オンライン商談とは？メリットや商談ツール、成約率を高めるコツを解説
時間や場所にとらわれず、顧客と商談の機会を設けられるオンライン商談（Web商談）の活用が定着しつつあります。オンライン商談導入を検討中の方向けに、オンライン商談のメリット・デメリット、さらにオンライン商談に最低限必要なものや環境について紹介します。オンラインで営業を行うにあたり、コツや注意点をあらかじめ確認し、成果につなげましょう。
オンライン商談（Web商談）とは？
オンライン商談とは、顧客と離れた場所からインターネット経由で映像・音声を通じて行われる商談のことです。一般的にはWeb会議システムなどのツールを活用し、あらかじめアポイントを取ってお互いがツールにアクセスすることで商談を始めます。
オンライン商談に関わるのは、主に営業職やそのサポート職。初期のアプローチにおいては、マーケティングなどの職種も関わりながら業務が進められます。これまでは、主にインサイドセールス職がこの役割を担ってきましたが、コロナ禍をきっかけにテレワークが広く普及したことで営業活動の全般がオンライン化しており、フィールドセールス職もオンライン商談を行うケースが増えています。
訪問営業とオンライン商談はどっちが好ましい？
そもそも、訪問して対面での営業と、オンライン上での営業では、どちらがより好ましい営業スタイルと考えられているのでしょうか。
CRMプラットフォームを提供するハブスポット・ジャパン株式会社の調査によると、理想とする営業スタイルについて「売り手側（営業側）」は訪問型営業の方が好ましいとの回答が53.3％と過半数を超えているのに対して「買い手（顧客側）」が考える好ましい営業スタイルは「どちらでもよい」「リモート営業の方が好ましい」と考える回答が60.5％です。
しかも、2019年時点での同調査と比較すると、「売り手側（営業側）」は訪問型営業の方が好ましいとの回答が63.1％に対して「買い手（顧客側）」が考える好ましい営業スタイルは「どちらでもよい」「リモート営業の方が好ましい」と考える回答が46.2％であったことと比較すると、ここ数年でいかにオンライン商談が定着してきているかがわかります。
また、訪問営業が好ましいと回答した売り手側にその理由を尋ねたところ「訪問することで商談の相手から信頼を得られると思うから」という1位の回答が、年を追うごとに「訪問型営業の方が、成約率が高いと思うから」を含む2位以下の理由と差が開いてきている傾向があり、実務面でのメリット・デメリットよりも、信頼関係・安心感といった感覚的なポイントで選ばれています。
オンライン商談と訪問営業を顧客との接点のフェーズによって使い分け、効率化と契約成約の両面に結びつける施策が必要です。
参考：ハブスポット・ジャパン株式会社｜日本の営業に関する意識・実態調査2024
オンライン商談のメリット
オンライン営業を行うことによる売り手側のメリットについて解説します。単なる「効率化」にとどまらず、事業を拡大し社員の成長を促す機会にもなることに注目です。
コストの削減
オンライン商談やリモート営業を導入すれば、わざわざ顧客のもとへ出向く必要がなくなります。移動時間がなくなり、その分の時間を営業活動に充てられるでしょう。その結果、商談件数を増やしたり、フォローアップを手厚くしたりすることができます。また、移動によって発生していた交通費や、持参書類にかけていた印刷費などのコスト削減も可能です。
営業効率・スピードの向上
顧客の元へ出向くための移動時間が不要なことでアポイントが取りやすく初商談までのスピードが速いこと、天候や渋滞・公共交通機関のトラブルに影響されないことなどにより、営業効率が向上します。
低コストで営業のエリアを拡大できる
オンラインなら顧客の場所を選びません。簡単に全国・海外など遠方にいる顧客と商談ができます。これまでアプローチできなかった遠方の相手とも商談できるので、さらなる顧客開拓や売り上げ拡大が目指せます。
オンライン機能によるサポート
