オフィス移転の完全ガイド｜スケジュールや費用目安、チェックリスト付き

会社のオフィスや事務所を移転するときは、個人の引っ越しとは異なる手続きが必要となります。旧オフィスの解約に始まり、インターネット・電話回線の移転、銀行口座やクレジットカードの登録情報変更はもちろん、取引先や法務局、税務署、都道県事務所などに対して、さまざまな届出が必要です。

本記事では、会社のオフィスや事務所を移転するときの必要な手続きを、早期に対応すべき項目から順番にまとめて紹介します。

オフィス移転のチェックリストとスケジュール

まずは、オフィス移転に関する各種手続きを含め、やるべきことを一覧にして時系列で紹介します。

【1年前～半年前】にやること

・オフィス移転の目的や条件の整理
・業者の選定・見積もり
・移転先の検討・内見

【半年前～3か月前】にやること

・新オフィスの申込・契約
・現オフィスの解約通知
・現オフィスの原状回復工事の業者選定
・新オフィスのレイアウトの決定
・家具や什器、OA機器の廃棄・発注
・業者との打ち合わせ
・インターネット・電話回線の移転準備

【3か月前～移転前】にやること

・移転日の確定、工事開始
・社内説明会の実施
・取引先への連絡
・銀行口座やクレジットカードの登録情報変更
・各機関への届出の準備
・施主検査を行う

【移転日】にやること

・搬出・搬入時の立ち会い
・HPやSNSの情報更新

【移転後～1か月後】にやること

・旧オフィスの引き渡し
・各機関への届出

【1年前～半年前】オフィス移転計画と業者選定

上記で紹介した一覧の順に、それぞれやるべきことを具体的に、かつ注意点まで解説します。

広い面積を必要とするオフィス移転なら1年前から、小規模な事務所でも半年前には準備を始めるべき項目です。

オフィス移転の目的や条件の整理

オフィスを移転するきっかけは「社員数の増減」「事業拡大や縮小、転換」「現オフィスでの問題や立ち退き要請」などさまざまです。この時、きっかけとなった理由だけにフォーカスして移転先を探すのでは十分な対策を講じることができません。オフィスの移転には時間とコストがかかるため、しっかり移転計画を立てて進めたほうが良いでしょう。

例えば「社員数増のため、現状のオフィスでは面積が足りない」のが移転のきっかけだとすれば、面積だけに注目するのではなく、

・業務歴が浅い社員が質問しやすい環境をつくるにはどうすればいいか
・離職率を下げるため、社員満足度の向上にオフィス環境が貢献できることはあるか
・今後さらに社員が増える見込みがある場合、拡張性はどこまで求めるか

など、長期的な視野に立ってオフィスの目的を設定し、その目的を達成するための条件を整理する必要があります。

オフィス移転の費用目安

オフィス移転に必要な費用は、大きく分けて「新オフィスの入居にかかる費用」と「旧オフィスの退去にかかる費用」の2種類です。それぞれに必要な費用の目安を以下の通りです。費用を抑えるコツなど、詳しくは関連記事も参考にしてください。
最近は建築関連費用が高騰しています。十分に調べた上で予算を立てましょう。

【旧オフィスの退去にかかる費用】
・引っ越し費 2～3万円（従業員1人あたり）
・原状回復費 2～10万円（1坪あたり）
・不用品・廃棄物処理 2トントラック：7～8万円程度　4トントラック：10～15万円程度

【新オフィスの入居にかかる費用】
・敷金や保証金 坪単価×10～12か月
（※個人オーナーが所有するビルの場合、礼金が発生する可能性あり）
・インフラ整備費用（什器購入・通信工事費など） 5万円（1坪あたり）
・内装費用 10万円～20万円（1坪あたり）

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オフィス移転見積もり｜専門家に聞く内訳・相場、コストを抑えるコツ

業者の選定・見積もり

オフィスの移転に関わる専門業者候補を選び、見積もりを依頼して比較検討します。

主な専門業者は以下の通りです。
・不動産仲介業者……新オフィス物件の紹介を依頼
・内装業者……新オフィスの内装を依頼
・リース業者……オフィス家具や什器、OA機器の新規導入をリースで行う場合
・通信インターネット業者……電話回線やインターネット回線、サーバなど
・引っ越し業者……旧オフィスからの搬出と新オフィスへの搬入
・廃棄請負業者……旧オフィスでの廃棄物処理
・原状回復業者……旧オフィス引き渡しの際の原状回復工事

