賃貸オフィスの探し方ガイド。後悔しないためのポイントや注意点は？
賃貸オフィス選びは事業を進めながら同時に多くの作業が必要になることもあり、また、何度も経験することでもないので、その手順などをご存じない方も多いことでしょう。オフィス選びで失敗して後悔しないためには、計画をしっかり立てて順序よく行うことが大事です。後悔しないための賃貸オフィス物件探しの流れ、選び方、注意点、スケジューリングまで、賃貸オフィス選びの基礎知識を解説します。
賃貸オフィスのメリットは？
賃貸オフィスは、いわゆるオフィスビルや雑居ビルなどのオーナーと賃貸契約を結び、自社の拠点やワークスペースとして活用するオフィスの形態の一種です。
自社物件としての不動産購入や新築と比較すると、初期費用を抑えながら、オリジナリティのある内装・間取りを実現できます。
オフィスビル・雑居ビルなどの供給が多い都市部では、広さや駅までのアクセス、築年数、賃料などの選択肢の幅も広く、自社に合ったオフィス環境を構築しやすいのが最大のメリットです。
一方、物件によっては入居審査が必要だったり、長期間の契約を結ぶ必要があったり、退去の際は半年以上前の告知が必要だったりと、デメリットもあることに注意が必要です。
賃貸オフィスとフレキシブルオフィスとの違い
まずは、はじめての賃貸オフィス導入検討の際に比較されることが多い「フレキシブルオフィス」について、その種類と賃貸オフィスとの違いについて紹介します。
フレキシブルオフィスとは働き方に合わせて柔軟に利用できるオフィススペースやオフィス機能の総称で、レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースなどがあります。
レンタルオフィス
レンタルオフィスとは、オフィスビルのフロアを比較的少人数用の独立した執務スペースに区分し、あらかじめ備え付けられたオフィス家具やインフラ、共有の貸会議室やラウンジ、給湯スペースなども併せて提供する、フレキシブルオフィスの一種です。賃貸オフィスとの違いは、他社との共用部があるという点です。
セットアップオフィス
セットアップオフィスとは、オフィスビルの貸主側が内装工事まで行い、すぐに利用開始できる「オフィス家具・設備付きオフィス」です。賃貸オフィスとの違いは、内装の自由度が低いという点です。
居抜きオフィス
居抜きオフィスとは、前の入居者が退去の際、内装や什器をそのままの状態で残したものを、そのまま借り受けるという賃貸契約です。セットアップオフィスと異なり、全て「中古」の状態のため比較的安価になります。賃貸オフィスとの違いは、現況や向いている業態が物件によって大きく異なるという点です。
シェアオフィス
シェアオフィスとは、フリーアドレス形式で他の会社やワーカーと執務スペースを共有するサービスです。賃貸オフィスとの違いは、専有スペースは持たないという点です。
賃貸オフィス物件探しの流れ
賃貸オフィス物件探しから入居までは、時間の余裕をある程度持って進める必要があります。基本的な流れについて確認しましょう。
オフィス条件の明確化
まずは、自社がオフィスに求める条件について明確にしましょう。以下は主な条件のリストです。
・必要な広さ
・オフィスを使用する人数
・利用できる時間帯や契約期間
・月の賃料、入居一時金、引っ越し費用などの予算
・エレベーターや駐車場、共有スペースの有無など便利な物件や設備
・将来の拡張性があるか
・引っ越し時期
エリアを選定
オフィス賃料はエリアによって大きく変動します。まずは社員の通勤やクライアントの利便性を考えた上でエリアの候補をあげ、賃料相場を調査します。
物件を探す
オフィス物件の探し方は、エリアによって適した探し方が異なります。都心部であれば、賃貸オフィス専用の検索サイトで探すと網羅しやすく便利です。候補となる物件が少ないエリアでは、地域の不動産会社へ依頼する、自治体に相談するなどの方法があります。
物件の内覧
オンラインを通じて見つけた物件でも、候補となる物件は必ず内覧しましょう。什器の搬入経路や周辺環境、同じ建物に入っているテナントの状況など、現地でしか集められない情報は多数あります。また、物件によっては契約不可な業種を設定しているケース、厳しい入居審査をされるケースもあります。内覧申し込みでそれらの条件を確認することができます。
予算の見積もり
いくつかの物件を内覧し、候補が決まったら敷金・保証金、賃料、引っ越し代、オフィス家具や必要な備品の費用、内装工事費、現オフィスの原状回復工事費などについて見積を取りましょう。
入居の申し込み・審査・契約
物件が決まったら、入居の申し込みをします。「申し込み」＝「入居可能」ではありません。人気のある物件はすでに他の申し込みが入っていたり、審査の結果が不可で契約できなかったりすることがあります。そのため、物件はいくつかピックアップしておくと良いでしょう。無事に契約になった場合は、諸条件をしっかり確認して賃貸契約書を交わします。
賃貸オフィスを選ぶ際のポイント13個
