オンライン商談やリモート営業のコツは？ メリット・デメリット、ツールやマナーの注意点を解説
働き方の変化によって、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えました。これまで顧客と対面で行われていた商談や営業も、オンラインで行っているケースが少なくありません。ここでは商談や営業をオンラインで行うにあたり、知っておくべき情報をまとめています。コツや注意点をあらかじめ頭に入れ、効果的な成果につなげましょう。
オンライン商談とは
オンライン商談とは、お互いが離れた場所にいながらインターネット経由で行われる商談のこと。これまでも、インサイドセールスで多く用いられてきた方法ですが、パソコンやタブレット端末、スマートフォンなどを活用し、非対面で提案や交渉などを実施。ビデオ会議形式で画面越しに顔を合わせるほか、電話やメールなどで完結する場合もあります。
オンライン商談に関わるのは、主に営業職やそのサポート職。初期のアプローチにおいては、マーケティングなどの職種も関りながら業務が進められます。これまでは、主にインサイドセールス職がこれを担ってきましたが、コロナ禍においては営業活動の全般がオンライン化しており、フィールドセールス職もオンライン商談を行うケースが増えています。
リモート営業とは
リモート営業とはオンライン商談と同様、インターネットを活用し遠隔で行われる営業活動です。問い合わせ対応から提案、交渉、そして成約に至るまでをリモートによって進めます。昨今では契約手続きについても、書面ではなくオンラインで完結させることが増えました。
営業職や営業事務職など、企業の営業活動に関わるあらゆる職種の連携が必要です。特に営業機会の獲得においては、オンラインマーケティングが欠かせません。そこでリモート営業を効率的かつ効果的にするため、MA（マーケティングオートメーション）やCRM（顧客管理）、SFA（営業支援）などの管理ツールを導入する企業も多く見られます。
オンライン商談やリモート営業のメリット
・移動時間を節約できる
・交通費や印刷費を削減できる
・遠方の相手にアプローチし、販路拡大が可能
・商談の様子を録画し、教育素材に転用できる
オンライン商談やリモート営業を導入すれば、わざわざ顧客もとへ出向く必要がなくなります。移動時間がなくなり、その分を営業活動に充てられるでしょう。その結果、商談件数を増やしたり、フォローアップを手厚くしたりすることができます。また、移動によって発生していた交通費や持参書類にかけていた印刷費など、コスト削減も可能です。
さらに、オンラインなら場所を選びません。そのため、これまでアプローチできなかった遠方の相手にもアプローチでき、さらなる顧客開拓や売り上げ拡大が目指せます。なお、商談の様子を録画しておけば、振り返りや教育にも役立てられるでしょう。
オンライン商談やリモート営業のデメリット
・相手に意図が伝わりにくい
・オンライン商談や営業方法の社員教育が必要
・オンラインツールの導入のコストがかかる
オンライン面談やリモート営業では、対面での営業・商談とは異なる営業スキルが求められます。慣れないと意図が正しく伝わらなかったり、相手から信頼を得られにくかったりするかもしれません。場合によっては教育の実施も必要でしょう。これまで通りの営業手法では、かえって売り上げ低下や信頼失墜などにつながる可能性があります。
また、オンラインツールの導入は欠かせず、これにはコストも伴います。ツールの利用にあたっても教育が必要だったり、慣れるまでフォローしなくてはならなかったり。また、自社に合ったツールを選ばないと、業務効率が低下してしまう懸念もあります。
オンライン商談やリモート営業を成功させる6つのコツ
① 身だしなみや話し方、顔の表情に気をつける
オンラインでは、対面の時と比べてコミュニケーションに距離感が生じてしまいます。商談や営業の相手であればなおさら、信頼感が重要に。いつも以上に安心感を与えることが大切です。身だしなみはもちろん、明るい声のトーンで、受け答えははっきりと、自分の顔の表情や口の動きがライトの影に入らないよう、相手にしっかり分かる環境を事前に整えておきましょう。
② 質問を投げかけ、会話に双方向性を生み出す
オンライン商談やリモート営業では、注意しないと一方的な提案になりがちです。相手は画面に向かって話を聞いている、いわばテレビを見ているような状態。これでは相手がどの程度関心を持っているのか分かりにくく、信頼関係も生まれにくいでしょう。そのため、会話を区切りながら以下のような質問を投げかけてみてください。
「ここまで、何かご不明な点はありませんでしたか？」
「こういった点、ご興味ありませんでしょうか？」
「〇〇について、これまでご存じでしたか？」
「△△は課題に感じられている企業様が多いのですが、御社はいかがでしょう？」など
これによって、双方向性のある対話を生み出すことが大切です。会議をスムーズに運ぶ「進行役」を立てておくのも有効です。
③ 提案資料は事前送付、画面共有も活用する
オンラインでの商談や営業の際に目を通してもらいたい資料があれば、事前に送っておきましょう。ページ番号を振っておけば、「〇ページの資料をご覧ください」など、会話もスムーズに進められます。場合によっては、ツールの画面共有機能で資料をディスプレイに映し出し、これを見ながら説明を受けてもらうのも効果的です。
④ 営業動画を撮影し、社内教育や業務品質の向上材料に
資料の画面共有同様、オンライン商談やリモート営業の良さは、参加者全員で同じ画面を見る点にあります。その利点を活用し、営業ツールになり得る動画を事前に撮影し、共有するのもおすすめ。たとえば、通常であれば同行をお願いする現地視察の代わりに、撮影した現場の動画を共有すれば、臨場感のある情報を提供することが可能です。
⑤ 事後フォローを忘れない