これらの一連の作業を一括で依頼できるオフィス構築専門業者もあります。

業者選定のポイント

業者選定にあたり、判断の基準とするべきポイントを紹介します。

●見積りの内容が明瞭か・・・見積りは「一式」ではなく、明細を細かく記載している業者が安心です。

●サポートが手厚いか・・・会社の担当者がオフィス移転を初めて担当する場合、流れを説明してくれて手続きについてもサポートしてくれる経験豊富な業者を選ぶとスムーズに進められるでしょう。

●会社が求めている条件に寄り添った提案をしてくれるか・・・予算がある以上、すべての要望を十分にかなえられるとは限りません。会社の目的を達成するために優先順位をつけて提案してくれる業者がおすすめです。

なお、物件によっては退去の原状回復や入居時の工事について指定業者がある、また、取引の多い業者を紹介するなどのケースがあるため、不動産会社や物件のオーナーに問い合わせましょう。

移転先の検討・内見

一般的な賃貸オフィスから別の賃貸オフィスに移転する場合、計画の立案から移転の完了までは半年から1年ほどの期間を要します。

立地、面積、天井高、共用施設、空調設備、電気容量、利用可能時間など、移転先に求める項目を確認し、賃貸オフィス物件に強みを持つ不動産会社を通じて物件の候補探しと内見を行います。候補となる物件は必ずしも空室状態ばかりではなく、現在入居中で数か月先に退去が決定している物件もあります。いずれにせよ、複数の候補物件に実際に足を運んで比較検討する必要があるため、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

オフィス内見時のポイント

自社で設定したオフィスに求める条件に加え、以下の項目についても内見時に確認しましょう。

・日当たり
・外からの騒音や隣室からの音漏れ
・オフィスビルのエントランスなど共有スペースの雰囲気
・エレベーターの混雑状況
・トイレの広さや綺麗さ
・オフィスビル全体のセキュリティ
・オフィスビル周辺の治安や環境

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賃貸オフィスの探し方ガイド。後悔しないためのポイントや注意点は？

【半年前～3か月前】新オフィスへの移転準備

この時期までに新オフィスを決定し、具体的な作業に取り掛かります。

新オフィスの申込・契約

入居したいオフィスが見つかったら、以下のような流れで手続きを行います。

・入居申込書類の提出
・入居審査
・賃貸借契約書の確認
・敷金（保証金）／契約金／賃料の払込
・火災保険の締結と払込
・重要事項説明
・賃貸借契約書取り交わし

特に、賃貸借契約書に記載された解約条件や契約解除条件、原状回復の規定などの重要事項は熟読し、不明点は必ず確認しましょう。

現オフィスの解約通知、原状回復工事の業者選定

会社・事務所の移転先が決まったら、現在契約しているオフィスの解約手続きを進めます。入居時の契約書で解約方法と期限を確認し、管理会社やオーナー（賃貸人）に解約通知を出しましょう。解約通知を出すべきタイミングは、一般的に退去する6か月前までです。6か月以内に解約する場合は、解約料が発生する場合があるので要注意です。定期借家契約の場合は、入居時に契約した期間の満了をもって契約が終了となります。（契約書に特約があれば途中解約できる場合があります。）

オフィスの解約が決定したら、移転するまでに原状回復工事が必要となります。マンションやアパートといった住居物件とは異なり、オフィスの場合は100%会社負担による原状回復が基本です。壁や天井、床など、どの程度の原状回復が求められるのか、管理会社やオーナーに確認しておきましょう。また、オフィスビルによっては原状回復を行う業者が指定されるケースがあります。業者の選定が可能な場合は相見積もりをとって比較検討します。

新オフィスのレイアウト決定

賃貸物件のオフィスを利用する最大のメリットは、自由なレイアウトとデザインを実現できることです。

オフィス移転の目的を実現するためのコンセプトに沿って、動線や窓の位置などの制約条件を配慮したレイアウトを決めるには、専門的な知識や経験が求められます。個人事務所でない限りは、オフィス専門の内装業者に相談することが望ましいでしょう。

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家具や什器、OA機器の廃棄・発注

予算が潤沢にあれば、オフィス移転を機にすべてのOA機器やオフィス家具などを刷新し、一からコンセプトワークを進めるのもオフィスをより魅力のあるものにできます。

とはいえ、環境負荷の軽減などを考慮し、現在利用しているアイテムを上手に活用することも必要です。現状のアイテムを集約し、廃棄するもの、新たに発注するものをリスト化しましょう。