賃貸オフィスを選ぶ際、どのようなポイントに注目して比較検討すべきか解説します。13個のポイントのうち、自社にとって優先順位が高いものはどれか意識しながらチェックしましょう。
1．賃料・初期費用などコスト
オフィスのロケーション・立地・利便性に加え、面積やビルのグレードで賃料は変わります。賃料を気にしなくてよい場合はハイグレードを選べばよいですが、一般的には賃料に対する物件のコストパフォーマンスを比較して判断するケースがほとんどでしょう。広さやレイアウト、ビルの設備やスペックなど、どうしても譲れない部分と妥協できる部分を整理しておく必要があります。賃料以外に発生する初期費用についても物件毎に違うので、必ず確認しましょう。
2．住所
会社の住所は企業の顔。住所の情報だけで企業イメージが判断される場合もあるので、会社の所在地は慎重に選択する必要があります。
たとえば東京であれば丸の内、大手町や六本木、大阪であれば梅田や大阪駅周辺などに大企業の多くが本社を置いていることもあり、このエリアにオフィスを構えることで、顧客に安心感を与え、信用を得ることにつながります。
また、自分たちのビジネスとエリアの持つイメージがマッチするかを加味してもよいかもしれません。
たとえば、世界的ブランドの旗艦店が集まる表参道エリアはアパレル企業だけでなく、建築・デザインなどの高感度でクリエイティブな業種イメージにもぴったり。赤坂エリアはTV局や広告代理店など、メディア・広告をはじめとする情報通信サービス系が多いという特徴があります。最近では五反田にベンチャー企業が集結し始め、シリコンバレーならぬ「五反田バレー」と呼ばれ、ベンチャー企業の集積地として勢いが感じられるエリアになっています。
3．立地の利便性・周辺環境
オフィス選びで特に優先される要素が、利便性でしょう。駅直結や駅近ということはもちろん、複数路線が乗り入れていることは働く人だけではなく、顧客にとっても大きなメリット。営業活動の多い企業にとっては、パフォーマンスにも影響します。さらにオフィスビル周辺の商業施設・飲食店などの環境は、気の利いた手土産や会食のセッティング、仕事後の楽しみなど、ビジネスにかかわる人々にソフト面でのメリットをもたらします。
4．オフィスの広さ・レイアウト
エントランスや空間の使い方も企業イメージを左右します。広さがあれば自由なレイアウトやフリースペースを設置でき、開放的な印象を与えられるでしょう。また、快適な空間づくりは社員の活発なコミュニケーションを生むため、生産性アップにつながるかもしれません。
5．ワークスペースの環境（日当たり、照明、騒音など）
ワークスペースの環境は、働きやすさに大きく影響します。日当たりについても、単純に「良いほどいい」というものではなく、時間帯によっての眩しさや書類などの保管状況なども配慮する必要があります。また、物件の外部から聞こえてくる騒音については入居後に対応できる可能性は大変低いため、静かな環境が必要な場合は時間帯や曜日を変えて確認するのがよいでしょう。
6．建物の共用スペース
給湯室、ビルのエントランスやメールボックス、駐輪スペース、自動販売機コーナー、案内板など、他のテナントと共有するスペースについても内覧で確認しましょう。共用スペースにどのような設備があるかは物件によって大きく異なります。
7．設備・スペック
オフィスの中でも、トイレ・化粧室などの水回りは清潔感が如実に表れる部分です。トイレ・化粧室の快適性は仕事のモチベーションにも影響します。また、内装や設備など目に見えるところだけでなく、建物のスペックを確認しておきましょう。社員の働きやすさを大きく左右する、空調タイプ・電気容量・インターネット回線などの通信インフラは要チェックです。
8．オフィス、共有スペースの清掃（有無、頻度）
清掃の有無や頻度も確認しておきましょう。オフィス内部でも、窓の清掃や空調機器の清掃はビル管理会社が立ち入り、実施します。外部の立ち入りを制限したい場合など、頻度や曜日時間帯の確認が必要です。また、共有スペースは清掃が行き届いているか、個々のテナントの荷物が放置されていないかなど内覧で確認しましょう。トイレ清掃の頻度やゴミ捨て可能時間も要チェックです。
9．外観
外部からのお客様をお招きすることがある、またはこれから積極採用を予定している場合、物件の外観からのイメージも非常に重要です。視認性や入りやすさはもちろん、外観からイメージする会社への信頼度を左右します。
10．築年数
築年数は、物件情報に必ず記載されていますが、一概に「古い」＝「悪い」ではありません。きちんと耐震補強工事をしている、エレベーターや空調の完全入れ替えを行っているなど、築年数が古くても現代の基準に合った環境が整っていることもあります。とはいえ、1フロアの高さや給排水など変えられない点もあるため、実際に内覧で確認することが大切です。
11．耐震性
地震の多い日本において重視すべき要素の一つが耐震性です。耐震性については検討項目というより、むしろオフィスの前提条件でしょう。
