【保存版】レンタルオフィスの選び方ガイド！13のチェックポイントをわかりやすく解説
スタートアップやベンチャー企業、フリーランスなどの利用が多いレンタルオフィスですが、近年は働き方が多様になり、また大企業でもオフィススペースのコスト削減のためにサービスオフィスを利用する企業が増えています。「初期費用を削減できる」「月々のランニングコストを抑えられる」「法人登記ができる」など、レンタルオフィスには多くのメリットがありますが、サービス内容や料金体系は運営会社によってさまざまです。
利用人数の制限や契約期間など、一般的な賃貸オフィスとは異なる注意点もあるため、契約前に確認することが重要です。本記事では、13のチェックポイントに分けて、失敗しないレンタルオフィスの選び方をわかりやすく解説します。
レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスとは、複数の利用者に提供されているワークスペース（シェアオフィス）のなかの個室などを契約して利用できるサービスを指します。
オフィス家具や複合機（コピー機）、電話・インターネット回線などのITインフラがあらかじめ整っており、費用は利用料金に含まれるかオプションで利用できることが多い。内装の工事費や敷金などもかからないため、コストを抑えてオフィスを利用できることで人気を集めています。
- 専用スペース：利用人数に応じた広さの個室を選択できる
- オフィス家具：デスク、椅子、キャビネットなどのオフィス家具が備え付けられている
- インターネット環境：Wi-Fiや専用回線など、インターネットインフラを完備している
- 共有ファシリティ：コピー機、プリンター、FAXなどの複合機、貸会議室、キッチン、ラウンジなど
上記以外にも、有人の受付、電話代行、秘書サービス、郵便・宅配便の受取り、転送サービスなど、人的サポートを提供しているレンタルオフィス事業者もあります。
賃貸オフィスとの違い
一般的な賃貸オフィスは、ビルオーナーなどから賃貸借契約を交わすことによって、単独で契約したスペースを利用します。それに対してレンタルオフィスは、複数の利用者に提供されているワークスペースのなかの１室を契約して利用します。
最も大きな違いは、初期費用です。賃貸オフィスでかかる以下のような費用をレンタルオフィスなら抑えることができます。
- 保証金（敷金）
- 内装工事費
- オフィス家具の購入費
- 複合機のリース料金
- インターネット環境の整備費
レンタルオフィスの場合、保証金は不要か、1〜3ヶ月程度が一般的です。前述したとおり、家具やオフィス機器、インターネット環境もあらかじめ備えられているので、購入費や設置コストは不要です。契約期間も、賃貸オフィスでは数年単位での長期契約が必要である場合がほとんどですが、レンタルオフィスは短期での契約が可能な場合も多く、最短1ヶ月という事業者もあります。
レンタルオフィスの選び方ガイド！13のチェックポイント
レンタルオフィスは、事業者毎に基本設備や提供サービス、料金などが大きく異なります。自社に合った適切なオフィスを選ぶためのチェックポイントを紹介します。
①基本料金とオプション料金
まず注意したいのは、料金の仕組みです。レンタルオフィスには専用の個室は基本料金で利用できても、会議室やコピー機などの共用設備の利用はオプションとして別途料金がかかるケースがあります。検討しているレンタルオフィスでご自身が必要とするサービスを利用するといくらになるか確認し、不明な点があれば問い合わせてみるのが良いでしょう。
また、月額料金だけでなく、初期費用も確認が必要です。レンタルオフィスによっては、入居時に保証金（敷金）や事務手数料、入会金がかかることがあります。この保証金は退去時に返還されることが一般的ですが、場合によっては清掃費などが保証金から差し引かれることもあるため注意が必要です。
②利用人数
利用できる定員数もレンタルオフィスによって異なります。スタートアップやベンチャー企業のように、メンバーが増える可能性がある場合は、さまざまなサイズの個室を用意しているレンタルオフィスを選ぶと良いでしょう。利用人数の増減に合わせて別の個室に移動することができれば、他のオフィスを探す必要がなくなります。移転コストも削減でき、同じ住所のまま部屋だけを変更することができます。
③会議室の数・稼働率
打ち合わせや来客があった際は専用の個室以外に広いスペースが必要になります。そのような場合に備え、共有の会議室を備えたレンタルオフィスを選ぶと安心です。