この作業をした上で各業者との打ち合わせを行うとスムーズです。

業者との打ち合わせ

通常業務を滞りなく遂行しながら、無理のないスケジュールで引っ越し作業を行うには、余裕を持ったスケジュール管理が欠かせません。事務所の規模、移動距離、廃棄する什器や機材、希望する日程などによって請け負える引っ越し業者の選択肢が少なくなるケースもあります。オフィス移転の業務の中で、コストが大きく変動する可能性が高いところです。遅くとも移転時期の4～5か月前には候補となる引っ越し業者に見積依頼をしましょう。また、回線工事や電気工事など、オフィスで最低限必要になる工事については早めの日程確保も重要です。

インターネット・電話回線の移転

会社・事務所を移転するときは、インターネット・電話回線の移転も必須です。移転後すぐにインターネットや電話が使えないと仕事がスムーズに始められません。早めに手続きを済ませておくことをおすすめします。

まずは、移転先オフィスの電話やインターネット回線の状況を確認しましょう。現在使用している電話やインターネット回線のサービスを引き続き利用する場合は移転手続きを行い、別のサービス会社に切り替える場合は解約手続きを行います。新しいサービス会社に申し込む際、繁忙期では回線工事の手配に1～2か月ほどかかるケースも少なくありません。引っ越しと同時にインターネットの環境整備を検討している場合は、移転3か月前程度を目安に情報収集を始めましょう。

【3か月前～移転前】社内や取引先の周知・金融機関への連絡

正式な移転日も確定し、実際に各種工事が始まると日々確認や手続き作業が発生します。現地に行っての確認や打ち合わせも増えるため、抜け漏れがないように複数人でのチェック体制をつくりましょう。

移転日の確定、工事開始

新旧のオフィスビル管理者、内装業者、引っ越し業者、社内の業務状況など、それぞれが計画通りに進んでいるかを確認し、今後の日程を調整し移転日を確定します。確定したらそこから逆算して各種工事に着手します。

社内説明会の実施

移転日が確定したら、新オフィスに引っ越すこと、そのためのスケジュールを社内に向けて周知する必要があります。

・名刺や封筒など印刷物発注
・PCやサーバのバックアップ
・溶解・裁断処分が必要な紙類の整理
・新聞、自動販売機、宅配などの契約業者への連絡
など、各部署で担っているこれらの細かい作業も進めます。

取引先への連絡

取引先への連絡も移転前にしておきましょう。会社・事務所を移転するときは、その旨を記した案内状を送るのがビジネスマナーとされています。連絡方法は、はがき等の書面のほか、メールでも問題ありません。

移転先の住所や移転日、電話番号など、移転に伴う変更情報を明記し、連絡漏れがないように注意します。移転先の地図やGoogleマップなどのURL、会社・事務所移転に伴う休業期間なども記載しておくと良いでしょう。

あわせて移転後には、自社ホームページや公式SNS、名刺などの法人住所、電話番号も更新しておく必要があります。

銀行口座やクレジットカードの登録情報の変更

銀行口座やクレジットカードの登録情報の変更も必要です。銀行口座の登録情報の変更は、窓口だけでなく、銀行のホームページでも手続きが可能です。法人の場合は、通帳や届出印のほか、移転後の登記事項証明書、社印などが必要となります。クレジットカードは、登録情報の変更手続きに一定の時間がかかる場合もあります。できるだけ早く連絡して、必要な書類を確認し、変更手続きを済ませておきましょう。

各機関への届出の準備

法人が移転する際、法務局や税務署をはじめとした各機関への届出が必要です。届出先によっては提出期限が設けられている場合もあります。

▼届出が必要な機関のリストへ▼

施主検査を行う

施主（せしゅ）検査は発注した図面通りに工事が行われているか、現地に立ち会って最終確認することです。配置や納品点数、工事に不備がないかまで最終確認した後、引き渡しが行われます。

【移転日】引っ越しの立会い

引越当日は通常業務を休業する、緊急連絡先を顧客に案内するなどの対処を忘れないようにしましょう。

搬出・搬入時の立会い

旧オフィスと新オフィスそれぞれの作業に立ち会いましょう。当日思いもよらないトラブルや急な確認事項が出てくる可能性があります。

どちらも作業の前後に写真を撮影しておく、時刻を確認するなど記録を残しておくと、次回以降の転居時の参考になります。

【移転後～1か月後】旧オフィスの引き渡し・各機関へ届出

オフィスそのものの移転は完了しても、するべき作業はまだ残っています。後々トラブルを引き起こさないよう、できるだけ早めに完了するよう手配しましょう。

旧オフィスの引き渡し

オフィス賃貸では、住宅用賃貸物件のように「引越当日に引き渡し」はほぼ現実的ではありません。多くの場合、原状回復工事は引越日以降に行われます。必要な工事によって引き渡しまでの必要日数が変わります。契約期間内に退去できない場合、違約金などが発生することになるため、引き渡しが契約期間内になるよう予定を立てましょう。

