Web会議のマナーやコツをリモート歴6年のキャスター社が解説！ おすすめツールも

テレワークや在宅ワークの拡大にともない、離れた相手とパソコンなどを使ってWeb会議をする機会が増えてきました。

しかし、実際に人が集まる会議と勝手が違うため、Web会議に戸惑いを感じる人も多いようです。そこで今回は、700人以上のスタッフが完全リモートで働き、リモートワーク組織の構築支援も行っているキャスター社の広報・勝見彩乃さんを取材。Web会議のマナーやコツ、おすすめのアプリや必須アイテムについてもうかがいました。

リアルとWeb会議、成果は変わる？

 ―― 同じ部屋で顔を合わせるリアル会議とWeb議の決定的な違いは何でしょうか？ 

言わずもがな「一緒の場にいるか、いないか」が決定的な違いですが、これ以外に違いは基本的にありません。リアル会議で出せる成果は、Web会議でも可能です。もしリアルでやるか、オンラインでやるかを迷っている場合は、まず会議の場で何をするかをはっきり決めた上で、それが「一緒にいないとできないことかどうか」で判断しましょう。

一緒にいないとできないことは、例えば出版予定の本を手に触って確かめたり、新しい食品やレストランのメニューを皆で試食したり、新しい香水の匂いを嗅いでみたりなど、触覚や嗅覚を利用するものは基本的には難しいです。これ以外は、すべてWeb会議でできると考えていいでしょう。

Web会議の悩みTOP3と解決策

――実際に、Web会議を行う際にはどういった問題が起こりがちでしょうか？

ありがちな課題としては、次の3つがあります。

1．音声が聴こえない → 代替アプリを事前に準備

音声が聴こえないというトラブルが最もよく聞く課題で、これは主にツールに起因するものです。使うツールを会社で決めておき、使えない場合の代替手段を決めておくことが重要。メインで使うツールは、できるだけ1つに絞った方がいいでしょう。ツールがころころ変わると、トラブル時の解決策などの知見がたまらないためです。

ただ複数社でWeb会議を行う場合は、事前に発生し得るトラブルを回避する手段を準備しておくことをおすすめします。例えば、会議のホストがあらかじめ「メインはZoomを使い、もしログインできない人がいたら、代替としてGoogle meetを使いましょう」などと通知したり、緊急連絡先を案内しておいたりすると、トラブルが生じても素早く対応できます。

2．発言がしづらい → アジェンダを用意する

次によく聞く課題は「発言がしづらい」という点。特に、会議の参加人数が多いほど直面しやすい問題かもしれません。これまでのリアル会議ではその場の雰囲気でなんとなく会議が進んでいたものが、Web会議になったとたん、なぜだか話がしづらい、会話が進みづらいと感じるようです。

これは、そもそも会議のアジェンダ（議題）を作らずに会議を行っているケースがほとんど。アジェンダがなければ議事進行がより見えにくくなり、自分が今何を話すべきかをつかめなくなってしまう。Web会議になるとそれがより顕著になります。

そこで誰が何を何のために話し合うのか、「報告」なのか「相談」なのか、複数のテーマをどんな順番で話すのかといったことを、事前にアジェンダにまとめておきましょう。

その上で、Web会議のツールにある「画面共有」機能を使い、アジェンダを皆で見ながら進めていくと、発言がしづらいといった課題は解決されるはず。また、会議が無駄に長くなったりする問題も防げます。ちなみにリアル会議でもアジェンダを準備した方が得られるメリットは大きいですね。

3．疎外感を感じる → オン・オフのメンバーを同じ条件に

発言しづらいという点に共通しますが、「疎外感を感じる」というのもよく聞かれる問題です。これは特に、リアルな会議室にメンバーが集まったオフラインの場に、オンラインで数名が参加するといった「オン・オフ」混合の会議で起こりがちです。

オフラインの場にいると、自分たちの会話がオンライン側にちゃんと聴こえているか無自覚になりがちです。そのため、もしオンラインにとって聞こえづらい環境になっていれば会話に参加しづらくなり、パソコンの向こう側にいるメンバーは疎外感を感じやすくなります。

これを解消するためには、オフラインの会議室にいる人も、それぞれがパソコンを使ってWeb会議に参加し、参加者全員を同じ条件にすることが大切です。ただし、同じ会議室にいるメンバーが、全員パソコン端末などでWeb会議ツールにアクセスするとハウリングが起きるので、発言する人以外は音をミュートにするといったルールも徹底しましょう。

またもし、全員がオンライン参加するのが難しい場合は、スピーカーフォンなどを用意して、オンライン・オフライン双方の音声がよく聞こえる環境にしておくことが重要ですね。

