オフィス縮小の効果を最大化！メリットや進め方、注意点を解説
テレワークの導入などによってこれまでのような広いオフィスが不要となり、ワークスペースを解約したり、縮小したりする企業が増えています。オフィスを解約・縮小すれば、賃料や光熱費などのランニングコストを抑えることが可能ですが、よく考えずに決めてしまうと、後悔する結果を招きかねません。
本記事では、オフィス縮小のメリット・デメリット、成功のポイントを詳しく解説します。自社にとって必要かどうかを見極める参考にしてください。
オフィス縮小とは？
オフィス縮小とは、企業がオフィスの規模・面積を現在よりも小さくすることを指します。例えば、オフィスビルの一部フロアを返却し、総面積を減らすことやフロアの一部を解約することなどが当てはまります。
近年はコロナ禍を経て、リモートワークでは社内コミュニケーションに問題を感じる企業がオフィス回帰を進める半面、リモート勤務で実績が出ている場合は、ハイブリッドワークを継続する企業が増えています。出社する人数や利用する頻度によって必要となるオフィス面積が減ったことが理由です。
オフィス縮小が注目される理由
業種によっては、オフィス縮小傾向が進んでいます。働き方改革の推進やITテクノロジーの進化、コスト削減など、さまざまな要因があります。
テレワークとハイブリッドワークの普及
クラウドサービスやビデオ会議ツールの普及により、従業員が必ずしもオフィスに常駐する必要がなくなってきています。テレワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方取り入れている企業もあります。
エン・ジャパンの調査によると、「毎日出社」を希望する20代、30代は2割未満というデータがあり※、テレワークとオフィスワークのバランスを取ることを望む傾向が強いことが分かっています。
※出典：エン・ジャパン株式会社7000人に聞いた「アフターコロナの働き方」調査
コスト削減ニーズの高まり
オフィス縮小は、賃料や光熱費などの固定費を削減できる手段です。地域によって、オフィスの賃料が上昇傾向にあるため、更新のタイミングでオフィス縮小する企業もあります。
オフィス縮小のメリット
オフィス縮小には、企業にとってさまざまなメリットがあります。
コスト削減を見込める
1つ目はコスト削減が見込めることです。オフィスを縮小すると、契約する面積が減るため賃料が削減されます。特に都心部のオフィスの場合は効果が高いです。例えば、東京都心部のビジネス地区平均賃料は、1坪あたり月額2万円です。そのため、100坪のオフィスを50坪に縮小すれば、年間で1200万円以上のコスト削減が可能となります。
また、光熱費や清掃費などの維持管理費も削減されます。
業務効率化と生産性の向上
広すぎるオフィスでは、部署間の距離が遠くなり、連携の遅れや情報共有にタイムラグが発生しやすくなります。オフィスを縮小することで、情報共有が必要な人との距離が近くなり、スムーズにコミュニケーションがとれ、結果的に業務の効率化や生産性の向上につながります。
新しい働き方・柔軟な働き方に対応できる
オフィス縮小によりフリーアドレスの導入やテレワークを導入することで、従来とは違う働き方ができるようになります。テレワークの導入は、通勤のストレスが減少し、ワークライフバランスの向上にもつながるでしょう。
BCP対策の強化
オフィス縮小とテレワークの組み合わせは、事業継続計画（BCP）の観点からも効果があります。災害や感染症の流行時にも、分散して業務を継続できるためビジネスへの影響を最小限にすることができます。例えば、2020年の新型コロナウイルス感染症の流行時に、すでにテレワーク体制を整えていた企業は、スムーズに在宅勤務に移行できました。
オフィス縮小のデメリットと課題
オフィス縮小には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。
移転などの費用が発生する
オフィス縮小にともなう移転や改装には、想定以上の費用がかかる可能性があります。新しいオフィスへの移転費用、内装工事費、さらには現オフィスの原状回復費用など、一時的に大きな出費が必要になります。他にも敷金や礼金、仲介手数料などの初期費用も必要になります。
テレワークを取り入れるとコミュニケーションが取りにくくなる
縮小したオフィス内でのコミュニケーションは取りやすくなる一方で、テレワークを導入すると、社員間のコミュニケーションが難しくなる可能性があります。総務省の「令和3年版情報通信白書」によると、テレワークの課題として「社員同士のコミュニケーション」をあげた企業は17.8%に上ります。業務以外の雑談や情報交換の機会が減少し、チームの一体感が低下する可能性があります。そのため、オンラインツールを活用した定期的なミーティングの設定など、コミュニケーションを促進する施策があるとよいでしょう。
セキュリティリスクの増大
テレワークによって、セキュリティのリスクが高まります。社外での業務が増えることで、機密情報を他人に盗み見られてしまったり、端末を紛失してしまったりといったリスクが増加します。そのため、VPNの導入、多要素認証の実施、セキュリティ教育の徹底などの対策が必要です。
オフィス縮小を成功させるポイント
オフィス縮小を成功させるためには、綿密な計画と準備が不可欠です。
オフィス縮小の目的を明確にする
どのようなことを実現するためにオフィスの縮小をするかを明確にします。例えば、
• BCP対策として業務を分散させたい
• コスト削減をしたい