注意が必要なのは会議室の稼働率です。ほとんどのレンタルオフィスでは会議室は予約制になっています。会議室があっても予約が常に埋まっていて、必要なときに使えないことも少なくありません。会議室の数や利用料金だけでなく、稼働率も契約する前に確認しておきましょう。
④郵便物の対応や転送
レンタルオフィスは、さまざまなオプションサービスを用意されています郵便物の対応や転送などもそのひとつですが、下記のようにサービスの内容は事業者によって異なります。
＜郵便物・宅配便サービスの対応例＞
- 基本料金の範囲内で郵便物を受け取ってはくれるが、転送には別途費用がかかる
- 週1回の郵便転送サービスが基本料金の範囲内に含まれるが、オフィスでの受取りはできない
- 1か月の受取り通数に制限があり、超過した場合には1通単位で追加料金が発生する
- 郵便物や宅配便の受取りはもちろん、指定した住所へ転送することも可能
郵便・宅配便の対応や転送などの取り扱いの柔軟さは、重要なチェックポイントのひとつです。どのようなサービスが提供されているのか、必ず確認しておきましょう。
⑤アクセスの良さ
料金が格安でもオフィスへのアクセスが不便だと、メンバーはもちろん、取引先や顧客にとっての利便性が低くなります。
取引先からの信用力を高める意味でも、オフィスの立地は重要です。起業したばかりでも都心の一等地にあるオフィスを利用すれば、名刺やホームページなどに表記したときの見栄えが良く、商談や面会時にも好印象を与えることができます。
一等地の住所でオフィスを賃貸すると高額なコストがかかってしまいます。また少人数に向いたコンパクトなオフィスを探すのは困難な場合もありますが、レンタルオフィスならビジネス一等地であっても、少人数でオフィスを構えやすいメリットがあります。
⑥運営会社
レンタルオフィスは、運営会社にも注意が必要です。実績のない会社の場合、せっかく借りたオフィスが突然閉鎖してしまうケースがあります。また申込時の審査を十分に行っていない事業者を利用すると、予期せぬトラブルに巻き込まれ、自社への信用が低下するリスクもあります。
事業者のホームページには、会社の創業年や利用企業などの実績が掲載されているのが一般的です。利用者の口コミも参考になります。運営会社に問題はないか、事前にチェックしておきましょう。
⑦セキュリティ対策
人の出入りが多いレンタルオフィスでは、セキュリティ対策も大切なチェックポイントです。個室があるといっても、完全個室のタイプもあれば、壁と天井の間に隙間のある半個室タイプのものもあります。
受付などにスタッフが常駐していない無人のレンタルオフィスの場合も、セキュリティ対策をどのように行っているかチェックした方が良いでしょう。
さらには、ネットワークのセキュリティも重要なポイントです。レンタルオフィスでは一般的に共有Wi-Fiを利用しているため、不正アクセスなどのリスクがあります。専用のSSIDと暗号キーを付与するなどのセキュリティ対策を取り入れているレンタルオフィスを選ぶと安心でしょう。
⑧間取りや防音対策
レンタルオフィスの多くは、1名用から数十名用まで複数のサイズのワークスペースが用意されています。事業展開によって従業員が増えた場合でも、住所を変えずに事業を継続できるのはレンタルオフィスの大きなメリットのひとつです。人員増員に合わせてスペースを変更できるか、間取りを確認しておきましょう。
防音対策も重要なポイントです。周囲の音が常に聞こえる状態では仕事に集中できず、生産性が低下してしまいます。また、周囲の音が聞こえるということは、こちらの商談や電話の声も漏れていることになり、重大なセキュリティリスクとなります。防音対策は万全か、内見の際にしっかりチェックしましょう。
⑨営業時間
営業時間も確認しておきたいポイントです。レンタルオフィスの多くは、24時間365日利用可能ですが、事業者によっては休日や営業時間外の利用は料金が発生する場合があります。
シャワールームやベッドを備える新しいタイプのレンタルオフィスもありますが、24時間営業しているからといって寝泊まりOKとは限りません。宿泊の可否についても、事前に確認しておきましょう。
⑩受付の対応
一般的なオフィスでは、取引先からの連絡や来客対応のための窓口機能がある企業がほとんどです。来客や電話がかかってくる機会が多い場合、受付スタッフが常駐している、電話代行サービスを提供しているレンタルオフィスをおすすめします。専任スタッフを用意する必要がなく、コストダウンにつながるでしょう。
