【最新版】スケジュール管理方法のコツとおすすめアプリ＆ツール10選
往々にして、仕事ができる人はスケジュール管理の徹底ができていますが、タスクを着実にこなし、期日を厳守するのはビジネスパーソンとして当然のこと。会社を経営している立場であれば、関係メンバーのスケジュールも把握する必要があり、一分一秒が大切になります。
最近では、忙しい毎日をサポートしてくれる便利なスマホアプリやツールが増えていますが、本記事ではスケジュール管理におすすめのアプリ10選や利用するメリットをご紹介。アプリによって機能や特徴は異なるので、自分のビジネスに合ったアプリ選びの参考にしてください。
スケジュール管理のコツとアプリを導入する5つのメリット
これからスケジュール管理にアプリ導入を検討するなら、どのようなメリットが得られるのかをまず確認しておきましょう。自分が抱えている課題と照らし合わせてみることで、どんなアプリを導入すべきか判断できるはず。ここでは5つのメリットを取り上げ、これまで主流だった手帳に書き込むスケジュール管理と比較しながら具体的に解説します。
ポイント① 仕事の効率化を図れる
スケジュール管理をアプリで行うメリットとして、第一にあげられるのが、仕事の効率化です。例えば、手帳を広げて予定を書き込んだり変更したりするのには手間が掛かりますし、そもそも常に手帳を持ち運んでいる必要があります。しかしアプリなら、普段から肌身離さず手にしているスマートフォンなどの端末で、いつでも予定の記入・変更・確認が可能。連携機能を活用すれば、パソコンやスマートウォッチといった他のデバイスでも操作でき、予定の変更時には情報を削除・上書きでき、最新の情報だけが残る点も大きなポイントです。
ポイント② チームで共有しやすい
ノートタイプの手帳など、アナログな方法でスケジュール管理をしていると、自分しかスケジュールの内容を把握できません。しかしアプリの場合、会社の同僚やチームメンバー、家族ともスケジュールを共有でき、「誰が、いつ、何をしているのか、どこにいるのか」などの情報が一目瞭然。例えば、会議日程を調整したり業務を割り振ったりする際に、いちいち個別に連絡する手間が省け、チーム間の連携も瞬時に取ることが可能です。営業職など外出の多いスタッフや在宅勤務中の社員など、場所が離れている相手のスケジュールを把握することも容易になるでしょう。
ポイント③ クラウドに保存すれば複数のデバイスで利用できる
手帳が手元にないタイミングで新しい予定が入ると、記憶に頼ったり、身近にある紙にメモ書きしたりすることになりますが、これでは忘れたりメモを紛失したりして、スケジュールを正確に記録できない可能性が考えられます。
スケジュール情報をクラウドに保存すれば、たとえスマホを持っていなくても、パソコンやタブレットなど複数のデバイスからスケジュールを操作できるため、情報のアップデートが容易。スケジュール漏れを防ぎやすくなります。
ポイント④ 日／週／月など表示期間をワンタッチで変更できる
手帳の場合、記入できる情報量を増やしたければ、スペースの広い大きな手帳を購入する必要があります。そうなると持ち運びにも不便で、情報を探す手間も増えることに。その点、アプリなら日／週／月がワンタッチ表示でき、切り替えが簡単なうえ、情報の探しやすさも大きなメリットです。また、アプリの場合はレイアウト機能も工夫されているので、たとえ情報量が多くなったとしても見やすさが確保できます。
ポイント⑤ リマインド機能でスケジュールを忘れない
アプリを導入する大きなメリットの一つが、タイマーやアラームといったリマインド機能です。スケジュールを毎朝確認していても、ついつい予定を忘れてしまうことはあります。他のことに集中しすぎて、気づいたらアポイントに遅れてしまうことも。アプリなら、予定に合わせてタイマーやアラームを設定することが可能。30分、1時間、1日前や3日前など、期限設定は幅広いため断続的にスケジュールをリマインドしてくれて便利です。
スケジュール管理のおすすめアプリ＆ツール10選
スケジュール管理のアプリやツールは、その種類や特徴がさまざまです。使用する目的、あるいはそれによって解決したい課題に応じて、適したものを選びましょう。ここでは10個のおすすめアプリ＆ツールを取り上げ、特徴を解説します。
Asana
スケジュールからタスクまで幅広くカバーするプロジェクト管理ツール。
DropboxやSlack、GoogleDriveなどの外部ビジネスツールとも連携。各タスクの期限をカレンダーで確認できるほか、タイムライン機能を使えば次に取り組むべき業務が明確になります。一つのカレンダーでチーム全員のスケジュールを管理できるため、個人だけでなくチーム全体の連携強化や業務効率化にもつながるでしょう。なお、一部機能に制限はありますが、15名までの小規模チームなら無料利用も可能です。
aipo
プロジェクトや部署など複数名のチームでのスケジュール管理におすすめ。
カレンダー上でのスケジュール管理はもちろん、テレワーク等に欠かせないチャット機能も。さらに会議室などの予約管理までアプリで行えます。大きな特徴と言える専用URLのメール送付での日程調整機能は、社内のみならず社外とのスケジュール調整を円滑化してくれるでしょう。
有料アプリですが1人100円／月から、必要な機能毎に応じた課金のため低コスト。無料でのお試し利用も可能です。
