新人必見！秘書が教える資料作成のコツと、おすすめエクセル・ショートカットキー23選

春から社会人になった新人も、上司や先輩から資料作成を任される頃かもしれません。キーボードのショートカットキーを知っているかいないかで、生産性は大きく変わってきます。覚えておきたいのは、「基本」と「応用」の2パターン。今回は、Microsoft Office（エクセル/ワード）で資料を作るときに役立つショートカットと、サーブコープの秘書が実践している資料作成のコツをご紹介します。

覚えておきたいショートカットキー

基本のショートカット

これは絶対覚えておきたい基本的なショートカットです。何も考えずに使えるようになるまで、繰り返し使っていきましょう。意外と知られていない「F12」もおすすめです。

※Officeのバージョンによって異なる場合がございます

便利なショートカット

次はエクセルをよく使う人なら知らないと損をする、便利なショートカット一覧。作業効率を劇的に変化させる時短ワザです。

※Officeのバージョンによって異なる場合がございます

新人に教えたい、わかりやすい資料を作成するコツ

生産管理の世界では「QCD：品質（Quality）、価格（Cost）、納期（Delivery）」が重要とされますが、資料作成においてはとくに「納期」を意識しましょう。提出が早ければ早いほど時間に余裕ができ、改善に時間をあてることができます。

また、資料とは手紙のようなもの、とも言われます。相手に伝えることを意識して簡潔でわかりやすい文章に仕上げることが大切です。まわりくどい表現や硬すぎる言い回しは避け、ワンセンテンスを短く区切ることを心がけましょう。ビジネス資料としての完成度を上げるには、数字で裏付けを加えるのがおすすめ。結論を先に述べることも、わかりやすい資料を作成するポイントの一つです。

サーブコープのErikaシニア秘書に聞いた「気の利いた資料」を作るコツとは？

サーブコープの秘書は、さまざまな業界業種の利用者様から、仕事を依頼されます。資料を作成することも多く、提案書から見積書まで内容も多岐にわたっています。そこで今回は、サーブコープ丸の内トラストタワー本館拠点のErikaシニア秘書が教えてくれた、気の利いた資料を作成するコツをご紹介します。

気の利いた資料とは相手の要望を満たしている、またはそれ以上のハイクオリティな資料のこと。そこで、作成する前に必ずやっておきたいのが、相手からのヒアリング。「ファイル形式」、「必要なページ数」、「納期」、「使用目的」、「グラフの有無」を押さえておけば、質の高い資料作成への羅針盤となります。

ワードやエクセルで作成する場合は、上でご紹介したショートカットキーを上手に活用し、関数や数式も取り入れて時間短縮と計算の正確性を狙いましょう。

そして、資料を納品する際は、必ずダブルチェックを。指示内容と照らし合わせ抜け落ちはないか、誤字脱字がないかを確認します。関数や数式は便利ですが、指定範囲を間違えると全く違う数字になってしまうので、必ずセルをダブルクリックし、計算結果があっているか確認しましょう。Erikaシニア秘書は、最後は必ず資料を印刷し、入念な校正を行っているのだとか。