また、受付の有無だけでなく、対応の質も大切です。来客時や電話での対応が良いと顧客にも好印象ですが、対応が悪いと信頼を失ってしまう可能性があります。受付での対応も内見の際に確認しておけると安心です。
⑪契約期間や更新費
賃貸オフィスを借りる場合は、「普通借家契約」もしくは「定期借家契約」のいずれかで不動産賃貸契約を交わすことになります。それぞれ契約期間と契約更新に関するルールが異なりますが、どちらの場合も、多くは1年以上で契約期間を設定することになります。
一方、レンタルオフィスは「サービス利用契約」や「施設利用契約」といった形態のため、契約期間が1カ月単位であるなど柔軟な契約になっています。更新料についても無料というケースが少なくありません。お試しで利用して、合わなければ契約を解除することができる手軽さも人気の理由です。
ただし、レンタルオフィスの中には「施設利用契約」ではなく「賃貸借契約」の場合もあり、賃貸オフィスと同じような契約もあります。2ヶ月毎の自動更新、2ヶ月前通知など、柔軟な契約ができるレンタルオフィスがある一方、賃貸オフィスと同じように、解約する場合に6ヵ月前通知が必要で、契約期間が2年などの長期間におよぶレンタルオフィスもあります。
契約期間や更新期間、解約通知などのルールは、レンタルオフィス事業者によって異なります。契約の柔軟性は、必ずチェックしておきましょう。
⑫ビルのグレード
格安レンタルオフィスは、古い雑居ビルなどにあることが多く、クライアントや顧客、取引先が不安を感じる可能性があります。クライアントワークで来客が多いなど、顧客の安心感や信頼性がビジネスに大きく影響する事業の場合は、多少費用が高くなっても、ビルのグレードにも注意した方がいいでしょう。
ビルのグレードや内装のクオリティが高ければ、自社に対する安心感や信頼性が高まり、企業のイメージアップや顧客獲得にもつながります。最近ではオンラインでも確認できますが、契約前に内見するなどして、ビルや内装を確認しておきましょう。
⑬入居している職種や業種
賃貸オフィスにないレンタルオフィスのメリットとして入居している他社の事業者と交流できることがあげられます。交流会などのイベントが開催されることもあり、ビジネスの拡大につながる可能性があります。
また、入居者の雰囲気が自社と大きく異なる場合、来社したクライアントや顧客、取引先に不安を与えてしまうリスクがあります。
入居前にはどのような職種や業種の利用者がいるか確認しておきましょう。
＼自分のビジネスに合ったプランが見つかる！サーブコープ、レンタルオフィスについて／
詳細を見る
レンタルオフィス契約前の注意点
ここまで説明してきたように、レンタルオフィスには一般的な賃貸オフィスとは異なる点が多くあります。ここからは、レンタルオフィスの契約を決める前に注意すべきポイントを紹介します。
内見して決める
レンタルオフィスの多くは、立地や設備、サービス内容をホームページで一般公開していますが、実際に目にすると印象が変わる場合があります。契約前には必ず内見することをおすすめします。
特にクライアントや顧客などの来客が多いビジネスの場合は、駅からのアクセスや周辺環境、室内のインテリア、受付スタッフの様子、オフィス内の清潔さなどもチェックしておくことが重要です、
レンタルオフィスの内見をするときは、自分や社員が働いている場面を想像し、自社のビジネスにマッチしているかを確認しましょう。不明点があれば担当者に直接聞いてみましょう。
クライアントと社員の利便性の両方を考えよう
ビジネスをするオフィスは、働きやすい環境であることと、対外的な信用を高めることが重要になります。オフィスを選ぶ際は、この2つの視点で考えることが大事です。
たとえ料金が格安でも、最寄り駅から遠ければ取引先や顧客にとって利便性は低く、ビルのグレードが低ければ印象が悪くなることも考えられます。対外的な信用を高めるためには、オフィスの住所や立地、アクセスの利便性、ビルのグレードや受付対応の質が欠かせないポイントになるでしょう。
逆に来客がほとんどない業種の場合は、ビジネス一等地でなくても、高セキュリティのITインフラやドリンクサービス、シャワールームといった設備の充実が優先されるかもしれません。ビジネスの業種や形態に沿って必要なサービスを見極め、オフィスの立地や設備のグレードを選びましょう。
契約の柔軟性を要確認
上記のチェックポイント⑪「契約期間や更新費」でも触れたように、契約の柔軟性（契約期間や解約通知のルール）は非常に重要なポイントです。一般的な賃貸オフィスと同じように賃貸借契約を結ぶレンタルオフィスもあるので、契約期間については事前にしっかり確認しておくことをおすすめします。
