バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いとは？それぞれの特徴を解説

起業や新拠点の設立時のイニシャルコストを抑えることを目的に「バーチャルオフィス」や「レンタルオフィス」といった“新しいオフィスの形態”を選択する人が増えています。新しいオフィス形態の最大の魅力はコスト面ですが、後に事業を拡大したいときや、役所や公的機関へ許認可を求める際などに課題が生じることもあります。
したがって、新しいオフィス形態の特徴を把握し、自分の事業内容と将来展望をふまえた上で、契約を検討するのが賢明です。そこで今回は「バーチャルオフィス」、「レンタルオフィス」の特徴をまとめ、それぞれのサービスのメリットやデメリット、選び方のポイントなどを解説します。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

バーチャルオフィスとレンタルオフィスはともにコストを削減できるオフィスの形態ですが、内容が異なるサービスです。

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスを借りることなしに事業用の住所など、オフィスの機能の一部を借りられるサービスです。
一方のレンタルオフィスは、契約により個室オフィスを利用できるサービスです。一般的な賃貸オフィスを借りるより低コストで事務所を確保することができます。オフィス家具、Wi-Fiやコピー機などの充実した設備を使用できることもメリットです。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは、物理的なオフィススペース（またはデスク）の有無です。バーチャルオフィスとレンタルオフィス、両方を提供している施設も少なくありません。最初にバーチャルオフィスを契約して住所のみを使用し、事業が拡大したときにレンタルオフィスに変更するといった形で使われていることも多いです。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの比較表

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについて、以下の比較表にまとめました。

バーチャルオフィスは「コスト」「契約のしやすさ」という点で優れていることがわかります。都心一等地の住所を低価格で契約し、事務所住所として表記ができます。オンライン手続きだけで契約できるサービスもあり手軽です。

レンタルオフィスは、バーチャルオフィスより初期費用、ランニングコストともに料金が高く、審査が必要となる場合もあります。しかし、都心や顧客の最寄りなどの自分が希望する場所に、賃貸オフィスを借りるより低コストで業務スペースを確保できることが一番の魅力です。

なお、業務スペースがある方、自宅で仕事ができる方、ECショップ事業者、特定の業務スペースを必要としないカメラマンやスタイリスト、ジムトレーナーなど、ビジネス住所が利用できれば良い方にとっては、バーチャルオフィスがおすすめです。逆に、業務スペースが必要な方、自宅で仕事できない方、または業務場所を決めて集中したい方には専用デスクが用意されているレンタルオフィスがおすすめでしょう。

次に、バーチャルオフィスとレンタルオフィス、それぞれの特徴をくわしくみていきましょう。

バーチャルオフィスの特徴

バーチャルオフィスとは、実際の物理的なオフィスを借りずにビジネスに必要な住所や機能を借りることができるサービスです。バーチャルオフィスの住所は、法人登記が可能な場合が多いです。事業を始めるにはバーチャルオフィスを利用すれば物理的なオフィスを持たなくてもスムーズに開業できます。

前述のとおり、レンタルオフィスとの大きな違いは、オフィス設備・ワークスペースの有無です。なお、許認可の取得や、事業融資を申し込む場合は、バーチャルオフィスに比べると、レンタルオフィスの方が審査は有利に進む可能性が高いです。

以下はバーチャルオフィスの代表的な３つの特徴です。

・オフィス設備がない
バーチャルオフィスは住所貸しが主なサービスです。そのため、業務を行うための設備は用意されていないのが一般的です。

・個室オフィスがない
バーチャルオフィスでは業務用の個室はない場合がほとんどです。事業者によっては共用で利用できるワークスペースがあります。予約制で会議室や打ち合わせのためのスペースが利用できるところもあります。

・法人登記は可能
バーチャルオフィスの住所は法人登記に使用できる場合が多いですが、業種によって登記はできても「許認可」が許可されないことがあるので注意が必要です。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットとして、以下があげられます。

