レンタルオフィスのセキュリティは安全？ネットワークなど9つの注意点を紹介
自宅以外の作業場所がほしい起業家やフリーランスの方はコワーキングスペースやレンタルオフィスを利用されている方も多いのではないでしょうか？
しかし、機密情報や個人情報を扱うようになると、セキュリティに配慮する必要が出てきます。そのため、レンタルオフィスのセキュリティに関してどのようなポイントをチェックするべきかを知る必要があります。
本記事では、レンタルオフィスを選ぶ際に注目すべき9つのセキュリティポイントを詳しく解説します。
レンタルオフィスのセキュリティは安全
レンタルオフィスのセキュリティは、適切な対策が施されていれば十分に安全です。オートロックなどの物理的なセキュリティやネットワークセキュリティが施されていれば安心して利用できます。他にも顔認証システムや24時間体制の監視カメラや有人受付などセキュリティ対策は様々あります。
レンタルオフィスを提供する事業者は、顧客に質の高いサービスを提供する一環としてセキュリティに力を入れています。また、昨今の情報漏洩やサイバー攻撃などの重大事案への対策としてもセキュリティ対策に取り組んでいます。
検討中のレンタルオフィスがどのようなセキュリティ対策をしているのか、確認して利用するようにしましょう。
レンタルオフィスのセキュリティ対策
レンタルオフィスでは大きく分けてネットワークセキュリティと物理的なセキュリティ対策が行われています。ここではそれら2つの対策について解説します。
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ネットワークセキュリティ
レンタルオフィスのネットワークセキュリティでは、不正アクセスがされないようにする対策と不正アクセスがされたときの対処が必要となります。例えば、SSID（ネットワーク名）と暗号化キーを契約者しか使えないようにする対策があげられます。
また、事業者側が偽のネットワーク名が公開されていないかを監視することもあります。これは、サイバー攻撃の一つに偽のネットワークに接続させて重要な情報を抜き取る手法があるためです。利用者が偽と気づかずに接続してしまうと不正アクセスの被害を受ける可能性があるため、利用者側でも注意する必要があります。
物理的セキュリティ
レンタルオフィスの目に見えるセキュリティとしては、オートロック、顔認証、監視カメラ、有人受付などがあげられます。これらによって、契約者以外は入室できないようになっています。
また、パソコンの画面や書類を盗み見てしまわないようにパーテーションで席を区切っているところもあります。安全に書類を処理できるシュレッダーを設置しているとなお良いでしょう。そのほか、鍵付きのロッカーを使えるレンタルオフィスもあります。クレジットカードや書類などの貴重品を安全に保管することができます。
さらに、警備員が巡回している場合もあります。レンタルオフィスと契約している場合とレンタルオフィスが入居しているビルが契約している場合があり、警備員はフロアの巡回や防犯カメラのチェックなどを行います。
レンタルオフィスのセキュリティで注意すべき9つのポイント
次にレンタルオフィスのセキュリティで注意するべき9つのポイントを解説します。すべてを高い水準で備えているレンタルオフィスは少ないですが、自分が求める機能はどのようなものかを意識しながら検討してみましょう。
- ネットワーク環境
- 監視カメラ
- オフィス環境
- 電話ブース
- 入退館管理
- 受付サービス
- 鍵のタイプ
- 郵便物・宅配便の管理
- シュレッダー
1. ネットワーク環境
まずはレンタルオフィスでインターネットを使う上でのネットワーク環境のセキュリティを確認する必要があります。前述のようにWi-FiのSSIDと暗号化キーに対して、契約者以外の人が使えないように対策されているかが考えられます。
さらに、推測しにくいSSID名を使用されていたり、外部から見えないSSID設定にしていたり、定期的にSSID名の変更がされたりするようになっているとさらにセキュリティが高いレンタルオフィスと言えます。
また、暗号化キーに関連するセキュリティ対策もあります。
例えば、
- 複雑で長い暗号化キーの使用（文字、数字、記号を組み合わせた12文字以上）
- 各契約者に固有の暗号化キーの提供
- 暗号化キーの定期的な変更
- 最新の暗号化方式（WPA3など）の採用
などが考えられます。
これらの対策をしているかどうかによってネットワーク環境の安全性を確認することができます。
2. 監視カメラ
監視カメラは、なんらかの事件等があった際の証拠として使われるだけでなく、監視していること自体が犯罪の抑止効果をもたらします。
