新入社員が知っておきたいビジネスマナー8選！
「社会人にとってビジネスマナーは本当に必要なの？」と疑問を抱えている人も多いかもしれません。
ビジネスマナーは社会人になる新入社員にとって身につけておきたいスキルのひとつです。基本的なビジネスマナーができていなければ周りからの信頼を得ることが難しくなるほか、会社から仕事を任せてもらう機会も失ってしまうでしょう。
そこで、今回の記事ではビジネスマナーの必要性と、新入社員が知っておきたいビジネスマナーを8つご紹介します。
ビジネスマナーはなぜ必要か
ビジネスマナーとは社内・社外を問わず、ビジネスを円滑に進めるうえで欠かせない礼儀作法のことを指します。ビジネスマナーが守れなければ、やりとりを円滑に進めることが難しくなるほか、相手に不快感を与えてしまいかねません。
また、ビジネスマナーは「知らなかった」では済まされない厳しい側面があります。取引先に対して失礼な対応をすれば、あなただけでなく会社全体の評価にも影響しかねないからです。
ビジネスマナーを守ることは、社内・社外からの信頼を得ることに繋がります。信頼がなければ、仕事を任せてもらえないでしょう。正しいビジネスマナーを早い段階で身につけておくことで、仕事をよりスムーズに進められるようになります。
新入社員が知っておきたいビジネスマナー8選
新入社員が最低限知っておきたいビジネスマナーについて、以下の8つをご紹介します。
- 身だしなみ
- 挨拶
- 時間厳守
- 報告、連絡、相談（「ホウレンソウ」ともいわれます）
- 社内の人の呼び方
- 電話対応
- 名刺交換
- 席順
それぞれ見ていきましょう。
身だしなみ
身だしなみは、相手（クライアント）からの印象を大きく左右させます。自分にとっては気にしていないことであっても、相手が不快に思う可能性もあるでしょう。
服装はもちろんですが、メイクやヘアスタイルにおいても清潔感を心がけることは大切です。中にはお洒落であればよいと考える人もいるかもしれませんが、ビジネスの場においては過度なお洒落はマイナスとなります。会社の一員として浮くような身だしなみは避け、相手に不快感を与えないようにしましょう。
挨拶
一般的なマナーもそうですが、ビジネスマナーにおいても挨拶は重要です。どんなに仕事ができたとしても挨拶ができなければ、相手に悪い印象を与えてしまいます。
とはいえ、ビジネスシーンでは常に明るくハキハキとした挨拶だけが適しているわけではありません。場所によっては声のトーンを抑え、落ち着いた挨拶が好ましいときもあるでしょう。挨拶をする際は、TPOに合った適切な音量や言葉遣いを選ぶことが大切です。
また、相手からの挨拶を待つのではなく、自分から挨拶をするように心がけましょう。
時間厳守
信頼関係を築く上で、時間を守ることは大切です。大切な会議や商談などに遅れるようなことがあれば、周囲に迷惑をかけるだけでなく、会社としての信頼も失いかねません。とはいえ、交通機関のトラブルなど自分の力ではどうにもならないケースもあるでしょう。そのような事態が起きた際は、できるだけ速やかに連絡をいれることが大切です。到着見込み時間を伝えるほか、誠意を持って謝罪をするようにしましょう。
また、時間を守るためにはタスク管理の徹底も欠かせません。大切な予定に支障をきたすことのないよう、手帳やスマートフォンのアプリなどを活用して予定を見える化しておくことも大切です。
報告、連絡、相談
「ホウレンソウ」という言葉があるように、ビジネスにおいて報告・連絡・相談は基本的なマナーとして広く浸透しています。組織で取り組む課題やプロジェクトには、通常複数の人たちが関わります。そのため、業務を円滑に進めるためには小まめなコミュニケーションを心がけることが欠かせません。
また、「ホウレンソウ」のポイントとして結論から話すことが挙げられます。結論の後に理由や経緯を話すことで、相手の時間を無駄にすることなく要点が伝えられるでしょう。相手から口頭で指示を受けた際はメモを取る癖をつけるほか、要点を復唱することで聞き漏れを防ぐことができます。
社内の人の呼び方
社内の人の呼び方にもマナーがあります。まず、役職者の場合は役職敬称で呼ぶのが一般的です。具体的には「〇〇部長」「〇〇課長」といった呼び方になります。また、役職者以外の社内の人については原則「さん付け」を意識しましょう。後輩であれば呼び捨てで構わないかもしれませんが、相手が目上の場合には「〇〇さん」と呼ぶのが基本です。
また、上記は社内の人に対する呼び方のマナーであり、お客様や取引先に対して社内の人を呼ぶ場合には注意が必要です。一例として、取引先のAさんから電話があり、上司のBに繋いでもらうよう頼まれたものの不在だったと仮定しましょう。その場合、「B課長はいま席を外しております」と答えるのは不適切です。社外の人と話すとき、原則として社内の人は呼び捨てとなります。そのため「Bはいま席を外しております」と答えるのが正しいマナーです。
電話応対
ビジネスシーンにおいて、電話応対は避けられません。特に近年ではスマートフォンが普及したことに伴い、固定電話に苦手意識を感じる方も多いでしょう。とはいえ、社会人として様々な方と仕事をするうえで電話応対に関するマナーを一通り身につけておくことは大切です。
会社の顔といった意識を持って応対するほか、基本的に「もしもし」はマナー違反となります。「お電話ありがとうございます」「はい、〇〇商事でございます」などと電話に出るようにしましょう。
また、上司よりも先に電話に出ることも大切です。相手の要件をしっかりと聞いたうえで、ミスのない取り次ぎ等を心がけましょう。
名刺交換
社会人にとって名刺交換は挨拶のひとつであり、マナーについても意識して見られるポイントのひとつです。名刺交換をする際は自分の名前を名乗りながら渡すのが基本です。
とはいえ、お互いに初対面の場合、双方が名刺を手渡そうとするケースがほとんどでしょう。基本的に名刺交換は立って行い、目下の人から先に出します。名刺を相手に向けて、名刺入れの上に乗せながら両手で渡しましょう。そのタイミングで、社名や部署および氏名を名乗ります。
また、名刺を受け取った際には、「頂戴いたします」と一言添えるように心がけましょう。交換後の名刺はすぐにしまわず、打ち合わせ中は名刺の上に乗せておきます。この際、自分の左側に置くのがマナーです。
席順
席順はどの席に誰が座るかを意識することが大切です。場所によっても異なりますが、応接室や会議室などでは基本的には出入り口から最も遠い奥の席が上座となります。そのため、指定されない場合には下座に座り、勧められたら上座に座るようにするとよいでしょう。また、新幹線やタクシーなどでは席次が異なるケースもあるため、心配な場合にはあらかじめ確認しておくことで相手に悪い印象を与えずに済みます。
基本を押さえてできる社会人になろう
社会人のマナーは、上司や同期をはじめ多くの人と気持ちよく仕事をするうえで欠かせないものです。マナーの感じられない立ち振る舞いによって取引先の信頼を失う恐れがあるほか、場合によってはあなただけでなく会社の評価が大きく低下する事態にも繋がりかねません。
とはいえ、新社会人がみな最初から完璧にマナーを意識することは難しいでしょう。万が一失敗してしまった際は速やかに報告して謝るほか、同じ失敗を繰り返さないように工夫をすることが大切です。この春から新社会人になる方に、この記事が役に立っていたら幸いです。
