レンタルオフィス代の勘定科目は？経費として仕訳する際のポイントも解説

ビジネスの拠点としてレンタルオフィスを活用する方が増えてきました。
レンタルオフィスを利用すると利用料金などの費用を支払いますが、支払った費用を経費として計上するには勘定科目などのポイントを知っておかなくてはなりません。
この記事では、レンタルオフィス代を経費計上するときの勘定科目やポイントを、具体的な仕訳例を使ってわかりやすく解説します。

レンタルオフィス代は経費計上できる？

レンタルオフィス代は、その使用目的が事業に関連するものであれば経費計上できます。

経費とは、事業収入を得るためにかかった費用をさします。
たとえば、販売した商品の仕入金額、人件費、交通費、広告宣伝費、事業所の家賃や水道光熱費、電話やインターネット料金、交際費などです。

そのため、レンタルオフィスを事務所として利用していたり、レンタルオフィスの会議室を借りて経営会議や企画会議を行ったりする場合は、経費として認められます。

また、レンタルオフィスに行くために使った交通費も経費に計上できます。

一方、事業に関係なくプライベートでレンタルオフィスを利用した場合、その利用料や交通費は経費に計上できません。

プライベートな支出を事業経費に含めて確定申告すると、経費を不正に計上して税金を逃れる行為、つまり脱税を行ったと判断され、重いペナルティを受けるおそれがあります。

また、プライベートな支出の経費計上が故意でなくても、申告に間違いがあったとして、過少申告加算税が課されるので注意しましょう。

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レンタルオフィス代を仕訳する際の勘定科目

レンタルオフィス代を仕訳する際の勘定科目は、利用した内容によって異なります。

レンタルオフィス代は利用内容ごとに、利用料金とオプションサービスにかかる料金に大きくわけることができます。
次に、それぞれの経費に使う勘定科目を確認しましょう。

利用料金

利用料金とは、レンタルオフィスを利用するうえで最低限必要なレンタル料金です。

よって、勘定科目は賃借料か地代家賃を使います。
しかし、それぞれの使い方には違いがあります。
詳しく見ていきましょう。

【賃借料で仕訳】

レンタルオフィスは、オフィスという空間を借りるサービスと考えられるので、勘定科目には賃借料を使用します。

また、借りた部屋の料金だけでなく、複合機などのオフィス機器利用料やWi-Fi利用料なども賃借料で仕訳することができます。

たとえば、レンタルオフィスの利用料が10万円、オフィス機器利用料が1万円、Wi-Fi利用料が5千円の場合、賃借料の金額は次のようにすべての合計額11万5千円です。

なお、摘要欄にレンタルオフィス代以外の費用を書いておくと、後から確認しやすくなり記帳もれ防止に役立ちます。

【地代家賃で仕訳】

レンタルオフィスは、一部のスペースを独占使用しているとも解釈できるので、勘定科目には地代家賃を使うこともできます。

ただし、地代家賃はあくまで借りた部屋の料金にのみ使える勘定科目であり、オフィス機器利用料やWi-Fi利用料などは、それぞれに適した勘定科目で仕訳しなければなりません。

たとえば、レンタルオフィスの利用料が10万円、オフィス機器利用料が1万円、Wi-Fi利用料が5千円の場合、次のように仕訳します。

オプションサービスの料金

オプションサービスは施設によって違いますが、下記がオプションサービスになる場合に、どの勘定科目を使用するかを説明します。
わかりやすく表にまとめ、仕訳例も記載しますので、仕訳時の参考にしてください。

※1　10万円以上のものは固定資産に該当する場合があります。
※2　登記費用に含まれる印紙代は租税公課で仕訳します。

レンタルオフィス代を仕訳する際の3つのポイント

レンタルオフィス代を仕訳する際に、知っておくべきポイントが3つあります。

レンタルオフィス代を経費に計上するために重要なポイントなので、必ず確認しておきましょう。

1．利用料金は賃借料もしくは地代家賃で仕訳することができる

1つ目のポイントは、利用料金に使える勘定科目を知っておくことです。

上記で説明しましたが、レンタルオフィスの利用料金の勘定科目は、賃借料もしくは地代家賃を使うことができます。

ただし、地代家賃は借りたスペースにかかる料金のみの勘定科目であることに注意しましょう。オフィスとして、区切られた一部のスペースを独占使用している場合には、利用料金を地代家賃として処理し、オフィス機器やWi-Fiの利用料は、通信費などの別の勘定科目で処理する必要があります。

