2024.03.05

【ビジネス英語メール】書き出しや結びのフレーズを紹介！使い分けのコツも解説

英語でビジネスメールを作成する機会のあるビジネスパーソンに向けて、前回は書き出す前に押さえておきたい5つのポイントを、英語教師歴20年以上の戸田博之さんにうかがいました。

今回は、メールの書き出しとなる「敬辞」から「件名」、「本文」、結びとなる「結辞」や「署名」で使われる一般的な表現を解説していただきます。

本文を書くときのポイント

本文を書くときのポイントは「結論」、「詳細」、「結論」という流れを押さえることで、読みやすさや伝わりやすさにつながります。

書き出しから本文までの意識するポイントを以下にまとめました。

件名の書き方

件名は、「短く、簡潔に」が原則ですが、本文の中身を具体的に示すものにすべきです。

”Request for meeting”（ミーティングのお願い）など、具体性に欠ける件名では、同じような件名のメールに埋もれてしまいます。相手に必ず読んでもらうには、ミーティング実施日の具体的な日にちを記載するなど、相手の目に留まるような件名を意識しましょう。

【英語ビジネスメール件名参考例】

Confrimation Request for Meeting on September 15th (9月15日のミーティング確認について)

*Please Confirm* Website Page Content Guidelines (*ご確認お願いします* ウェブサイトコンテンツのガイドライン)

[Important] Event invitation list has been Updated ([重要] イベント招待リストが更新されました)

Welcome to [会社名] ([会社名]へようこそ)

時候の挨拶

日本語では「いつもお世話になっております」などの時候のあいさつで書き始めるのが通常ですが、英語の場合、あいさつがなくてもマナー違反にはなりません。ただし、どうしてもあいさつから始めたい場合は、以下のような表現を使うのもいいでしょう。

【英語ビジネスメール時候の挨拶参考例】

I hope this email finds you well. (お元気のことと存じます。)

I hope everything is going well with you. (すべて順調と存じます。)

I hope you had a nice weekend. (良い週末をお過ごしのことと存じます。)

Thank you very much for your message yesterday. (昨日はメッセージを頂戴し、ありがとうございました。)

宛名

メール本文の書き出しとなる「敬辞」を、ケース別にわけてご紹介します。相手の性別や名前が分かっている場合はシンプルですが、ビジネスメールの場合、相手が複数人の場合や、性別が分からない場合もよくあります。下記をぜひ参考にしてみてください。

【男性宛て】
Dear Mr. XXXX,

【女性宛て】
Dear Ms. (Mrs.) XXXX,

【親しい人宛て】
XXXX(相手の名前),

【名前が不明】
Dear Customers,
Dear Employees,
Hi,
Hello,

【英語ビジネスメール宛名を書く時のポイント】

敬称の後は末尾に「カンマ」をつけるのが基本

初対面の相手には“Dear”をつけるのがおすすめ。Dear＋Mr./Ms.が一番丁寧

性別が分からない場合は、”Dear Kim Anderson”といったようにDearの後に姓と名を両方とも書けばOK
相手の名前が分からない場合は、”To Whom it May Concern”（関係者各位）といった表現も使えます。ただ、もし担当部署などが分かっている場合は、”Dear Sales Manager”（営業部長様）など、より具体的な名称を使用する方が望ましいです。

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結論を書く時のポイント

英語の場合、メールの目的や用件を単刀直入に伝えるのが基本です。「結論」を書く際のポイントについて解説します。

書き出しの文をパターン化

【英語ビジネスメール書き出しパターン参考例】

I am writing to notify you of our new policy. (私たちの新しい方針についてご報告します。)

This is to announce the result of your customer survey conducted in March. (3月に実施された消費者調査の結果をご報告します。)

I am pleased to bring you the latest roundup of news and updates from us. (最新のニュースや最新情報をお届けします。)

We are sorry to inform you that your application has not been successful this time. (残念ながら今回は採用を見合わせていただきます。)
※ポジティブな知らせの時は「pleased to」、ネガティブな知らせの時は「sorry to」というように使い分けましょう。また、会社を代表して各場合は、主語を「I」ではなく、「We」とします。

目的に応じた動詞を使う

結論の書き出し文では、”to～”の続きに必ず動詞が入ります。目的別の動詞を知っていれば、さらにスムーズです。下記、目的別の動詞をいくつか例示するので参考にしてください。

【よく使われる目的に応じた動詞の参考例】

報告 – let you know, announce, inform (We will annouce our new product this week. 今週新商品の発表をいたします。)

質問 – ask, inquire (I would like to inquire about the availability of the conference room for tomorrow’s meeting. 明日の会議で使うカンファレンスルームの利用可否について質問させてください。)

回答 – answer, reply, respond (I will make sure to follow her up tomorrow, if she didn’t respond. もし彼女から返答がなければ明日フローアップします。)

依頼 – ask, request (May I ask you a question regarding the upcoming evnet? 近日開催予定のイベントについてお伺いさせていただきます。)

確認 – make sure, confirm (Please let me comfirm the status of the project. プロジェクトの進行状況について確認させてください。)

詳細事項は箇条書きにする

会議の開催を伝えたことを受けて、開催日時、場所、議題などを記述する部分です。説明が長くなり読みにくいメールになることを避けるために、無理に文にせず、箇条書きや記号などを有効に使うとよいでしょう。

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The details of the meeting are as follows:
■Date and Time: 1 p.m., Wednesday, October 31
■Venue: Conference Room #3, Building 14
■Agenda: Sales review of Q2 and Forecast for Q3
会議の詳細は、以下の通りです。
■日時: 10月31日（水）午後1時
■場所: 14号館第３会議室
■議題: 第3四半期の売上回顧と第3四半期売上予測
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※「以下の通り」は、as follows:、またはas below:とします。末尾にコロンを入れてください。

2度目の「結論」は相手のアクションを求める

日本語では、「何卒よろしくお願いします」という表現をよく使いますが、英文ではより具体的に書く方が効果的です。

【英語ビジネスメールの結論参考例】

Please confirm your acceptance to our offer by 5 p.m. Friday. (金曜日午後5時までに、弊社申し出をお受けいただけるかご確認ください。)

Could you let me know your availability by noon tomorrow? (明日の正午までに、ご都合をお知らせください。)

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３つの「結びの言葉」の代表例

結びとなる「結辞」には非常に多くの種類があり、ニュアンスもまちまちです。以下はどんな場合にも使える表現です。

Kind regards,
Best regards,
Sincerely,

署名のポイント

署名欄には、名刺の情報を入れることが原則。省く場合でも電話番号は欠かさず入れましょう。情報の同時性を求める場合は、電話が有利です。電話番号の表記は、海外顧客も意識し+81-3-3214-5618と、国番号、市外局番（0なし）、番号とします。

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文・戸田博之
日本ビジネスメール協会認定講師。オフィスエイ・エイチ代表。海外勤務を含む海外関連業務に主に従事した後、米国で独立。早稲田大学、明治大学他での講師他、企業向け英語研修も多く手がける。

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