デジタルワークプレイスとは？ テレワークの課題を解決する最新ツールも紹介
多くの企業が働き方改革の一環として、自由に、柔軟に働く「場」の構築に力を注いでいます。在宅勤務やテレワーク（リモートワーク）など、場所や時間に制限されることのない働き方が広がりつつあるように見えますが、実際の導入はまだ少数。国土交通省が2018年度に実施したテレワーク人口実態調査（※1）によると、勤務先にテレワーク制度が導入されていると回答した就業者は全体の2割にも満たない結果となっています。
そこでテレワークが抱えるさまざまな課題を解決しながら、生産性の向上を目指す「デジタルワークプレイス」という考え方が、今注目され始めています。本記事ではデジタルワークプレイスとは何か、デジタルワークプレイスに取り組む企業が注目する最新のデジタルツールも紹介します。
デジタルワークプレイスの目的とは
在宅勤務やテレワークが広がっている背景には、遠隔でもコミュニケーションを図ることができるITテクノロジーの発展があります。ですが、導入企業が少ないことからも分かるように、まだまだ課題が残されているようです。
デジタルワークプレイスの目的は、今までにない最新のデジタルツールを活用することでそうした課題を解決し、働き方の多様性を促進、仕事の創造性や俊敏性を高め、企業全体の生産性向上を目指そうというもの。ではデジタルワークプレイスをより具体的に捉えるため、テレワークやリモートワークが抱えている課題と、課題解決に対応する最新デジタルツールについてみていきましょう。
課題① 仕事の進捗が共有しづらい
在宅勤務やリモートワークの課題の一つには、同じオフィス内で一緒に働く環境とは違い、お互いの仕事内容が見えづらいという点があります。メールやチャットツールなどで作業内容や作業時間などを報告することはできますが、報告すること自体に時間がかかってしまうと、それだけで生産性が落ちてしまいます。
社用のパソコンを貸し出し、遠隔で監視するといった方法もありますが、これでは働く側がやりにくさを感じてしまうでしょう。
こうした課題を解決するのが、業務の見える化サービスツールです。例えば、NTTテクノクロスが開発した「FlatTask」は、自分のタスクやToDoリストを簡単に設定でき、それをメンバーと見せあうことができます。タスクが完了したら「完了」ボタンを押すだけ。わざわざメールなどで報告する必要がありません。
企業側はメンバーのタスクやToDoリストを常に確認でき、その進捗を踏まえて、画面上で簡単に作業を依頼することもできます。
こうしたツールを活用することで、遠くにいながら、部下やメンバーが仕事の優先順位を間違えていたり、必要のないタスクに時間をかけていたりといった業務の無駄を発見し、改善を促すことができます。
課題② デバイスの数が不足している
リモートワークを認める企業は増えているものの、セキュリティなどの問題から、専用の業務用ノートPCでのみリモートワークを認め、事前申請で貸し出しているケースが少なくありません。
事前に申請手続きをするには時間と手間がかかるため、それが理由で積極的にリモートワークができないという問題が発生します。かといって、従業員やメンバー全員に、業務用ノートPCを支給するのは費用面で難しいものです。
この課題を解決するのが、BYOD（私物端末の業務利用）を実現させるサービスツールです。例えば、e-Janネットワークスが開発した「CACHATTO Desktop（カチャット デスクトップ）」は、スマホやPCなどさまざまな端末に仮想のワークスペースを作成し、その中で作業を行うことができます。
普段オフィスで使用しているデスクトップPCを遠隔で操作するという方法もありますが、CACHATTO Desktopは、端末に仮想のデスクトップを一時的に作成するため、社内PCを起動させる必要さえありません。
また、端末側に作業した際のデータが残らないため、企業や個人の重要な情報が外部に漏えいしてしまうリスクを防ぐこともできます。
課題③ セキュリティ上のリスクが高い
在宅勤務やリモートワークでたびたび懸念される問題がセキュリティです。一般的に、企業のセキュリティ対策は、外部の危険を持ち込まないという観点から、インターネット接続などはデータセンターなどに集約させています。ところが、これまで紹介してきたようなクラウドのサービスツールなどを活用する人が増えたことで、トラフィックが増加し、データセンターなどでは対応しきれずアクセスの遅延が発生するようになりました。
かといって、クラウドのサービスツールに直接インターネット接続をすると、端末がマルウェアに感染するリスクが高くなります。
この課題を解決するセキュリティ対策ツールも登場しています。ゼットスケーラーが開発した「Zscaler Private Access（ZPA）」は、同社のクラウドが端末からクラウドへのアクセスを仲介することで、一度データセンターを経由してから再度アクセスしなければいけないといった、非効率な運用を解消してくれるのです。
テレワークを導入する企業の数は増えるのか
優秀な人材を確保したい企業にとっても、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方の整備は積極的に取り組みたい課題のはずです。しかし前述したように、2018年度に国交省が実施した調査では、テレワーク制度を導入する企業はまだ2割程度であることが明らかになりました。
同年に総務省が実施したアンケート調査（※2）では、テレワークを導入しない理由として企業側があげた回答で最も多かったのは、「テレワークに適した仕事がない（73.1%）」。次に多かったのが「業務の進行が難しい（22.8%）」「情報漏えいが心配（20.5%）」で、他にも「社員の評価が難しい」「コミュニケーションに支障がある」といった課題が指摘されていました。
こうした課題をまさに解決すべく取り組まれているのが「デジタルワークプレイス」という考え方であり、今回ご紹介したデジタルツールです。この取り組みが今後、場所にとらわれない自由で柔軟な働き方をどれだけ促進するのか注目です。
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（※1）国土交通省｜平成30年度 テレワーク人口実態調査
（※2）総務省｜平成30年通信利用動向調査の結果