一方、レンタルオフィスの利用料金を賃借料で仕訳する場合は、オフィス機器などの利用料も同じ賃借料勘定に含めて処理することができます。

2．勘定科目は同じものを使い続けないといけない

ポイントの2つ目は、一度採用した勘定科目は毎期同じものを使い続けないといけないことです。

決算書は事業の状況を正しく反映するもので、利害関係者に正しい情報を提供する役割があります。
そこで、情報が故意に操作されないために、一般的に守るべき会計ルールとしてまとめられたものが企業会計原則です。

企業会計原則の1つに「継続性の原則」というルールがあります。
継続性の原則とは、一度採用した会計処理や手続きは毎期継続して適用し、理由なく変更しないことを求める原則です。

この原則は期間比較を可能にして、決算書の信頼性を確保する目的があるので、正当な理由がない場合は、レンタルオフィス代の勘定科目は毎期同じものを使いましょう。

3．レシートや領収書は残しておく

3つ目のポイントとして、レンタルオフィス代を支払ったときのレシートや領収書を保管することがあげられます。

レシートや領収書はレンタルオフィスのサービスにお金を支払ったことを証明する書類です。
経費として処理する際にも、レシートや領収書などに記載されている取引年月日や相手先、金額、利用内容を根拠にして処理方法を判断します。

つまり、レシートや領収書がない経費は根拠のない経費として、税務署から架空経費を疑われるおそれがあるので、十分注意しなければなりません。

また、レシートや領収書などの書類は保存義務があり、法人税法や所得税法などで保存期間も細かく定められています。

よって、経費のレシートや領収書は必ず残しておきましょう。

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レンタルオフィス代の勘定科目についてよくある質問

レンタルオフィスを利用すると、利用料金以外にもさまざまな支払いがあり、どのように処理すればよいのか悩んでしまうこともあるでしょう。

勘定科目についてよくある質問の中から、この記事では入会金と保証金について解説します。

入会金の勘定科目は何ですか？

入会金は「諸会費」で処理するのが一般的です。

レンタルオフィスを契約する際に、初期費用として入会金や事務手数料を支払う場合があります。
たとえば、入会金1万円、事務手数料2千円でレンタルオフィスを契約したときの仕訳は次のようになります。

保証金の勘定科目は何ですか？

保証金は「差入保証金」などの資産勘定で処理します。

保証金とは、賃料の滞納や物件の破損などに充てるために貸主に預けられるお金です。
つまり、レンタルオフィスを解約時に賃料滞納や修繕がなければ、そのまま返還されるしくみになっています。

よって、保証金は経費に計上することはできません。

たとえば、契約時に5万円の保証金を支払い、解約時に修繕費1万円を差し引かれて返還された場合の仕訳は次のとおりです。

【契約時】

【解約時】

（まとめ）適切な勘定科目を使って経費計上しましょう

レンタルオフィス代を経費として仕訳するときは、利用内容によって勘定科目を選択する必要があります。
また、事業のために利用したレンタルオフィス代は経費にできますが、プライベートで使った支出は経費計上できません。

よって、レンタルオフィス代を経費に計上するときは、①最適な勘定科目を選ぶ ②継続して使う（一度使用した勘定科目は変更しない）③領収書を保管しておく、の3つのポイントを意識して計上しましょう。

サーブコープのレンタルオフィスでは充実した設備やサポートを利用することができます。レンタルオフィスで事業展開を目指す方は、お気軽にお問い合わせください。

（監修者 プロフィール）
監修：内山智絵
「内山会計事務所」代表。大学在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人の地方事務所で上場企業の法定監査などに10年ほど従事した後、出産・育児をきっかけに退職。現在は、個人で会計事務所を開業し、中小監査法人での監査業務を継続しつつ、起業女性の会計・税務サポートなどを中心に行っている。