もし想定外の事態が起きて入居後数か月で移転することになった場合、１年単位の契約で違約金が発生するとしたら、結果的に一般的な賃貸オフィスを借りた場合より高額な出費になってしまう可能性があります。
また、初期費用が抑えられる分、契約更新料や違約金が高額といったケースもあります。契約期間や解約通知の時期はもちろん、初期費用や月額費用以外で発生する費用についても必ずチェックしておきましょう。
費用だけで決めない！自社に合ったレンタルオフィスを選ぼう
レンタルオフィスは、費用だけで決めないことが大切です。コスト削減を意識しすぎてアクセスや立地、ビルのグレードを軽視してしまうと、社員の働きやすさや顧客からの信頼に影響するリスクがあります。また、来客や打ち合わせが多いのに会議室が予約しにくいオフィスを選んでしまえば、仕事の効率が落ちてしまいます。重要なのは、自社に合ったレンタルオフィスを選ぶことです。
さまざまな規模のユーザーに対応できるのが、レンタルオフィスの魅力。人員増加に合わせてワークスペースを変更し、オプションサービスの追加利用が可能なレンタルオフィスもあります。ビジネスの成長につながる最適なオフィスを選んでください。
サーブコープが提供するハイグレードなレンタルオフィス
日本で最初にレンタルオフィスを展開し始めたサーブコープは、世界150ヵ所以上の拠点でサービスを提供しています。拠点はいずれもビジネス一等地、高度な訓練を受けたスタッフのビジネスサポートをはじめとした、充実したサービスが特徴です。ここからはサーブコープならではの特徴をピックアップしてご紹介します。
ハイグレードな設備が整っている
サーブコープのレンタルオフィスは完全個室で、1人用から10人用までさまざまなサイズのオフィスをご用意しています。20人以上が入れるオフィスにもアレンジ可能です。貸会議室も複数あり、プレゼンテーションの設備やビデオ会議システムも完備しています。
オフィス内は、クラシックスタイルの調度品や革張りの椅子など、最高水準のインテリアで統一。顧客への印象が良いため、弁護士や税理士など、士業系の方には特にご好評をいただいています。
インターネットは、高速で信頼性の高い専用ブロードバンド回線と高速Wi-Fiを設置。ネットワークはVLANでお客様毎に分割されているためセキュリティ面も安心。また、ITサポートのスタッフが24時間365日常駐しているため、問題があればいつでもサポートします。
ビジネス一等地にオフィスを持てる
サーブコープは、世界に150拠点以上、国内には東京・横浜・大阪・名古屋・福岡の5都市に28拠点を展開しています。いずれもビジネス一等地にあるハイグレードなオフィスビルですが、最低契約期間は1カ月からと柔軟にご利用いただけます。解約通知も2ヶ月前でOKなので、低リスクでスタートできます。
レンタルオフィスをご契約いただくと、日本国内はもちろん海外でも、契約都市以外のプライベートオフィスを月3日まで無料で利用可能です。オフィスの予約はオンライン上で簡単に行うことができます。
独自サービスが充実している
サーブコープのレンタルオフィスでは、高度なトレーニングを受けたバイリンガル秘書がお客様のビジネスをサポートします。秘書教育を徹底しているため、電話応対はもちろん、資料作成といった業務から総務、通訳・翻訳、海外商談への同行といったハイレベルなご要望にも対応可能。事務作業は秘書に、お客様は本業に集中できるようサポートさせていただきます。
また、レンタルオフィスをご契約いただいた場合、固定電話番号を即時発行。お客様の会社番号としてその日からご利用いただけます。基本サービスに含まれているサーブコープ独自の「Onefone」アプリを使えば、会社の固定電話番号をスマホで利用することが可能。海外に出張中でも会社にかかってきた電話をスマホで受けることができて大変便利です。
個人事業主やスタートアップ、士業など幅広い業種におすすめ！
個人事業主からスタートアップ、弁護士や税理士といった士業系の方など、サーブコープのレンタルオフィスは幅広い業種にマッチします。ビジネス一等地の住所は信頼につながります。法人登記ももちろんOK 。契約した当日からオフィス家具やITインフラが整っているため、初期費用を大幅に削減できるのも魅力です。 サーブコープのレンタルオフィスに興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