対面ではなかなか実現が難しい営業中の録音・録画も、オンライン面談なら比較的スムーズです。議事録が起こしやすい、簡単に画面共有できてオンラインでのデモや実演を共有しやすいなど、Web会議ツール利用時ならではのサポート機能が活用できます。
新人の教育研修用の教材になる
会議の録画を後で見返せるということは、OJTで上司が毎回同行しなくても、営業の導入やクロージングまで確認できるということです。振り返りや教育にも役立てられるでしょう。
オンライン商談のデメリット
オンライン商談では、対面営業と比較していくつかのデメリットも生じます。大切なことは、それぞれのメリット・デメリットをうまく組み合わせ、営業のフェーズに合わせて活用することです。
相手の表情や仕草、雰囲気がわかりにくい
オンライン面談やリモート営業では、対面での営業・商談とは異なる営業スキルが求められます。慣れないと意図が正しく伝わらなかったり、相手の表情の変化や仕草、雰囲気がわかりにくいため相手の意図が読み取れなかったりする場合があります。場合によってはオンライン商談に特化した教育の実施も必要でしょう。
信頼構築が難しい
「足を運んで顔を出してくれることが誠意の表れ」と考える顧客も少なくありません。訪問した方がよい顧客を見極め、オンライン面談を導入するフェーズを選ばないと、相手から信頼を得られない可能性があります。
オンライン商談のための設備や環境の整備が必要
オンラインツールの導入や、高速でセキュリティが担保されたインターネット環境、オンライン商談をするための静かな場所の用意は欠かすことができません。これにはコストもかかります。また、自社に合ったツールを選ばないと、業務効率が低下してしまう可能性も懸念されます。
PC、オンラインツールが苦手な顧客には導入が難しい
普段パソコンやタブレットを使い慣れない高齢者の方や、日常業務でWeb会議ツールを使い慣れない方が顧客の場合、オンライン面談を始める前に設定の段階でつまずいてしまうことがあります。オンライン面談ツールも複数あるため、相手の使いやすいツールかどうか、提案時に確認しましょう。
オンライン商談に最低限必要なものと環境
オンライン商談を導入する際の設備や環境として最低限必要なアイテムについて解説します。
パソコン、タブレット、スマートフォン
Web会議システムの多くは、パソコン、タブレット、スマートフォンなどのデバイスの種類を問わないデバイスフリーで設計されています。自社の営業がどのような場所でオンライン商談をすることが多いかで、支給デバイスを検討しましょう。
Webカメラ、マイク・イヤホン・ヘッドセット
より鮮明できれいな映像を相手に見てほしいなら、フルHDのWebカメラを用意しましょう。USB等でパソコンに接続すれば、ソフトウェアのインストールなど不要ですぐ使用できる製品が数多くあります。複数名での会議なら、さらに広角レンズの搭載されたWebカメラもおすすめです。マイクとイヤホン、あるいはヘッドセットも必要です。
インターネット通信環境
セキュリティが担保され、通信エラーが発生しない高速インターネット通信環境は欠かすことができません。顧客情報や自社の営業情報の保護のためにも、十分な環境構築を行いましょう。
会議スペース
背景が加工できるWeb会議システムも多く、場所はどこでもよいと考える方もいらっしゃるかもしれません。しかし、商談に集中するためには、やはりある程度静かな環境であること、会話の内容を気にしなくてよいことなど、最低限の環境は整える必要があります。自社内にWeb会議システム専用スペースを用意するのも一案です。
Web会議ツール
Web会議システムは無料で利用できる物からさまざまな機能が使える有料のものまでさまざまです。大切なことは顧客の利便性で選ぶことです。顧客の属性によってよく使われるWeb会議システムは選び分けましょう。
オンライン商談におすすめのツール
商談中に音声が途切れたり、映像が固まったりしないよう、安定したインターネット環境を整えるのは大前提。商談や営業がうまく運ぶにはツール選びと設定環境が大切です。オンライン商談やリモート営業におすすめのツールを紹介します。
人気のあるWeb会議ツール4選
