オンライン秘書とは？ サービス内容や利用におすすめの企業を解説
オンライン秘書とは、インターネットを介して企業のさまざまな業務を代行するサービス、またはその業務を引き受けるスタッフの総称です。
メインではない業務のために自社でスタッフを雇う余裕がない、雑務を外部に委託して時間を有効に使いたい、そんなときに利用できる「オンライン秘書」。
今回は、オンライン秘書の概要や利用するメリット、利用にあたっての注意点まで詳しく解説します。
オンライン秘書とは？
オンライン秘書とは、インターネットを活用してオンラインで秘書業務をはじめとしたさまざまな業務の代行、サポートを引き受けるサービスまたはそのスタッフのことです。
スケジュール管理や予約手配といった秘書業務から、経理や人事などのバックオフィス業務全般、マーケティング関連業務まで依頼できます。依頼できる業務の範囲は、サービスを提供している事業者や委託する個人によって異なるため、発注したい業務や必要な対応スピードによって依頼先を選定する必要があります。
オンライン秘書のサービス内容
オンライン秘書に依頼できる業務内容は事業者や委託先によってさまざまです。代表的な業務範囲について、ひとつずつ見ていきましょう。
秘書業務
秘書業務における主な仕事内容として、以下の4つがあげられます。
- スケジュールの調整やアポイントメント
- メールの対応
- 出張手配
- 資料の作成
業務を担当するスタッフの多くは秘書の実務経験を有しており、数ある業務内容のなかでも秘書業務をもっとも得意としています。
経理業務
経理に関わる業務を依頼することもできます。業務内容は請求書作成や見積書作成、仕訳入力などの日常の業務をはじめ、決算書の作成を依頼できるオンライン秘書サービスもあります。オンライン秘書サービスを提供している会社によっては、公認会計士や税理士などの資格を保有しているスタッフもおり、経理業務全般を依頼できます。
採用・人事業務
オンライン秘書によって、採用業務を得意としているところもあれば、雇用契約書、勤怠管理、給与計算・明細作成、社会保険関連手続きなどの人事業務を得意とするところもあります。
採用業務に関していえば、求人票の作成や自社ホームページまたは求人情報サイトの求人情報の更新、応募者の対応なども依頼できます。
営業アシスタント業務
オンライン秘書はインターネット上で提供されるサービスであり、対面での営業活動を行うことはできません。しかし、プレゼン資料や企画書の作成、リサーチや分析といった営業アシスタント業務を任せられます。
マーケティング業務
企業のマーケティング活動はオンラインを中心に行われており、オンライン上での広告（インターネット広告）やSNSによる積極的な情報発信が欠かせません。オンライン秘書を活用することで、それらの更新業務やSNS運営代行などを依頼できます。
クリエイティブ業務
WEB制作のように専門的な知識が求められる業務においても、対応できるオンライン秘書事業者があります。たとえば、企業のホームページを作成するにあたって、社内に専門知識を持つスタッフがいない場合、オンライン秘書を利用することで効率的に作業を進めることができるでしょう。また、そのほかにもデザイン制作やコーディング、動画制作等の部分的な制作を依頼することも可能です。
オンライン秘書を利用するメリット
オンライン秘書を利用する主なメリットは以下の4つです。
主要業務に集中できる
起業したばかりの企業や、人手不足に悩まされている企業の場合、事務作業などに追われてしまい主要な業務に集中できなくなるケースも少なくありません。常時発生する業務であれば人を雇用することも検討できますが、そうでない場合には余計なコストがかかってしまうでしょう。オンライン秘書であれば、手を借りたいときに必要なだけサポートを依頼できるため、主要業務に集中できます。
人件費を抑えることができる
オンライン秘書は時間単位での契約となるため、業務量によっては自社で人材を雇用するよりも人件費を抑えられます。
- 社会保険料会社負担分
- 通勤交通費
- 退職積立金
- 福利厚生費
- 人材募集広告費
- PC、デスク、チェア、電話などオフィス機器購入費
- 一人分のオフィススペース賃料
オンライン秘書を活用することで、これらのコストを削減できます。
専門スキルを低コストで利用できる
経理や人事など、専門業務に即戦力として対応できる人材を一から育てるには、それなりの時間とコストが必要です。
自社にその育成ノウハウがない場合、すでにそれらの専門知識と業務経験を持った方を採用するところからはじめなければなりません。
時間的にも、費用的にも低コストで専門スキルをすぐに活用できるのがオンライン秘書の大きなメリットです。
幅広い業務をまとめて依頼できる
たとえば、「毎日メールチェックをして応募者がいれば指定のメールを返信し、応募者リストを更新すること。また、週に1度領収書やレシートを仕訳してシステムに登録、たまに飛行機の予約をし、会社のSNS広告の文面を考えてほしい」など、さまざまな業務をお願いしたいと思うことはありませんか。
オンライン秘書は、このような「ひとつひとつは大したことではないけれど、経理、人事、広報と分野が多岐にわたっていて、誰にどのように任せたらよいか悩む業務」も、オンライン上で完結できる内容であれば一括して発注できます。
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オンライン秘書を利用するデメリット
オンライン秘書には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットが存在します。
オンラインで処理できない業務は依頼できない