オフィスを選ぶ際には、新耐震基準（1981年6月1日以降に建築確認を受けたか）を満たしている物件であることは重要です。また、将来的に起こりうる大規模地震にも備えて、非常用電源の確保や備蓄倉庫など非常時の災害対策が備わっているオフィスビルであることもポイントとなります。
12．セキュリティ
さまざまな人が出入りするオフィスにおいて、社員の安全、企業の情報用ハードウェア、顧客情報など企業の財産を守ることは非常に重要です。メインエントランスの管理体制、入退出管理、警備員が常駐しているかも確認しましょう 。
＼セキュリティ万全のハイグレードビルのレンタルオフィスならサーブコープ！／
13．他のテナントの入居状況
案外見落としがちなのが、他にどのような企業が入居しているのかということです。住宅選びでいうなら他のテナントはいわば「ご近所さん」。違和感があるなと思う場合は、後々トラブルを引き起こす可能性が高いかもしれません。
賃貸オフィスの契約を検討する際の注意点
賃貸オフィスを契約する際、必ず確認しておきたい注意点があります。この点を考慮せずに契約すると、後で大きなトラブルを引き起こすことが多いポイントばかりです。
解約予告期間、違約金
賃貸オフィス物件では、解約時に契約の意志を告知してから実際に解約できるまでの「解約予告期間」が設定されているのが一般的で、賃貸借契約書に必ず記載されています。多くの場合6か月ですが、比較的小規模な雑居ビルの場合、2～3か月と比較的短かったり、逆に大きい面積で契約する場合は1年前となっていたり、契約解除ができない期間が設けられたりすることがあります。この期間よりも早く契約解除をする場合、違約金が発生するケースもあるため、契約前に必ず条件を確認しましょう。
契約時の保証金の金額、預託日
保証金、または預託金とも言います。賃貸オフィスでも「敷金」に相当する一時金が必要なことが一般的です。保証金の額はオフィスによって異なりますが、3か月分、6か月分、12か月分など、住宅の敷金よりも高額であることがほとんどです。退去時に原状回復費などを清算して返却されるのが基本です。
また「預託日」は借主が契約金や書類などを預ける日を指し、契約における重要な日となります。預託日を基準にして契約の履行期限やその他、重要な日程が設定されるのでいつが預託日となるか確認しましょう。
賃料改定のリスク
オフィスの賃貸契約は一般的に2～3年で設定されますが、普通借家契約の場合、自動更新のため特に手続きは不要なことがほとんどです。しかし、相場よりも安く契約できている場合などは更新時に賃料改定を貸主から通達される可能性があることに注意が必要です。
初期費用を抑える方法も確認
賃貸オフィス物件にも、住宅と同じようにいわゆる「敷金・礼金ゼロ物件」「フリーレント」などの初期費用を抑えられる募集をしている物件があります。多くは長く空きが発生している物件です。また、内装費、設備費を抑えるために居抜きオフィス を活用するなどの方法があります 。
物件探しを始めるスケジュール
賃貸オフィス入居や移転はスケジュールに余裕を持って取り組みましょう。一般的なオフィスの解約通知は6か月前に行われるため、現時点では空きではない物件情報も、募集が始まります。人気のオフィスビルに入居したい場合は、空きが出たら通知してもらえるよう管理会社に依頼しておくという方法もあります。
【申し込み】物件を決定し、申し込みをする
【契約】不動産会社を通じて契約書を取り交わす
【契約開始】賃料が発生し利用可能になる
【引越作業】什器や書類などの搬入をする日は事前に管理会社に通達が必要
【入居／営業開始】関係省庁や金融機関への届け出を開始
この一連のスケジュールの期間は、最短でも1か月、一般的には3か月～半年ほどです。
内装デザインや手直し工事をする場合
壁紙、床、照明、仕切りなどがスケルトン状態の賃貸オフィス、または原状復帰を前提に手直しが可能な賃貸オフィスを契約した場合、借主が内装について計画できます。
各専門業者の手配から引っ越し手配まで、一元的に引き受けられるオフィス専門内装業者もあれば、そのオフィスビルの管理会社から、ビルをよく知る内装業者を紹介してもらうことも可能です。オフィスビルによっては、特に電気工事や配線工事などで業者が指定されることもあるので確認しましょう。
また、フルスケルトンからの工事で、かつ広さがある場合、準備期間と工事期間を含め、数か月以上かかることもあるため、希望の業務開始日がある場合は早めに業者を選定する必要があります。
いずれの場合でも、それぞれの業者によって得意分野があり、価格も幅広いため複数の業者に声をかけ、見積を取って比較するのがよいでしょう。
賃貸オフィスのメリットを活かすには余裕を持った計画が大切
選択肢が多く、自由度の高い賃貸オフィスのメリットを最大限に活かすには、スケジュールや予算に余裕を持った計画を立てて進めることが大切です。
また、優先事項をしっかりと決めておくことが、余計なコストや無駄な時間を削減することにつながります。
もしも「小規模でハイグレードな内装完備、都会の一等地のランドマークオフィス」にご興味がおありなら、賃貸オフィスの比較候補として私たちサーブコープのフレキシブルオフィスもご検討ください。