まずはオンライン商談でよく使われているWeb会議ツールから、特に知名度がありよく利用されているサービスを4つ紹介します。
・Zoom
無料から使えるWeb会議ツール「Zoom」。ビジネスから一般的なコミュニケーションまで多くの人々が利用しており、操作方法も簡単です。事前にスケジューリングした会議別にURLを発行でき、複数の商談も管理しやすいでしょう。ただし無料版は、40分で切れてしまうなど機能制限がある点に要注意。そのため、ビジネスで活用するなら有料ライセンスを取得しておいた方が無難です。
・Google Meet
多くのオンラインビジネスツールを提供する、Google社のWeb会議ツールです。利用には基本的にGoogleアカウントが必要です。有料版では録画データをGoogleドライブに保存できるなど、他のGoogleサービスとの連携も可能。すでにGoogleサービスをビジネス活用しているなら、特に利便性が高いでしょう。無料版におけるグループ通話の制限時間は1時間、1対1の場合24時間と、Zoomより長めです。
・Microsoft Teams
Microsoft の法人向けサービス「Microsoft 365 Business」に含まれていることもあり、法人同士でのWeb会議でよく利用されています。個人ユーザー向けの無料プランもあり、グループ（最大100人）通話最長60分が利用できます。
・Skype
Microsoft社のコミュニケーションツール「Skype」もWeb会議ツールとして使えます。アプリケーションのインストールやアカウント作成不要で利用できます。Skypeの非ユーザーでも招待することが可能で、手軽に利用できます。これまでSkypeを使ったことのある方ならすぐに操作も慣れるでしょう。99人を招待しての1回の開催時間最大24時間までのWeb会議が無料で利用可能です。
あると便利なオンライン商談の補助ツール
オンライン商談のための必須アイテムではありませんが、スムーズで快適なオンライン商談のためにおすすめの補助ツールを紹介します。
・オンラインホワイトボード「miro（ミロ）」
用途に応じたテンプレートを使用し、オンライン上で情報共有できるオンラインホワイトボード。手書きや付箋などで書き込みができ、ブレインストーミングやメモ、スケジュールなど多様な目的に適しています。相互に編集できるため、会議しながら内容をまとめていくのに役立つでしょう。なお、有料版では編集可能なホワイトボード数が無制限となるほか、ビデオチャット機能を利用できるなど利便性が高まります。
・ノイズキャンセリング機能つきワイヤレスヘッドセット
スピーカーから音声を出すと、周囲にも聞こえてしまいます。特に社外であれば、商談内容などが外に漏れるのは避けるべきでしょう。また、音声も口近くにマイクがあれば、より鮮明に音声を伝えやすくなります。また、商談では相手にこちら側の声をクリアに届けることも重要です。周囲のノイズを遮断するノイズキャンセリング機能付きのヘッドセットを用意するのがおすすめです。
その中でも、配線のないワイヤレスヘッドセットは重宝します。書類を取るなどのアクションやパソコン操作で、コードに触れるのを気にする必要がありません。ただし、会議中に電池が切れるということのないよう、事前の充電を忘れないようにしてください。
・文字起こしアプリや議事録作成ツール
営業の記録を残すのは成約率向上や営業スキル向上に大いに役に立ちます。Web会議ツールの機能として含まれている場合もありますが、多言語対応や専門用語に詳しい、より高精度の文字起こしアプリも登場しているので、自社の利用目的に応じて選択するとよいでしょう。
オンライン商談の流れとポイント
オンライン商談の準備から商談後までの流れを確認しておきましょう。
1．オンライン商談前
アポイントを取ったら、できるだけ早く会議の日時を設定し、Web会議のURLを共有します。なお、初回のオンライン面談では、自社の利用ツールで問題がないかURL共有前に確認するとよいでしょう。もしも顧客にとって初めて利用するツールであれば、使い方の説明も必要です。顧客の要望に合わせたWeb会議システムを初めて利用する場合は、事前設定と操作確認を必ず行っておきましょう。