Timepage
手帳ブランドとして有名な「モレスキン」のスマホ向けスケジュールアプリ。
カレンダーが特徴的で、5～10日間のうち自分で設定した日数分を、タイムライン形式で表示できます。GoogleやOutlookなど外部ツールとの同期が可能なので、例えばGoogleカレンダーを基本的に利用しつつ、スマホはTimepageで使うといったことも可能です。
スケジュール管理アプリとして珍しいのが天気予報。予定が入っている日がどんな天気なのか、温度と共に簡単なタップ操作で確認できます。その他、外出などの移動先や経路なども見られ、シンプルながら使い勝手の良いアプリと言えるでしょう。
TimeTree
複数人でのスケジュール共有に最適なカレンダーアプリ。
利用アカウントを持っていなくても、メールやチャットで送られたURLから100人までスケジュールの参加設定ができます。また、複数のカレンダーに分けて予定を共有できるので、いくつか属しているプロジェクト毎にスケジュールを共有したいといったニーズにも対応。
日本語だけでなく英語や中国語、韓国語など14言語に対応しているため、グローバル展開する企業でも使い勝手が良さそうです。また、プライベートと仕事で同じアプリを用いたスケジュール管理を行いたい方にも適したアプリと言えるでしょう。
ジョルテ
写真付き日記やToDoなど便利な機能を備えながら、システム手帳のような使い心地のカレンダーアプリ。
27言語に対応しており、日本だけでなく世界中にファンを持ちます。これまで紙の手帳に慣れ親しんでおり、できるだけ同じような使い方を求める方にはおすすめのアプリです。
簡単な設定で背景やアイコン、フォントなどを好みにカスタマイズできるのも特徴。無料でも利用可能ですが使用できる機能が少ないため、使いこなすには有料プラン（月額300円～）を検討した方が良いでしょう。
Refills
カレンダーによるスケジュール管理に特化し、不要な機能を省いたシンプルなアプリ。
操作も簡単なので、初めてアプリによるスケジュール管理を導入する方にもおすすめ。日・週・月での表示の切り替えや繰り返し予定設定、タスク管理、マップ機能など欠かせない機能は網羅されています。スマホだけでなくタブレットにも対応し、見た目はデバイスに応じて最適化。無料版の「Refills Lite」もあります。
Lifebear
クマのロゴが可愛らしく、スタンプや着せ替えなどのカスタマイズ機能が豊富な手帳アプリ。
自分好みのデザインで楽しくスケジュール管理したい人におすすめです。もちろん、カレンダー形式でのスケジュールやToDo管理など、必要な機能はしっかり搭載。
その日の出来事を過去残せる日記機能があるので、仕事だけでなくプライベートでも使いやすいアプリです。よりカスタマイズ性が高くパスコードロックなど高機能な有料プランもあり、こちらはauスマートパスとAppPass会員なら無料で使用できます。
一日予定表
スケジュールが円グラフで管理できる、表示方法が特徴的なアプリ。
さらに「何にどれだけの時間を使ったか」が自動集計され、グラフ化されます。データから無駄な時間がないか確認すれば、より時間が効率的に使えるようになるでしょう。グラフは100色以上のカラーバリエーションにカスタマイズできます。日記機能を用いて1日の進捗や感想などを記録すれば、資格試験をはじめとした目標達成に向けてモチベーションアップにもつながりそうです。
Yahoo!カレンダー
検索エンジンやメールツールなど、多くのユーザーを持つYahoo!のカレンダーアプリ。
スタンプによる簡単な予定登録やスケジュール種別での色分け、さらにデザインのカスタマイズなど便利な機能がすべて無料で利用可能です。さらにスポーツイベントの日程をカレンダーに表示させたり、宅配便の配達予定などの情報をデータ連携させたりすることも。Yahoo! JAPAN IDを取得すれば、パソコン版のYahoo!カレンダーサービスとの連携もできます。
Googleカレンダー
無料メールやオンラインストレージなど、ビジネスに活用できる多様なサービスを提供するGoogleの無料カレンダーアプリ。
パソコン版にもGoogleカレンダーが用意されており、同期させればスマホやタブレット、パソコンなど複数のデバイスから簡単に予定の管理が行えます。スケジュールの共有は範囲を指定でき、詳細を表示させず予定有無だけを共有することも可能。
リマインドや繰り返し設定、日／3日／週／月での表示切り替えなど、スケジュール管理に欠かせない機能が備わっています。一つのカレンダーに、複数アカウントのスケジュールを表示されることも可能。仕事だけでなく、プライベートまでスケジュールを一元管理できます。
まとめ
いかがでしたか。アプリやツールを導入すれば、自分のスケジュール管理はもちろん、タスクリストやチーム連携機能の活用で、網羅的に業務効率をあげることができます。ただし、各アプリやツールには特徴があり、どのアプリが最適なのかは使い方や課題などによって異なります。
ここで取り上げた内容を参考に、もっとも自分自身にマッチしたアプリを探してみてください。多くのアプリは無料から始められますので、まずは複数のアプリを候補としてあげ、実際の使用感などを比較してみるのもいいでしょう。
