2015.06.04

今改めて見直したい、ビジネスシーンで相手に刺さるメールの流儀

デジタル全盛の昨今、ビジネスシーンにおいて「メール」が不可欠な存在であることは誰もが認めるところでしょう。

あなたのメールは、本当に相手に伝わっているのでしょうか？

相手に伝わらなければ、次につながらない。だからこそ、今改めて「メールの流儀」を見つめ直す必要があります。

では、最低限の技術、そしてメールの流儀とは、どのようなものかをここでご紹介します。

■相手に敬意を払う

誰に対しても、上から目線の言葉遣いや、間違った敬語などを使わないことは基本中の基本。用件がアポイントであれば、相手に伺いを立てるようにし、相手の都合に合わせようという姿勢を明確することも大切です。

（例）打合せ日を決めたい場合

お打ち合わせの日取りですが、以下のご都合はいかがでしょうか？

・◯日（月）10:00～

・△日（水）14:00～

上記以外でご都合のよろしい日取りがありましたら

ご提案いただけますと幸いです。

■要点がまとまっている（明瞭である）

メールの作文において、大切なのは「読み手のことを考えた文面・文量、レイアウトであること」です。必要以上に文字が詰め込まれた“縦横に長い文章”は、相手にストレスを感じさせるだけでなく、ポイントが埋もれてしまう危険があります。

文章は適度な文節で改行を入れ、伝えたいポイントが複数ある場合は、箇条書きにするなどして、相手が読みやすい、理解しやすい構図にすることを意識しましょう。

（例）プレゼンの概要を伝える場合

明日のプレゼンの概要を以下にまとめさせていただきます。

B社ホームページリニューアルコンペ

【日時】◯月◯日（金）15:00～15:30

※10分前にロビーにご集合ください。

【場所】B社・4F応接室

【必要資料】プレゼン資料の出力を合計10部

※当日10:00までにデータを○○宛にご送付ください。

■宛先、件名にも配慮を

意外と見落としがちなのが、宛先や件名への対処です。宛先の表記がメールアドレスのままであったり、敬称がついていなかったりする状態はNG。

To・CC・BCCの使い分けや、宛先が複数になる場合は、取引先・上席者を先におくことも忘れてはいけません。また、件名は用件が明確に伝わるものにするのが基本。返信時は返信の内容をわかりやすくするためにも、相手の件名を残し、「Re:」の前に、自分の用件を入れるとよいでしょう。

（例）メールの返信、得意先の送信相手が2名、自社のスタッフが3名の場合

宛先：株式会社△△商事村田部長,株式会社△△商事吉田課長

Cc：山田太郎,加藤花子,佐藤次郎

Bcc：

件名：　「△△ロボット」の納期について　Re:

■返信は迅速に

メールの大半は即レスが基本。即レスならば、相手がまだパソコンの前に座っている可能性が高く、双方の返信待ちのバッファが飛躍的に削減されます。そうなれば、ストレスフリーな状態が生まれ、相手方もあなたに好印象を抱いてくれるはずです。重要な件なら、メールを送信した上で、電話でコンタクトをとることもお忘れなく。

また、飲みの席のお礼メールなどは、相手が翌朝出社してメーラーを立ち上げた際に確認できるタイミングがベスト。朝一のお礼は、誰にとっても気持ちのよいもの。あなたの感謝の気持ちは、間違いなく相手に伝わります。

（例）会議のお礼メールを即レスで送る場合

先ほどは、お忙しい中ご足労いただき

誠にありがとうございました。

後ほど、会議の議事録をご送付させていただきます。

取り急ぎお礼まで。

（ご返信不要です）

■文末に親愛を込めた工夫を

メールで端的に用件をまとめ、「よろしくお願いいたします。」と締めた後に、相手の体調を気遣ったり、相手が興味を持っていそうな話題を提示するなど、文末にちょっとした親愛のセンテンスがあると、相手のあなたに対する印象がガラッと変わる可能性があります。送信先との関係性を意識して、ネタや伝え方を使い分けてみましょう。特別な人へ向けた内容だと感じてもらえれば、「次につながるメール」になるはずです。

（例）相手が付き合いの長いサッカー好きの場合

追伸

6月は待ちに待った女子W杯が開催されますね。

前回の優勝には大きな感動とエネルギーをもらいました。

私もナデシコJAPANに負けないように、日々精進します。

見逃せない試合が続きますが、くれぐれも寝不足にはご注意ください。

ここまで、ビジネスシーンにおけるメールのあれこれを述べてきましたが、人脈づくりや印象アップのためには、お礼を“あえて”手紙やハガキで送るという手法も効果的です。メールに手書きのお礼状を添付するのもよいでしょう。

デジタル全盛の時代だからこそ重宝したい“自筆メッセージのチカラ”。相手の心に刺さるメール術と一緒に活用すれば、想像以上の効果が得られるかもしれません。

これらのテクニックは、ビジネスシーンだけではなく、プライベートでも有効です。「メールで何かを伝える」ということは、センスではなく、気持ちを伝えるテクニックによるところが大きいと言えます。最低限のテクニックと、思いやり（サービス精神）があれば、「ゴミ箱行きのメール」が「次につながるメール」になるはずです。