当日の資料やデモンストレーションの準備など、利用時間が決まっているWeb会議システムを使う場合は流れを整理しておくことも重要です。
2．オンライン商談の開始
ホスト側は定刻より前にサインインして準備しましょう。最初に音声がきちんと聞こえているか確認後、挨拶と自己紹介から始め、通常の対面営業と同じようにアイスブレイクで雰囲気を和らげることも忘れずに意識してください。
3．商談中
商品説明など、スピーチ型のコミュニケーションのタイミングでは目線をカメラに合わせる、または資料を共有し、お互いに視線を意識しないでコミュニケーションを取れるようにするなど、商談の内容や相手に合わせて工夫をしましょう。質問を交えた双方向のコミュニケーションも重要です。
4．終了時
対面での営業と同じように、終了時には議論内容の確認と次回のアクションの明確化を忘れずに行いましょう。必要に応じて、次回打ち合わせのスケジュール調整まで進めます。
5．オンライン商談後
商談の御礼とフォローアップのために、メールを送信するのがよいでしょう。必要に応じて追加の資料やデモ画面、議事録を送付します。
オンライン商談で成約率を高める10のコツ
最後に、オンライン商談の成約率を高めるための10個のコツを紹介します。一つひとつは小さなことばかりですが、おろそかにすると面談自体が成立しなかったり、信頼を失ってしまったりといったリスクもあります。
1．安定したインターネット環境を整える
安定して接続でき、音声や映像が止まったり飛んだりしないインターネット環境でアクセスすることは最低限必要です。外出先でのアクセス時には特に注意しましょう。万が一面談中にエラーが発生した場合は、一度ログアウト・再起動し、再度アクセスします。緊急時の連絡先や連絡手段をあらかじめ決めておきましょう。
2．カメラや音声の設定を確認する・性能のよいカメラやマイクを使う
パソコンによってはカメラやスピーカーの選択肢が複数あることもあります。オンライン面談が開始する前に、どのスピーカーやマイクが選択されているか、音量は適当か設定を確認しましょう。できれば解像度が高いカメラ、性能が良いマイクを使った方が良いでしょう。
3．オンライン商談の場所、背景を整える
・周辺の騒音や会話のない静かな環境
・部屋の照明が適当で表情がハッキリ映る
・カメラの背景にプライベートなものが映らないように、位置を決めるか背景画像を設定する
この3つのポイントが特に重要です。なお、Web会議のバーチャル背景は、名刺の画像やプロフィールカードを背景として設定しておくと自己紹介を兼ねることができるため、初回のオンライン面談では特におすすめです。
4．身だしなみや話し方、顔の表情に気をつける
オンラインでは、対面の時と比べてコミュニケーションに距離感が生じてしまいます。商談や営業の相手であればなおさら、信頼感が重要に。いつも以上に安心感を与えることが大切です。身だしなみはもちろん、明るい声のトーンで、受け答えははっきりと、自分の顔の表情や口の動きがライトの影に入らないよう、相手にしっかり分かる環境を事前に整えておきましょう。
5．聞き取りやすいトーンでハキハキと喋る
直接対面するよりも、マイクを通した声の方が聞き取りにくい傾向があります。マイクが声よりも息もれを拾ってしまったり、周囲に気を使って声が小さかったりすると相手にも聞き取りにくくなるため、マイクの位置を確認しつつ、適した音量で再生されるかテストしておきましょう。
6．質問を投げかけ、会話に双方向性を生み出す
オンライン商談やリモート営業では、注意しないと一方的な提案になりがちです。相手は画面に向かって話を聞いている、いわばテレビを見ているような状態。これでは相手がどの程度関心を持っているのか分かりにくく、信頼関係も生まれにくいでしょう。そのため、会話を区切りながら以下のような質問を投げかけてみてください。
「ここまで、何かご不明な点はありませんでしたか？」
「こういった点、ご興味ありませんでしょうか？」
「〇〇について、これまでご存じでしたか？」
