくなります。また、シェアオフィスの住所を名刺やホームページに記載したり、法人登記したりするのであれば、ビジネス的に信頼性の高い住所を選ぶことも考慮する必要があります。
2.
利用料金とサービス内容で選ぶ
コストを抑えられるのがシェアオフィスのメリットですが、利用料金は数千円から数万円と幅があります。サービス内容や立地などを踏まえ、自社にとって適切な金額であるかを検討しましょう。同じ「シェアオフィス」という名称を使っていても、法人登記の可否、あるいは電話転送や郵便物管理などのサービスの有無、ラウンジの利用時間などが事業者によって異なります。「金額の安さを優先してシェアオフィスを選んだが、結局フリーアドレスでは荷物や書類の管理ができず、保管先との移動交通費がかさむ」といった状況になっては本末転倒です。
3.
設備や機能で選ぶ
長時間作業をしても快適なオフィスチェアや目が疲れにくい照明、最新のコピー機など設備面は実際に訪問して確認しましょう。また、シェアオフィスによって大きく違うのが有人対応の状況です。有人対応の時間帯や人数、休日の有無や対応内容は必ず確認しましょう。サービス内容やセキュリティレベルにも影響します。小規模なシェアオフィスの場合、有人対応がないケースもあります。
4.
セキュリティ対策で選ぶ
無線LANの暗号化規格が古いままになっている、脆弱性が指摘されているにもかかわらずルーターのアップグレードが行われないなど、インターネット環境のセキュリティレベルが低い場合、不正アクセスやマルウェア拡散の踏み台として悪用されるなどの問題が生じる場合があります。特に暗号化規格・認証方式の機能性は確認したいポイントです。自社に必要なIT環境が用意できるか、その相談窓口があると安心です。
どんな業種の人たちがシェアオフィスを利用している？
シェアオフィスは個人から企業まで、実にさまざまな業種で働く人たちが利用しています。共通するのはオフィスにかかる費用を抑えられる点ですが、職種によって使い方は異なります。次に、業種事例を踏まえたケースとシェアオフィスを選ぶ際の注意点を紹介します。
士業（税理士、弁護士、司法書士）
法律事務所や税理士事務所を一般的な賃貸オフィスではなく、シェアオフィスの個室を契約して開設する人は少なくありません。どの業種にも言えることですが、第一印象はとても大切です。グレードの高いビルや顧客がアクセスしやすい好立地を選ぶことが信用につながるので、慎重に選ぶ必要があります。
また、トレーニングを受けた秘書サービスがある場合は、接客や柔軟な電話対応を依頼することも可能です。顧客からの信頼につながるだけではなく、事業スタート時の固定人件費の負担・人選の手間軽減にも役立ちます。
コンサルタント
コンサルタント業にもシェアオフィスは人気です。例えば、アクセスに便利な都心のビジネス一等地にオフィスを設ければ、顧客からの信用を得ることができ、集客のメリットにもなります。
その他、守秘義務の範囲が広いコンサルタントなら遮音性やセキュリティレベルが高いこと、客先での打ち合わせも多く連絡が取りにくい多忙なコンサルタントなら、秘書のように電話対応を任せられること、外資系企業や海外顧客を持つコンサルタントなら、バイリンガル秘書がいることなどから、サービスレベルの高いシェアオフィスが重宝されています。
ECサイト／ネットショップ運営
ネットショップを開設するには、ホームページ上に販売者の名前や住所、電話番号を公開する必要があります。自宅の住所を掲載するのはプライバシーの観点から不安なうえ、住所を取得するためだけに賃貸オフィスを契約するのはランニングコストが大きすぎるでしょう。
その点、シェアオフィスは住所をホームページや名刺に掲載できるだけでなく、法人登記が可能なケースも多く、プライバシーの問題を心配する必要がありません。また、電話代行サービスなどを利用して顧客対応を任せれば、自分は本業に集中でき便利です。
Webコンサルティング・システム開発
今はどの企業でもWebでの販売やマーケティングを行っている時代。Webコンサルティングやシステム開発の会社なら、あらゆる職種の企業が利用するシェアオフィスの環境は人とのつながりという魅力があります。ちょっとした会話から相談に発展し、業務を請け負うといったケースもあります。
また、Web開発などの仕事をテレワークで行うケースも増えましたが、高速インターネット回線や長時間の作業に適したデスクやオフィスチェアを完備しているシェアオフィスを活用すれば、自宅より働きやすいワークスペースが手に入るでしょう。
Webデザイナー・ライター・映像制作
一人で作業することが多いライターやWebデザイナー、YouTubeなどの映像制作を行う個人にシェアオフィスが人気です。自宅やカフェでも作業はできますが、高速インターネットや長時間にわたって作業できるワークスペース、面談やWeb会議をスムーズに行える環境が必要な時もあるでしょう。
そのような場合はシェアオフィスを利用し、必要に応じて個室や会議室をオプションで利用するとコストも抑えられるので、おすすめです。
シェアオフィスの利用料金も助成対象！「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」とは？
人材を確保するため、また従業員の労働環境を改善するため、よりよいテレワーク制度を導入・実施する中小企業に対し助成する人材確保等支援助成金（テレワークコース）があります。
対象：テレワーク勤務を新規に導入する事業主のほか、試行的に導入しているまたは試行的に導入していた事業主も対象
上限金額：機器等導入助成（最大50％・上限100万円）+目標達成助成（最大25％・上限100万円）
対象範囲となる費用：リモートデスクトップサービスやWeb会議用コミュニケーションサービス、セキュリティサービスなどの利用料、シェアオフィス利用料など
今後も継続していくテレワークやリモートワークといった働き方。この機会にぜひ助成金を活用し、積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。
詳しい受給要件などは下記のページで確認ください。
「人材確保等支援助成金（テレワークコース）｜厚生労働省 」
※助成金の申し込みには締切が設定されている場合があります。申し込む際にはご確認ください。
サーブコープのシェアオフィスは士業・外資系企業などに人気
開放的な空間が広がり、国内30拠点すべてがビジネス一等地に位置するサーブコープのシェアオフィスは士業のお客様やECサイト運営、外資系企業のお客様に人気です。
サテライトオフィスやスタートアップの地方展開の拠点として活用される方など、利用形態はさまざま。利用するプランも、レンタルオフィス やコワーキングスペース 、バーチャルオフィス と目的に合わせて選ぶことができます。