各機関への届出

引っ越しの手続きで抜け・漏れが生じやすいのが各機関への届出です。特に、日常業務にはあまり影響のない機関への申請手続きに注意が必要です。

次章ではオフィス移転で必要な各機関の一覧と必要な書類および期限を一覧で解説します。

オフィス移転で必要な各機関への届出一覧

引っ越しの手続きで抜け・漏れが生じやすいのが各機関への届出です。特に、日常業務にはあまり影響のない機関への申請手続きに注意が必要です。

それぞれの機関で異なる注意事項や、一部の届出で必要な費用については以下の項目ごとに記載しています。

法務局での手続き

法人の住所が変わるときは、法務局での手続きが必要となります。移転するのが本店か支店かによって、提出書類に違いがあるので注意しましょう。

法務局の管轄が変わる場合は、移転前と移転後、どちらの法務局にも申請書を提出しなくてはいけません。また、管轄内の移転では登録免許税が3万円、管轄外に移転する場合は移転前と移転後、それぞれに申請するため計6万円が必要となります。

なお、代表取締役本人がマイナンバーカードを利用して、オンライン申請での本店移転登記ができるようになっています。

税務署での手続き

法務局での登記変更の手続きは申請後1～2周間程度で完了します。完了後、新しい住所での謄本を取得したら、税務署に必要書類を提出します。税務署に提出する書類は、以下の2種類があります。

会社・事務所の移転によって納税先が変わる場合は、移転前の税務署に必要書類を提出しなくてはいけません。税務署の窓口に提出するほか、郵送やe-Taxでも手続きは可能です。

都道府県税事務所での手続き

法人には地方税である法人住民税や法人事業税もかかっています。本店が異動するときは、都道府県税事務所での手続きが必要です。同一の都道府県に移転する場合は、移転後の都道府県税事務所、他の都道府県に移転する場合は、移転前・移転後、両方の都道府県税事務所で手続きをしなくてはいけません。

都道府県税事務所の手続きには、登記事項証明書や定款などの添付が必要です。各都道府県によって手続きの方法が異なるため、提出先の都道府県税事務所に確認してみましょう。

年金事務所での手続き

社会保険についての手続きも必要です。手続きは年金事務所で行えます。提出書類の期限は「移転後5日以内」と早いため注意してください。登記簿謄本のコピーの添付が必要です。

提出先は、事務センター（移転前の事務所を管轄する年金事務所）になります。提出方法は、電子申請、郵送、窓口持参から選ぶことができます。

労働基準監督署での手続き

事業所の所在地や社名を変更したときは、労働基準監督署に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。提出期限は、変更のあった日の翌日から起算して10日以内。提出先は、移転後のオフィスを管轄する労働基準監督署です。

公共職業安定所での手続き

公共職業安定所（ハローワーク）での手続きも必要となります。移転後の所在地を管轄する労働基準監督署に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出後、移転後の所在地を管轄する公共職業安定所に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。

公共職業安定所に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出する際には、「労働保険名称所在地等変更届」の控えと確認書類を添えることが必要となります。なお、求人票の所在地は届け出後改めて求人担当部署に控えを提示し、変更手続きを行わなければ自動で修正されませんので注意が必要です。

※登記完了の関係で実際には期限に間に合わないことがほとんどです。期限に間に合わない場合は、登記完了後に速やかに手続きしましょう。

警察署での手続き

会社・事務所の移転に伴い、社用車などの自動車（登録自動車）・軽自動車の保管場所（車庫）を変更するときは、警察署での手続きも必要となります。（一部手続きの必要がない適用除外地域あり）期限は特に決まっていませんが、速やかに提出しましょう。

保管場所証明（車庫証明）の申請手数料は東京都の場合2,100円、標章交付手数料は500円です。都道府県によってそれぞれ数十円~数百円の違いがあります。

郵便局での手続き

会社・事務所を移転するときは、郵便局に転居届を提出しましょう。転居届を提出することで、移転前の住所宛に届いた郵便物などを移転後の新住所に無料で転送してもらうことができます。郵便局の窓口での手続きのほか、ポスト投函、インターネットによる提出も可能です。