キャスター社が導入するWeb会議ルール3箇条

―― Web会議の課題などをふまえて、キャスター社で徹底しているルールはどんなものがありますか？

やはり弊社でも先にあげた3つの課題をクリアするためのルールを、主に3つ導入しています。

1つ目は、原則、参加者全員がオンライン環境で会議をするということです。同じ環境を作ることで、疎外感や孤独感を抱かせないようにします。

2つ目は、話しやすい、聞こえやすい環境を作るということです。話しづらい、聞こえづらいというのが会議の進行を一番阻害するためです。

パソコンに備え付けのマイクやスピーカーは、どうしても音を拾いづらかったり、聞こえづらかったりすることがあります。そのため、マイクが付いているイヤフォンを利用したり、周りの雑音が聞こえづらい環境に移動したりといった工夫が必要です。

3つ目は、Web会議の前に、必ずアジェンダを明確にしておくということです。明確なテーマや進行を決めておけば、「次誰が話すのだっけ」「この話題の目的な何だっけ」といったように、会議の場が固まったり沈黙したりする状況を回避することができます。

Web会議に最適なアプリや必須アイテムとは

 ―― キャスター社が推奨しているWeb会議ツールや、会議のための必須アイテムはどのようなものがありますか？

Web会議ツールは、「Zoom」と、「Whereby（ウェアバイ）」を推奨しています。

Zoomは比較的通信が安定していて話しやすいといったメリットがあります。ただし、アプリのインストールが必要だったりします。その点、Wherebyはブラウザ上でURLをクリックするだけで、すぐに参加できるという利便性があります。

おすすめのアイテムは、「Snap Camera（スナップカメラ）」です。これは、素顔ではなく、アバターを作成してWeb会議に参加できるというもの。例えば、仮想空間にジャガイモが浮いている映像になったり、自分の顔が猿やドラゴンの顔に変換されたりといったように、アバターの種類も多種多様。会議中のアイスブレークやコミュニケーションのネタとしても使えます。

自分の顔が化粧をしているように加工される機能なども、女性によく利用されていますよ。家でリラックスして仕事をするために化粧はしたくない、という時にも重宝します。

その他、「miro（ミロ）」というオンラインホワイトボードのサービスもよく使われています。手書きや付箋などでホワイトボードに書き込みをすることが可能で、複数人で共同編集することができるため、アイデア出し等に役立ちます。 

テレワークや在宅ワークを円滑に進めるコツ

―― Web会議に限らず、テレワークの全般的な課題にはどのようなものがありますか？

リモートワークを導入した企業からよく相談されるのが、会話が少なくなったというものです。Web会議ツールを使って定期的に社内でWeb会議などをしていないと、どうしてもコミュニケーションの手段はメールや電話に限られてしまいます。

電話は基本1対1で話すものですし、メールは会話というより連絡手段となりますので、オフィスにいる時と比較して会話が減ってしまいがちです。かといって、不必要なWeb会議を何回も行ったり、Web会議ツールを常に起動したりすると、監視されているような感じがして、ストレスになるスタッフも出てきます。

そこで、キャスター社では、テキストでやりとりするチャットツールを活用しています。会話を活性化するために、1対1ではなく、複数人のグループチャットで会話することをおすすめしています。

基本的に会話の種類は、始業や終業の挨拶、業務連絡、ちょっとした相談やアイデア出し、プライベートな雑談の4つ程度に分けられますが、その会話の種類ごとに、それぞれのグループチャットを作っておきます。

こうすることで、「体調が悪くても、皆忙しそうでなかなか言いづらい」と感じるスタッフも、プライベートな雑談部屋なら言えたりするなど、「言いたくても言えない」状況をなくしていくことができます。

まとめ

いかがでしたか。Web会議をスムーズに進めるコツは、参加者全員がストレスや疎外感を感じることなく、言いたいことが言える状況を作ること。それには、最適なツールやアイテムを利用したり、アジェンダを作成したりといった、環境や運営方法を整備することも重要ですが、参加者が言いたいことを言える、いわゆる「心理的安全性」を確保することも、大事なポイントといえるでしょう。

会議の場がリアルからオンラインに変わっても、お互いの信頼関係を構築したり、思いやりを持って接したりといったことは変わりません。チャットツールを活用するなどして、普段からお互いのコミュニケーションを活性化しておくことをおすすめします。

取材協力・勝見彩乃2017年に株式会社キャスター入社、2020年1月執行役員に就任。人事・総務部、PR部を統括し、リモートワークの組織作りと普及に奔走中。