• 月数千円という低コストで法人登記が可能な住所を利用できる

起業するときにはできるだけ費用を抑えながら準備はスピーディーに進めたいですが、バーチャルオフィスを契約すればスタート時から都心一等地の住所で法人登記をすることができます。事業が軌道にのるまでの間、住所はバーチャルオフィスを使って、業務は自宅や郊外のオフィスで行えばコストを大幅に削減できます。

• 契約手続きが比較的簡単で、すぐに事業拠点として利用可能

フリーランスのクリエイターやECショップ経営者が自宅で仕事をしている場合、自宅の住所を公開したくないと考えることも多いでしょう。バーチャルオフィスは契約手続きが簡単で、営業用の名刺に表記したり公式Webサイトに表示したりする住所がすぐに利用可能です。

• 郵便物の転送や電話対応などの受付業務を任せられる場合もある

バーチャルとはいえ事務所の住所として表示すれば、郵便物が届くことや電話で問い合わせが入ることもあるでしょう。バーチャルオフィスサービスの多くは「郵便物受取り」を行っていて、利用者は定期的にバーチャルオフィスを訪れて郵便物を引き取るか、郵便物を自宅などに転送してもらうのが一般的です。また、契約者の希望があれば「電話対応」サービスを提供する事業者もあります。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスのデメリットとしては、以下があります。

• 物理的なオフィススペースがない

バーチャルオフィスの契約にはオフィススペースが含まれないので、業務を行う場所は別途自宅などに確保する必要があります。ただし、バーチャルオフィスのオプションサービスで一時的にコワーキングスペースを使用できたり、会議室を借りられたりすることもあります。

• 法人口座の開設が難しいことがある

業務実態のある場所と表記住所が異なるバーチャルオフィスでは銀行口座の開設のための審査が厳しくなります。マネーロンダリング対策などのため、金融機関に法人口座を開設するための審査が厳格化されているためです。しかし事業内容を明確にして書類を整えれば口座開設できることが多いので、バーチャルオフィス事業者や銀行に相談しながら進めましょう。

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• 業種によっては開業できない

いくつかの業種では事務所や執務スペースの要件などが定められており、バーチャルオフィスでは開業できません。バーチャルオフィスでは開業できない主な業種として「人材派遣業」「建設業」「不動産業」「古物商」などがあります。自分の事業がバーチャルオフィスで問題なく開業できるかについては、個別に確認しましょう。

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バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスを選ぶときは、次のようなポイントで比較検討し、自分にあったサービスを見つけましょう。

• 月額利用料

バーチャルオフィスの月額利用料は、数千円～3万円程度までさまざまです。利用料は提供する住所の立地の良さとサービス内容によって決まります。

• 住所のステータス　

住所のステータスは、業種によっては自社のブランディングや信用力に直結する要素となるので、顧客への影響度を検討した上で決定していくと良いでしょう。

• オプションサービス

オプションサービスは運営会社ごとに大きく変わります。電話応対、郵便物受取・転送サービスは多くのバーチャルオフィスで提供されています。ほかに、一時的に利用できる個室オフィスや貸会議室がある場合や、事業拡大に伴うレンタルオフィスへの切り替えなどが可能な運営会社もあります。働き方キャリアビジョン、事業計画に合わせて選びましょう。

• 運営会社の信頼性

バーチャルオフィス事業は参入が容易なため、多くの企業によって提供されています。そのなかで、銀行や顧客の信頼を得ながら事業を拡大継続していくために、信頼できる運営会社のサービスを選ぶことが重要です。バーチャルオフィス事業で長年の実績がある会社を選ぶことがおすすめです。

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レンタルオフィスの特徴

レンタルオフィスとは、簡潔に表現すると「すぐに使える状態」のオフィスを借りる形態です。内装や必要な什器、通信インフラといったオフィスを新設する際に必要となる設備環境がすでに整えられた状態であるため、イニシャル時の時間や手間を大幅にカットできるのが特徴です。前述のとおり、バーチャルオフィスとの違いは、オフィス設備・ワークスペースが存在するかどうか、となります。以下はレンタルオフィスの代表的な３つの特徴です。