「△△は課題に感じられている企業様が多いのですが、御社はいかがでしょう？」など
これによって、双方向性のある対話を生み出すことが大切です。会議をスムーズに運ぶ「進行役」を立てておくのも有効です。
7．提案資料は事前送付、画面共有も活用する
オンラインでの商談や営業の際に目を通してもらいたい資料があれば、事前に送っておきましょう。ページ番号を振っておけば、「〇ページの資料をご覧ください」など、会話もスムーズに進められます。場合によっては、ツールの画面共有機能で資料をディスプレイに映し出し、これを見ながら説明を受けてもらうのも効果的です。
8．オンライン商談の資料は見やすくすっきりまとめる
印刷物の資料と異なり、オンライン上で共有する資料は見る距離やペースをコントロールできません。文字の大きさやフォント、色のメリハリなど、多くの方に見やすいユニバーサルなデザインを意識しましょう。
9．営業動画を撮影し、社内教育や業務品質の向上材料に
オンライン商談やリモート営業は録画することができますので、録画した動画を新人社員の教育に活用したり、商談・営業のスキル向上のための材料として使うこともできます。
10．事後フォローを忘れない
これはオンラインに限らないことですが、商談・営業後はフォローを忘れずに行いましょう。機会をいただいたことへの御礼を伝えたり、数日後に検討状況を確認したりします。御礼はできるだけ当日中、早ければ終了直後にメッセージを送るのもおすすめです。また、会話の中で参考資料やURLなどを送る約束をしていた際は、同じくできるだけ早いタイミングで提供してください。
サーブコープのオフィスはビジネスサポートが充実
オンライン商談やリモート営業を導入すれば、営業に関連するスタッフのテレワーク化も推し進められます。テレワークで通勤時間も不要となれば、さらなる業務の効率化にもつながるでしょう。しかしテレワークを導入すると、電話や郵便物、あるいは突然の来客への対応など課題が出てくるかもしれません。そんなときは、サーブコープのご提供するレンタルオフィスやコワーキングスペース、バーチャルオフィスがおすすめです。
ITサポートとセキュリティ対策
「オンライン商談を導入したいが、PCの持ち出しや信頼性の低いネットワークを使うとセキュリティが心配」
「オンライン商談の最中にネットワークにトラブルがあった時、すぐに対応できるか不安」
自社でITサポートスタッフが常駐していない場合、このような不安を感じることもあるかもしれません。サーブコープでは万が一セキュリティインシデントが発生した場合にも即対応できるよう、全世界で100名以上のIT対応チームが稼働、超高速で安全なネットワーク環境を守っています。
郵便物の受け取りや転送、電話の応対
サーブコープのバーチャルオフィスでは郵便物を受け取り、指定先へ転送することができます。また、電話は代わりに受け取って要件などを聞き、その内容をメールなど指定された方法で伝達。大切な商談に関わる連絡など、受け損じによる機会損失を防ぎます。
オンライン商談にも最適な会議室や個室オフィスの利用が可能
大切な商談のため落ち着いて集中できる場所がほしい、あるいは出張先でオンライン商談やリモート営業を行いたいといった際に、都心部の主要ターミナル各所にオフィスサービスを展開しているサーブコープなら、外回り対面営業の合間のオンライン商談にもスムーズに対応できます。
コワーキングスペースで仕事ができ、オンライン商談に適したブースも用意されています。その他、プリントやスキャンなどのオフィスサービスを利用することもできます。
サーブコープの各オフィスサービスご利用に興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
オンライン商談はセールスの強い武器
法人向け営業、個人向け営業ともにすっかり定着したオンライン面談。その一方、ちょっとした使い勝手の悪さや不十分な環境を放置したまま進めてしまうと、マイナスの印象につながってしまうリスクもあります。
オンライン商談をセールスの強い武器とするためにも、事前準備と正しい環境設定で臨みましょう。