転送期間は、届け出日から1年間（転送開始希望日からではありません）。転送期間経過後は、差出人に郵便物等が返還されてしまいます。郵便局に転居届を提出してから登録されるまでには3～7営業日を要します。移転前後の郵便物を確実に受け取るためにも、余裕をもって転居前に提出したほうが良いでしょう。

オフィス移転のよくある質問

最後に、オフィスや事務所を移転する企業の担当者から多く寄せられる質問とその回答を紹介します。各項目についてさらに詳しく知りたい場合は、関連記事も参考にしてください。

オフィス移転でコストを抑えるコツは？

オフィス移転のコストの多くを占めるのは初期費用と家賃です。初期費用不要、初期の家賃負担を軽減するフリーレントが相談可能な物件があります。フル活用すれば数か月分の賃料に相当するコストを削減できます。不動産仲介会社に活用可能な物件探しを依頼しましょう。

また、今回の記事では一般的な賃貸オフィスを活用したオフィス移転について紹介しました。賃貸オフィス以外のワークスペース提供サービスとして、レンタルオフィスやシェアオフィス、居抜きオフィスなどの選択肢もあります。

利用人数や希望エリアによっては、オフィスの開設コストや月々のランニングコストの削減、サポートサービスによる人件費の削減などが期待できます。また、移転に必要な準備期間を大幅に削減し、「今日からでも使えるオフィス」も実現可能です。

少なくとも半年、一般的には1年は必要なオフィスの移転期間をできるだけ短縮したいとお考えなら、選択肢のひとつに加えてみてはいかがでしょうか。

オフィス縮小をする時に注意するべきことは？

オフィス縮小は固定費の削減に大いに貢献します。しかし、安易な縮小を進めてしまうと、かえって費用がかさむケースがあります。

特に注意すべきポイントは以下の5つです。それぞれの詳細な理由については関連記事を参考にしてください。

・解約予告や契約変更のタイミングに合わせて準備期間を設ける
・環境変化による業務効率低下や課題について検討する
・不要になるオフィス用品を精査する
・社員のモチベーションを低下させない新オフィスづくりに取り組む
・人材流出のリスクを踏まえて制度設計する

■関連記事
オフィス縮小の効果を最大化！メリットや進め方、注意点を解説

ベンチャー企業のオフィスの選び方は？

自宅やベンチャー向け支援施設などで開業し、初めて自社オフィスを構えるベンチャー企業の場合、スピーディーな拡張性や柔軟な活用スタイルをより重視する必要があります。

実際にベンチャー企業やスタートアップを中心に実施した「オフィス選びで重視したポイント」でも、圧倒的な上位は「賃料（ランニングコスト）を低く抑えたい」「契約のフレキシブルさ（契約期間の縛りがない等）」の2点でした。

利益率を上げ投資効率を高めるために非常に重要な視点です。詳しくは関連記事を参考にしてください。

■関連記事
ベンチャー企業のオフィス選び。移転がしやすく経費削減につながるのは居抜きやシェアオフィス

賃貸オフィスを解約する・賃貸オフィスを持たないという選択肢はありか？

全社員のリモートワーク導入など、そもそも「オフィスを持たない」という選択肢を検討する場合、オフィスがないことによるさまざまな課題を解消する必要があります。

・登記などで必要な住所や電話番号をどこに置くか
・来客対応や郵便物の受取をどうするか
・従業員同士のコミュニケーションの機会をどのように設けるか
・PCなど業務に必要な機器の管理をどのように行うか
・セキュリティやネット環境の従業員差をどのように埋めるか

これらの課題を解決したうえで賃貸オフィスの解約を進めることができれば、大きなコスト削減が可能です。なお、課題の解消方法について詳しく知りたい方は、以下の関連記事を参考にしてください。

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オフィス解約のメリット・デメリットと対処法は？ 在宅ワークやサテライトオフィスの活用法

移転先の選択肢におすすめ！サーブコープのオフィスサービス

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ポイントを整理して漏れなく手続きを進めましょう

リモートワークの普及やフリーアドレスの導入などの影響で、オフィスの縮小・移転などを検討する企業も増えています。オフィスや事務所の移転には、さまざまな手続きが必要です。チェックリストを確認して、漏れのないよう手続きを進めましょう。