オンライン秘書は、その名前の通り依頼者とオンラインで連絡をとり業務を行うため、オンラインで処理できない業務は依頼できません。ほかにも、オンラインでのやり取りはテキストがメインとなることから、指示がうまく伝わらないケースもあるでしょう。クリエイティブな業務など、具体的な依頼内容が伝わりにくい場合、WEB会議などの対応は可能か事前に確認しておくことをおすすめします。
自社にノウハウが蓄積できない
オンライン秘書は自社内で業務を行わず、作業や成果だけを代行・納品することになります。どのようにそれらの作業が進められるのか、社内で経過を確認することもそのノウハウを共有してもらうことも基本的には不可能です。
「将来的に社内でそれらの業務を行える人材を育成したい」という場合に、それらのノウハウを社内で蓄積することができません。
オンライン秘書はこんな企業におすすめ
オンライン秘書が必要かどうかを悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。ここでは、どのような企業がオンライン秘書の導入に適しているか、代表的な例をお伝えします。
人手不足を解消したい
起業したてはもちろん、求人を出しても思うように応募者が集まらない場合など、人手不足に悩んでいる企業にオンライン秘書はおすすめです。オンライン秘書を導入することで人手不足の解消につながるほか、必要なスキルを持つスタッフを選考の手間なく補充することができます。
繁忙期のみ業務を依頼したい
決算時期など特定の時期に限り、業務を依頼したい場合にもオンライン秘書は向いています。たとえば閑散期と繁忙期の差が大きい業務の場合、人材を雇ったとしても仕事がない時期があれば人件費が無駄になってしまうでしょう。このように、短期間のみ人手不足に悩んでいるケースにも効果的です。
社内に知識・経験があるスタッフがいない
社内にいる人材ですべての業務を補おうとすると、知識や経験が足りないなどの理由で、事務業務が滞ってしまうことも少なくありません。オンライン秘書を活用することで、一定の業務を外注できることに加え、社内の従業員もそれぞれの仕事に集中できるでしょう。このように、社内に知識・経験があるスタッフがいない場合や、その業務に対する知見が欲しいと考えている場合にも、オンライン秘書は適しています。
オンライン秘書を利用する際の4つの注意点
オンライン秘書のメリットとデメリットを理解したところで、検討する際のポイントについてご紹介します。
業務内容・業務範囲・品質を確認する
オンライン秘書のサービスは会社やプランによって異なります。そのため、業務内容や料金等が自社のニーズに見合うかどうか、あらかじめ調べておくことが大切です。その際、どのような業務を依頼したいのかも明確にしておくとよいでしょう。
また、オンライン秘書サービスによっては無料でお試しができることもあるため、本格的に導入する前に雰囲気をつかみたいと考えている方は、あわせて検討することをおすすめします。
情報管理・セキュリティ対策を万全にする
秘書業務では企業にとって重要な情報を扱うケースもあるため、情報管理およびセキュリティ対策が万全かどうかを確認する必要があります。具体的には秘密保持契約（NDA）の締結や、情報管理教育を実施するなどの対策が講じられているかどうかをチェックするようにしましょう。
修正・緊急対応について確認する
資料作成等をオンライン秘書に依頼するケースは多く見受けられますが、原則としてオンライン秘書と契約している期間内でなければ修正等を依頼することはできません。社内であれば期間の縛りなく、修正が生じたタイミングで依頼することができる一方、オンライン秘書ではそうしたことができない点に注意が必要です。そのため、長期にわたって修正が生じる業務を依頼する可能性がある場合、修正期間を見越したうえで依頼することをおすすめします。
また、休日や夜間など営業時間外に依頼する場合、どこまで緊急で対応してくれるかも事前に確認しておくとよいでしょう。
費用対効果について比較する
オンライン秘書のサービスのなかには比較的安価で利用できるプランも多く存在しています。一方で、価格だけで導入を決めてしまい、業務内容や納品物が期待していたものと異なり、結果として費用対効果が低くなってしまうケースも少なくありません。
オンライン秘書を導入する場合はまずどういった業務を依頼したいのか、そのためにはいくらまで予算が支払えるのか、自社の状況を加味したうえで検討することが大切です。目先の安さだけで導入を決めるのではなく、課題が解決できるのかどうかを軸に考えるようにしましょう。
サーブコープの「電話秘書代行パッケージ」
レンタルオフィス、バーチャルオフィス、コワーキングスペース、お客様のビジネスに適したワークスペースを提供しているサーブコープですが、お客様をサポートするさまざまなソリューションも提供しています。そのひとつが「秘書サービス」です。
マンスリー契約で必要な期間だけ、秘書によるサポートを受けることができます。
サーブコープの秘書サービスでは、基本的にスタッフ全員がバイリンガルで、海外育ちや海外留学経験者も多く在席しています。そのため、海外進出を狙う企業や外資系企業のお客様にとって重宝する人材となりうるでしょう。
サーブコープの秘書サービスで依頼できる業務内容は、主に以下の通りです。
- 固定電話番号の発行および専任受付係による電話対応
- 通訳や翻訳
- 議事録作成
- 海外商談へ同行
電話対応では専任のレセプショニストが対応しています。お客様の会社名、ご指定いただいた挨拶で応対するほか、転送、ボイスメール、伝言、メールやSMSでの通知など希望にそったお取り次ぎを実現します。
ほかにも翻訳や通訳のお手伝いをはじめ、海外出張に同行可能な秘書もいるため、語学が必要なビジネスシーンでも安心してご利用いただけます。
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