これはオンラインに限らないことですが、商談・営業後はフォローを忘れずに行いましょう。機会をいただいたことへの御礼を伝えたり、数日後に検討状況を確認したり。御礼はできるだけ当日中、早ければ終了直後にメッセージを送るのもおすすめです。また、会話の中で参考資料やURLなどを送る約束をしていた際は、同じくできるだけ早いタイミングで提供してください。
オンライン商談やリモート営業におすすめのツールとは
商談中に音声が途切れたり、映像が固まったりしないよう、安定したインターネット環境を整えるのは大前提。商談や営業がうまく運ぶにはツール選びと設定環境が大切です。オンライン商談やリモート営業におすすめのツールを紹介します。
・Web会議ツール① Zoom
無料から使えるWeb会議ツール「Zoom」。ビジネスから一般的なコミュニケーションまで多くの人々が利用しており、操作方法も簡単です。事前にスケジューリングした会議別にURLを発行でき、複数の商談も管理しやすいでしょう。ただし、グループ通話は40分で切れてしまうなど、無料版には機能制限がある点は要注意。そのため、ビジネスで活用するなら有料ライセンスを取得しておいた方が無難です。
・Web会議ツール② Meet Now
Microsoft社のコミュニケーションツール「Skype」の機能であり、アプリケーションのインストールやアカウント作成不要で利用できるWeb会議ツール。Skypeの非ユーザーでも招待することが可能で、手軽に利用できます。仕様がSkypeに似ているので、これまでSkypeを使ったことのある方ならすぐに操作も慣れるでしょう。なお、時間などの制限がなく、すべての機能を無料で利用可能です。
・Web会議ツール③Google Meet
多くのオンラインビジネスツールを提供する、Google社のWeb会議ツールです。利用にはGoogleアカウントは必要な点に注意してください。有料版では録画データをGoogleドライブに保存できるなど、他Googleサービスとの連携も可能。すでにGoogleサービスをビジネス活用しているなら、特に利便性が高いでしょう。無料版におけるグループ通話の制限時間は、1時間とZoomより少し長めです。
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・オンラインホワイトボード「miro（ミロ）」
用途に応じたテンプレートを使用し、オンライン上で情報共有できるオンラインホワイトボード。手書きや付箋などで書き込みでき、ブレインストーミングやメモ、スケジュールなど多様な目的に適しています。相互に編集できるため、会議しながら内容をまとめていくのに役立つでしょう。なお、有料版では編集可能なホワイトボード数が無制限となるほか、ビデオチャット機能を利用できるなど利便性が高まります。
・スマホスタンド
スマートフォンでWeb会議ツールを利用するなら、スマホスタンドを使いましょう。手持ちではブレてしまったり、意図せず関係ない周囲の光景を映し出してしまったりしかねません。また、手持ち不要なので、両手を使える点もメリットになるでしょう。角度の調整できるものを選ぶと、自席や会議室、自宅の机など場所に応じて最適なアングルに調整可能です。
・ワイヤレスヘッドセット
スピーカーから音声を出すと、周囲にも聞こえてしまいます。特に社外であれば、商談内容などが外に漏れるのは避けるべきでしょう。また、音声も口近くにマイクがあれば、より鮮明に音声を伝えやすくなります。そのため、できればヘッドセットを用意するのがおすすめです。その中でも、配線のないワイヤレスヘッドセットは重宝します。書類を取るなどのアクションやパソコン操作で、コードに触れるのを気にする必要がありません。ただし、会議中に電池が切れるということのないよう、事前の充電を忘れないようにしてください。
・フルHDWebカメラ
より鮮明できれいな映像を相手に見てほしいなら、フルHDのWebカメラを用意しましょう。USB等でパソコンに接続すれば、ソフトウェアのインストールなど不要ですぐ使用できる製品が数多くあります。複数名での会議なら、さらに広角レンズの搭載されたWebカメラもおすすめです。
テレワークにはバーチャルオフィスがおすすめ
オンライン商談やリモート営業を導入すれば、営業に関連するスタッフのテレワーク化も推し進められます。テレワークで通勤時間も不要となれば、さらなる業務の効率化にもつながるでしょう。しかしテレワークを導入すると、電話や郵便物、あるいは突然の来客への対応など課題が出てくるかもしれません。そんなときは、サーブコープのご提供するバーチャルオフィスがおすすめです。
・郵便物の受け取りや転送、電話の応対
サーブコープのバーチャルオフィスでは郵便物を受け取り、指定先へ転送することができます。また、電話は代わりに受け取って要検討を聞き、その内容をメールなど指定された方法で伝達。大切な商談に関わる連絡など、受け損じによる機会損失を防ぎます。
・会議室や個室オフィス、コワーキングスペースの利用が可能
さらにサーブコープの場合、実際に存在するレンタルオフィスの住所をバーチャルオフィスとして利用するため、オプションサービスとして会議室や個室オフィスの利用も可能です。大切な商談のため落ち着いて集中できる場所がほしい、あるいは出張先でオンライン商談やリモート営業を行いたいといった際に、とても便利。さらに、1日3時間までなら、コワーキングスペース内にあるワークスペースを利用できるのもメリット。
顧客の来訪がある場合にも、プロフェッショナルな秘書が対応します。なお、バーチャルオフィスで利用できる住所はいずれも都市部の一等地にあるため、対外的な信頼性も保つことができておすすめです。
サーブコープのバーチャルオフィスのご利用に興味のある方はお気軽にお問い合わせください。
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