サーブコープにはどんな人が働いている？秘書になる方法は？

サーブコープが提供するサービスの中でも大きな強みである、秘書による業務サポート。業界業種を問わず、希望されたお客様に対して語学堪能な秘書が業務をサポートしております。

サーブコープの秘書に応募するには、ビジネスレベルの日本語と英語が必要ではありますが、必ずしもスキルだけを重要視しません。今回は、サーブコープの採用・人材トレーニングを担当しているマネージャーに、採用やサーブコープの社内環境について聞きました。オフィス利用を検討されている方だけでなく、サーブコープで働きたい方も必見です！

 スキルや経験よりポテンシャルを重視

――秘書はどのような業務を行っていますか？

秘書はお客様のお仕事のサポートをします。お客様の業種や必要な仕事内容は多岐にわたり、お茶出しから通訳までさまざまなことをやっています。秘書1人あたり、約100社を担当していますが、必ずしも全ての会社がご利用になるわけではありません。担当秘書をアクティブにご利用になるお客様はそのうち、10社前後です。マルチタスクをこなせる能力は必要だと思います。

池袋サンシャイン拠点のHikari秘書と入社当初からお手伝いさせていただいているクライアント様

――たくさんの仕事をどうやって回しているのですか？

経験を積み始めると、一つの仕事がどのぐらいでできるのか計算できるようになります。まず、お客様に期限を伺い、自分の中で調整します。どうしてもできない場合は、他の秘書に協力をお願いします。

――頼まれた人は、仕事が増えてしまいますね。

秘書業務は、秘書個人の売り上げにもなり、それによりボーナスも決まります。それぞれの業務は、より得意な秘書がやった方が早く、クオリティも高いので、お客様にとってもメリットがあります。

――採用したい人材はどのような人ですか？

バイリンガルが条件ではありますが、入社の時点で高いスキルを持っている必要はありません。本人にやる気さえあれば、スキルはトレーニングでカバーできますからね。秘書、オフィスアシスタント、レセプショニストの場合は、ポテンシャルを重視しています。若い方が多いですから、経験や実績よりも、やはりポテンシャルが一番大事です。

秘書チームでは採用の前に、トライアルで就業体験をしてもらっています。自分がサーブコープに合っているか、説明された通りの仕事をするのか、雰囲気を内側から味わえる機会を作っています。

――採用の際の倍率は？

秘書に応募してくださった方の中で、実際に面接にお呼びするのは10人に1人ぐらいです。そのうち採用を出すのは、7～8に1人。かなり狭き門だと思います。

チームワークを強化する、月1ディナー

――社内の雰囲気に特徴はありますか？

お客様から「みんな楽しそうだね」とか「仲が良いね」と言っていただくことがよくあります。

――楽しく仕事をするために心がけていることは？

それぞれの拠点はマネージャーを含めて3～10名体制で、何百もの企業のお手伝いをしています。そうなると仕事が速いことや気が利くといった個人の能力に加えチームワークが必要になります。

例えば、お客様が外出されるときに、受付で「○時頃に帰ります」とおっしゃったとします。それを全員がいち早く共有することがすごく大事です。ちょっとしたコミュニケーションをお互いにたくさん取れるように、会社として月に1回、みんなでディナーに行くための予算を取っています。

有明フロンティアビル拠点のチームディナー

――毎月コミュニーションを取れるのはいいですね。

このディナーは、ただ単に親睦を深めるという意味だけでなくて、実はトレーニングの要素も含んでいます。自分がサービスを受ける立場になったときに、どのようなサービスを素晴らしいと感じたか、または悪いと感じたかを勉強する機会でもあります。ディナーの中では仕事に関するトピックも出るので、それも情報共有の良い時間になりますね。

頑張る人がキャリアアップできる評価体制

 ――評価の時期、回数はどの程度ですか？

基本的には年に1度ですが、不定期でも行なうことがあります。高い成績を出す人やお客様や会社に対して貢献をしている人は、年に1回決まった時期ではなく、その都度で給料やポジションがどんどん上がっていきます。

――その判断基準は？

秘書業務は個人の売り上げになって、毎月の成績になり、それによってボーナスを出しています。評価基準は、そのターゲットに何回達しているか、サーブコープのスタンダードやお客様へのサービス内容をきちんと理解しているか、チームプレイヤーであるかなど、いくつか項目があります。それらを満たしている場合は、1年経っていなくてもオフィスアシスタントからレセプショニスト、ジュニアセクレタリーに昇進することもあります。

――今まで一番昇進したのはどんな方ですか？

新卒もしくは第二新卒の人はオフィスアシスタントというポジションから始まるのですが、オフィスアシスタントで入社して、シニアマネージャーまで5年ぐらいで昇進した人がいます。この間に、なんと世界ナンバーワンセールスも獲得しました。

残業はナシ！プライベートも充実できる

心斎橋プラザビル拠点、梅田ヒルトンプラザウエスト拠点、江戸堀センタービル拠点のマネージャーは揃って京都・伏見稲荷大社に初詣へ

――仕事時間に関してはいかがですか？

サーブコープの文化として、残業はしません。ほとんどの社員がよほど忙しくない限り17:30の定時に退社します。18時には、ほぼ人がいない状態です。8:30から17:30の間に集中して仕事をして、やらなければいけない仕事を終わらせるように、自分自身にしつけをして欲しいと思っています。忙しい仕事なので、夜はしっかり休まないと翌日元気が出なくなってしまいます。

入社したばかりの社員の中には、タイムマネージメントが苦手な人がとても多い印象です。そういう人のために、タイピングスピードを上げたり、ショートカットキーを使うなど非常に基礎的でテクニカルなところから優先順位のつけ方まで、毎日のトレーニングで必ず行います。ダラダラ仕事をしないということが定着しています。

――それは素晴らしい社風ですね。

休暇も非常に取りやすい雰囲気です。また、嬉しいことがあったときは、みんなでお祝いしたり、サプライズパーティーを開くこともあります。さらに、入社して1年目から毎年入社記念日には、花束などをプレゼントしています。

入社5年目になるとプレゼントの金額が上がります。10年になると、もれなくダイヤモンドのネックレスが贈られます。社内には、このダイヤモンドのネックレスを持っている人が複数名います。勤続5年や10年のスタッフがこれほど多い外資系企業はめずらしいのではないでしょうか。

――サーブコープで働きたいと思う人も多いのでは？

売り手市場の中で、どうやってサーブコープの魅力を伝えられるかを日々考えています。サーブコープの場合、欲しい人材のストライクゾーンが狭いので、苦戦しているところもあります。インターナショナルな環境で、キャリアも欲しいし、プライベートも充実させたい人にはすごくいい会社だと思います。

――最後に、サーブコープが理想とする秘書像とは？

自分のためにも他人のためにも頑張れる人ですね。持っているエネルギーのレベルが高く、”Work hard, play hard”な人。そういう人にとっては、すごく楽しい仕事だと思います。

まとめ

サーブコープでは社員を採用する際、スキルを最も重視するのではなく、その人のポテンシャルを見ています。入社するには狭き門を突破する必要はありますが、入社後の人材トレーニングプログラム、評価体制も充実しているので、安心して仕事をすることができます。また、頑張った人にはきちんとご褒美があるのも嬉しいところ。英語を活かした仕事をしながら、プライベートも充実することができます。

お客様に喜ばれるサービスを提供するためには、スタッフのプライベートが充実していることが大切です。だからこそ、サーブコープではやりがいを持って仕事をできる環境、残業をせずに成果を生み出す効率的な仕事のノウハウを全世界のスタッフで共有する制度を設けているのです。