フルに活用したい！バーチャルオフィスの賢い使い方とは？
もともとは、起業家の間でも知る人ぞ知るコンセプトだったものの、今や幅広い層に利用されているバーチャルオフィス。自宅の連絡先をビジネスに使用したくない場合であったり、手軽にプロフェッショナルな仕事環境へのアクセスがほしかったり、独自でスタッフを雇わずに秘書サービスを必要な時だけ利用したい場合だったりと、バーチャルオフィスが選ばれる理由はさまざまです。
すでにバーチャルオフィスをご利用の方は、そういった利点をじゅうぶん理解されているかと思いますが、メリットは本当にそれだけなのでしょうか？もっとこのサービスを活用できる方法はないのでしょうか？
というわけで、今回の記事では、一歩踏み込んだバーチャルオフィスの使い方をご紹介します！
積極的にネットワーキングする
バーチャルオフィスの拠点に立ち寄った際、カフェエリアなどの共用エリアで誰かに会ったとき、どうされていますか？軽い会釈だけですませていませんか？共用エリアは、起業家・ビジネスマンがたくさん集まる場なので、積極的に話しかけてみましょう！もしかしたら、何気ない会話があなたのビジネスのチャンスにつながるかもしれませんし、逆にあなたが求めているサービスを提供している人に出会えるかもしれません。
クラウドツールを利用する
バーチャルオフィスのメリットのひとつは、お客様が管理されているスタッフが自分の好きな場所でフレキシブルに作業できる環境にいることです。しかし、これでは、業務上のミスコミュニケーションや衝突などの多くのトラブルを招く可能性も出てきてしまいます。
そこで活用すべきなのが、ウェブ上のクラウドツール！Google Docs にファイルを保存すれば、チーム内で同時にドキュメントを編集することができ、常に最新バージョンを共有することが可能になります。DropBox でもファイルやフォルダを共有することができるので、とても便利です。ほかにもタスク管理、ファイル共有、メッセージボード等の機能を持ち、プロジェクトマネージメントに特化した Basecamp というツールもあるので、導入を検討してはいかがでしょうか。
オフィスの設備を利用する
多くのバーチャルオフィスのサービスには、プリンターやファックスなどといった、オフィス設備の使用権が含まれています。これを活用すれば、自宅や外部サービスでプリンターやファックスを使うコストを抑えることができます。
しかも、あなたがとったコピーや送信したファックスを希望するオフィス拠点に送ることができ、ミーティングの直前に手渡してもらうことも可能なのです。
今度、ミーティングの準備をするときは、ぜひお近くのオフィス拠点に行って、その設備を活用してみてください！
受付サービスを利用する
よく中小企業や起業家にとって悩みの種になるのが、電話の応対です。膨大な数の電話がかかってくるのに、限られたリソースの中、どうやってプロフェッショナルに対応すればよいのか？答えは、バーチャルの受付サービスを利用することです！多くのバーチャルオフィスパッケージに含まれるこのサービスでは、受付秘書が電話に応対し、あなたが希望する番号に転送します。このようにきちんとした受付サービスを利用すれば、あなたのビジネスの信頼性もぐんとアップすること間違いなしです。
効率的なアウトソーシングを実施する
バーチャルオフィスを利用しているのなら、その自由を満喫しましょう。あなたは、ひとつのオフィスに縛られることもなければ、業者を同じ地域から選ぶ必要もありません。スタッフとはオンラインでやりとりできるので、住んでいる場所など関係なく、業務に最も適した人材を確保することだって可能です。
Lancers や CrowdWorks などといったオンライン上で業務を発注することができるクラウドソーシングを利用すれば、優良なフリーランサーを見つけることもできます。
フルタイムでオフィスを借りる手間や賃金を必要とせず、すぐにビジネスをスタートすることが可能となるバーチャルオフィス。さらに使いやすいオンラインツール等の登場で、より便利に、より手軽にビジネスを運営できる時代が到来しました。ぜひ、これらの利点を活用して、事業を円滑に進めてみませんか？
原文:
サーブコープでは、ニーズに合わせてパッケージを選べるバーチャルオフィスを提供しております。