近年監視カメラシステムも改善されており、専用アプリやWebブラウザで録画やリアルタイムの映像を見ることができます。監視カメラがあれば、スタッフのいない時間帯に発生した事件やマナー違反、ルール違反、不審な動きをしている人物などに素早く気づくことができます。
3. オフィス環境
利用するオフィスの環境もチェックする必要があります。大きく分けると、共有スペースで作業する場合と個室タイプで作業する場合があります。
個室タイプと言っても、天井が仕切られていない半個室タイプもあります。その場合には覗き見や音漏れによる情報漏洩のリスクが伴います。
高いセキュリティを確保したい場合には、完全個室タイプを選ぶようにしましょう。その上で防音対策がされているか、中の様子が見えないようになっているかをチェックするとよいでしょう。
なお、気分転換のために、単純な作業などは共有スペースを使うと有意義な時間になることもあるでしょう。
4. 電話ブース
契約できるレンタルオフィスが半個室や共有スペースしかない場合もあります。そのような場合には電話ブースが個室であるかがポイントになります。
電話のできるオープンスペースもありますが、情報漏洩や周囲への配慮の観点から使いにくいと感じる人も多いかもしれません。そのため、電話ボックスのような個室があるかどうかをチェックしましょう。個室の電話ブースがあれば、他の利用者に会話の内容を聞かれてしまう心配はありませんし、周りの迷惑になることも防げます。
さらに、あると嬉しい電話ブースの機能としては、高い防音機能やパソコンやマウスを置く十分なスペース、換気設備などがあげられます。
5. 入退館管理
入退館の管理システムには様々な形式のものがあります。例えば、ICカードをかざすタイプや専用アプリでQRコードを読み取るタイプ、指紋などの生体認証タイプ、受付での紙媒体で管理するタイプなどがあります。
どの程度のセキュリティレベルを求めるかによって、必要な管理システムは変わってきます。不正入館が全く起こり得ないくらいの高いセキュリティレベルを求めるのであれば生体認証が必要になるかもしれませんし、レンタルオフィスと利用者との間で信頼関係があるのであれば、紙媒体での管理でも良いかもしれません。
6. 受付サービス
レンタルオフィスの受付に人がいるか、無人になっているかもセキュリティに関わります。受付にスタッフがいる場合には、来訪者の出入りが確認されるため、不審な人物の発見が早まります。また、郵便物の受取サービスをしているところもありますので、郵便や宅配便などの受け取り忘れが減ります。
ただし、スタッフがいる時間は施設によって異なるため、各レンタルオフィスのホームページなどを確認しましょう。
7. 鍵のタイプ
レンタルオフィスの鍵のタイプには、カードキーや顔認証などがあります。セキュリティ性の高い鍵が備え付けられていればトラブルは起こりにくい傾向にあります。施設に入るための鍵だけでなく、フロアに入るための鍵や個室の鍵など設置されている箇所はこだわっていいかもしれません。
8. 郵便物・宅配便の管理
レンタルオフィスの住所宛に郵便や宅配便を送ってもらうようにした場合には、その管理体制をチェックする必要があります。レンタルオフィスの郵便受けに一括ですべての郵便が届く場合や、契約者用の郵便受けに個別に投函される場合など、施設によって郵便物の受け取り方に違いがあります。
郵便物を受け取る機会が多い方は、そのように郵便を受け取るシステムになっているか確認した方がよいでしょう。
よりセキュリティ性が高いのはスタッフが管理して、受け渡ししてくれるサービスです。レンタルオフィスによっては郵便物が届いたときにメールで通知してくれるサービスがありますので、安心して利用できるところを探してみましょう。
9. シュレッダー
オフィスとして利用すると、自社だけでなく他社の機密情報を取り扱うことがあります。印刷やデータとして保存したときに適切に処分する必要があります。
そのため、紙の処分にシュレッダーを使い、内容がわからないようにします。さらに、USBやディスクの処分も行える設備があるとよいでしょう。
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（まとめ）自社のビジネスに適したセキュリティか確認しましょう
レンタルオフィスのセキュリティは、適切な対策が施されていれば十分に安全です。本記事で紹介した9つのポイントは以下です。
- ネットワーク環境
- 監視カメラ
- オフィス環境
- 電話ブース
- 入退館管理
- 受付サービス
- 鍵のタイプ
- 郵便物・宅配便の管理
- シュレッダー
これらを総合的に検討して、自社のビジネスに合った安全なレンタルオフィスを選ぶようにしましょう。気になる施設があれば、内見をしてみるとよいでしょう。