• 新しい働き方を導入し、採用を強化させたい
などがあります。
また、移転後は、目的に対してどれくらいの効果があったのかを分析するとよいでしょう。
コストや費用対効果を確認する
オフィス縮小には移転費用、内装工事費、IT環境の整備費用などの費用がかかります。一方で、オフィス縮小によるコストの削減や、新しい働き方を取り入れたことによる従業員満足度の向上などの効果があります。
そのため、オフィス縮小をすることによる費用対効果を見積もる必要があります。例えば、5年間の総コストを比較し、縮小後のランニングコスト削減効果が初期投資を上回るかどうかを確認しましょう。
解約予告や契約変更のタイミングを確認する
現オフィスの解約や契約変更の際は、数ヶ月～6か月前までには通知する必要があります。契約書を確認し、解約予告期間や違約金の有無、原状回復義務の範囲などを把握しておくとよいでしょう。
余裕を持ったスケジュール管理
一般的に、計画から実行まで約8か月程度の期間が必要とされています。予期せぬ事態にも対応できるよう、余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。
オフィス縮小後の働き方や影響を想定する
オフィス縮小後の新しい働き方をイメージしておきましょう。例えば、リモートワークを導入したばかり場合、ツールや働き方に慣れるため、一時的に業務効率が落ちてしまう可能性があります。そのため、一部の社員から順番にリモートワークを体験して慣れてもらうと良いでしょう。業務の効率を落とさず徐々に対応できるようになっていきます。
従業員にとっての業務環境を考慮する
オフィス縮小によって、テレワークやハイブリッドワークが進めば、従業員や管理者の負担が増える場合があります。コミュニケーションの問題や管理システム導入の必要性など、オフィスでの業務では経験してこなかった環境の変化があります。そのため、環境に慣れるまでのストレスが従業員にかかります。
オフィス縮小の進め方
オフィス縮小の進め方は、以下の流れが一般的です。
1. 現状分析（現オフィスの面積、使用率、費用、必要な作業スペースや会議室、設備の確認）
2. 必要なスペース・条件の洗い出し
3. オフィス縮小の計画・スケジュール
4. 移転先の選定・申し込み・審査
5. 新オフィスの契約
6. 現オフィスの解約手続き
7. 新オフィスのレイアウト検討・業者の手配
8. 引っ越し
9. 原状回復工事
10. 移転の届け出
より詳しい内容が知りたい方は下記のページもご覧ください。
オフィス縮小時のコスト・スペース削減アイディア
ここでは、オフィス縮小を効果的に進めるためのコストやスペースの削減アイディアについて解説します。
会社の備品や書類の管理を見直す
オフィススペースの備品や書類の管理方法を見直すことで、スペース削減につながります。まず、外部倉庫の活用があげられます。使用頻度の低い備品や保管が必要な書類を外部倉庫に移すことで、オフィス内のスペースを有効活用できます。
次に、書類の電子化があります。紙の書類をスキャンしてデータ化することで、物理的な保管スペースを大幅に削減できます。
業者を分けず、まとめて依頼できる会社を選ぶ
オフィス縮小や移転の際には、複数の業者に依頼する場合がありますが、まとめて依頼できる会社を選ぶことでコスト削減になります。例えば、引っ越し、内装工事、原状回復工事などを一括して請け負う業者を選定することで、コストが抑えられます。
フレキシブルオフィスを活用する
フレキシブルオフィスを活用することで、オフィスコストを削減することができます。フレキシブルオフィスとはさまざまな業種や働き方に合わせたオフィスサービスのことをいいます。
主に以下の3つがあります。
・バーチャルオフィス
物理的なオフィスを持たない選択肢です。登記上の住所や電話転送サービスなどビジネスに必要な機能を利用することができます。
・レンタルオフィス
必要な設備や環境が整っているため、すぐに事業を開始できます。賃貸より初期費用を抑えられるメリットもあります。契約期間も柔軟で、企業の成長に合わせてスペースを調整しやすいのが特徴です。
・コワーキングスペース
専用オフィススペースではなく、他の企業やワーカーと共有するオープンなスペースのことです。さまざまな業種の人たちが集まるため、異業種交流の場としても活用されることも多いオフィススペースです。
（まとめ）オフィス縮小するならサーブコープに相談
テレワークやハイブリッドワークを取り入れることにともない、オフィスへ出社する人数や頻度が変わってきました。現時点でオフィスに余剰スペースがある場合はオフィス縮小をすることでコスト削減やBCP対策になる場合があります。
一方で、オフィスを縮小した場合のデメリットもあります。移転費用の発生や、テレワーク下でのコミュニケーションの希薄化、セキュリティリスクなどがあります。
なお、移転時のコストを抑えながら利用を開始できるオフィスもあります。サーブコープのフレキシブルオフィスでは最高級のオフィス家具が完備されており、共有設備や各種サポートサービスもご利用可能です。
また、グローバル企業並みの高速で安全なインターネット環境を提供しています。24時間365日、社内ITチームによるサポートも受けられるため、技術的な問題が発生しても安心して利用できます。他にも東京の丸の内、新宿、六本木といった一等地に位置し、5つ星ビルやランドマークタワーに入居していることも安心につながります。
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