ファシリテーションの基本のキ！まずは会議の種類を押さえよう
日々忙しいビジネスパーソンにとって、だらだらと長い非効率な会議は悩みの種。有意義な会議になるかどうかは、会議の進行役であるファシリテーターが機能しているかにかかっています。そこで今回は、押さえておくべきファシリテーションのコツをご紹介します。
ファシリテーション、ファシリテーターとは？
ファシリテーションとは、チームやグループなど複数人での活動がスムーズに進行されるように、サポートすることです。会議におけるファシリテーションとは、議論が活性化するように参加者の発言を促し、いろいろな意見を取りまとめるなど、「集団での話し合いや合意形成を円滑に進めるための技術」です。ファシリテーターは、ファシリテーションを行う人（進行役）を指します。
まずは、会議の種類をおさらい
ファシリテーションを行う際は、会議の種類を正しく見分け、最終的な目的を見失わないようにしましょう。会議の種類は目的によって、以下の4つに大きく分類できます。
1.意思決定型
参加者の意見を集め、何かを結論づけるための会議や打ち合わせ。「決定」を目的とするのが意思決定型の会議です。意思決定型の会議では、時間配分が重要です。何に、どれくらいの時間をかけて話し合うのかを事前にシミュレーションしておきましょう。この時間配分を誤ると、肝心のテーマについて十分議論できない、結論が出ずに次回に持ち越してしまう、ということになりかねません。ファシリテーターは、アジェンダを用意するなど準備をしっかりしてから、会議に臨みましょう。
＜ファシリテーションのポイント＞
時間配分が肝！十分な議論が行えるように、事前にシミュレーションをしよう！
2.アイデア交換型
ブレインストーミングなど、「たくさんのアイデアを出すこと」を目的とした会議や打ち合わせ。意思決定型と違い、結論は求めずに、いかにたくさんのアイデアを引き出すかがポイントです。アイデア交換型の会議では、どんなアイデアでも歓迎する空気をつくること、そして出てきたアイデアを組み合わせて、新たな発想が生まれるように導くことが重要になります。
＜ファシリテーションのポイント＞
参加者全員が発言しやすい環境づくりを心がけよう！
3.報告型
参加者に対し、情報を共有するための会議や打ち合わせ。報告だけを行う場合は、参加者が「ただ聞いているだけ」という状況になりがちです。そこで、報告型の会議では、発言者の時間をあらかじめ設定しておき、タイムキーパーと連携して会議時間をコントロールしましょう。参加者の集中力が切れてきたら休憩を挟むなど、臨機応変な対応が必要です。
＜ファシリテーションのポイント＞
発言者の持ち時間をあらかじめ設定して、会議時間をコントロールしよう！
4.コーチング型
研修や勉強会など、「教育」を目的とした会議や打ち合わせ。コーチング型の会議で一方的に上司が話しても、参加者が受け身のままだと、参加者の成長につながりません。ファシリテーターは参加者のやる気を引き出す工夫が必要となります。例えば、課題を用意したり、十分な発言の機会を与えたり、報酬を用意するなども一つの手です。参加者が参加の意義を感じられるような工夫をしましょう。
＜ファシリテーションのポイント＞
参加者の理解を深めることを第一に、会議内容を考えよう！
会議で役立つ！アイデアを引き出すコツとは
意思決定型やアイデア交換型の会議の場合、いかに参加者に積極的に発言させて、アイデアを引き出せるかが肝となります。
しかし、参加者に初めから「意見があれば、発言してください」とボールを投げてしまうのはNG。誰も発言しなかったり、発言に慣れた人の独壇場となってしまう可能性が高くなります。
アイデアを集めるには、付箋などのアイテムを使うと良いでしょう。例えば、一つのアイデアにつき一枚の付箋を使って、参加者全員にアウトプットしてもらいます。付箋を使えば、自分の意見を出しやすくなるだけではなく、同じような種類の意見をまとめたり、他の意見と比較したりすることもできます。
会議で結論を出すときのポイント
アイデアや意見を引き出したら、その意見をまとめて結論を出しましょう。この結論は決定権者が出すこともありますが、全員で話し合って出すこともあります。
話し合いで決める場合にファシリテーターが気をつけなければならないのは、多数派の意見だけではなく、少数派の意見にも目を向けること。会議の目的は、様々なアイデアを総合して最も良い結論を導き出すことであり、多数の声をピックアップすることではありません。
結論が出ない場合は、議論の目的を再確認したり、共通認識が得られるようなキーワードを探したりしてみましょう。全く異なる意見が対立するようであれば、互いの共通点・異なる点、メリット・デメリットを明確にします。それぞれ比較して、両者をチューニングし、一つの結論としてまとめましょう。
会議を通して重要なのは、全員が主体性を持ちながらも、納得が得られる結論を出すこと。ファシリテーターが自分の役割を理解しながら進めることで、会議がより効率的になり、参加者の負担も軽減することができます。参加者の意見をうまく引き出し、参加者全員の合意を導き出すファシリテーターの力は、リーダーとなる人材にとって欠かせないスキルとも言えるでしょう。