• オフィス機能が完備　

レンタルオフィスは、事務所に必要なデスクやチェア、コピー機、シュレッダーといった設備、固定電話などの通信設備があらかじめ備えられた空間です。

• 個室

レンタルオフィスは、複数名が同じ空間で仕事をするシェアオフィスやコワーキングスペースと異なり、独立した空間です。このため通常の賃貸オフィスとほぼ同じように使えます。ただし一般の賃貸物件と違い、レンタルオフィスには机や椅子などの備品も含まれ、会議室などの共用設備も利用できます。入居時の会社規模や業態により必要となるレンタルオフィスの広さや場所を選定し、オプションサービスを追加することで、より機能的な活用が可能です。

• 許認可取得・法人登記・口座開設も可能

レンタルオフィスは貸事務所とほぼ同じ機能であるため、法人登記はもちろん、許認可の取得や、法人口座開設にも利用できます。

レンタルオフィスのメリット

レンタルオフィスの具体的なメリットとして、以下があげられます。

• 一般的な貸事務所より初期費用を抑えられる

賃貸物件をオフィスとして契約する場合、賃料の1年分程度の保証金や手数料など多額の費用が必要です。しかしレンタルオフィスの保証金や賃料は一般の貸事務所より低く設定されており、初期費用を安く抑えることができます。

• オフィス設備が完備され、すぐに仕事を始められる

レンタルオフィスの個室にはオフィス家具が備えられ、高速インターネット環境も完備。空室があれば入居してすぐにビジネスを開始することができます。

• プライバシーが保たれる個室を利用可能

レンタルオフィスはプライバシーが保たれた自分専用のスペースで、集中して業務ができる環境です。

• 事業の拡大に応じてスペースを拡大できる

さまざまなサイズのレンタルオフィスを提供している事業者と契約した場合、事業の拡大に合わせてレンタルオフィスを広いワークスペースに変更することが容易で、引っ越し費用もほとんどかかりません。

レンタルオフィスのデメリット

レンタルオフィスのデメリットとして、以下があげられます。

• 大きな荷物が置けない

レンタルオフィスは業務専用のスペースなので、大きな荷物を置くことは不向きです。ECショップなど、在庫を抱える業種の場合は注意が必要です。

• 他の入居者の話し声が聞こえる場合がある

レンタルオフィスには隣り合って多くの入居者がいます。場所によっては防音が不十分で他の入居者の話し声や物音が聞こえてしまい、気になることがあります。このようなオフィスでは自分の話し声も外に漏れている可能性が高くプライバシー確保についても不安があります。防音性が高いレンタルオフィスであれば、セキュリティ面で安心できます。

レンタルオフィスの選び方

レンタルオフィスを選ぶ際には、以下の３つのポイントに絞って検討すると、ニーズにマッチしたサービスを探しやすくなります。

• 立地と賃料　

立地が都心の一等地であれば賃料は高く、それ以外では安くなります。また、オフィスビルのグレード、レンタルオフィスの内装や設備によっても違ってきます。自分の事業の信頼度を上げたいならある程度の予算を確保して、ステータスの高い立地を選びましょう。

• セキュリティ　

レンタルオフィスの個室は専有スペースですが、受付や共有スペースには多くの人が出入りします。まず有人受付かどうか、個室の防音性はどうか、安全なインターネット接続を提供しているかなど、レンタルオフィスではセキュリティ面を入念にチェックしましょう。

• オプションサービス

レンタルオフィスには各種のオプションサービスがあります。オプションサービスには、「コピー機の使用」「貸会議室」「電話応対と秘書サービス」「ドリンクサービス」などがあります。まず、月額利用料に含まれるサービスとそれ以外を確認しましょう。自分が利用したいオプションサービスがあるか、基本利用料とオプション料金のコストなどを比較検討して選びましょう。

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まとめ

今回は、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについて解説しました。バーチャルオフィスは住所のみを低コストで借りられるサービス、レンタルオフィスは一般の貸事務所よりも低価格でオフィスが借りられるサービスです。

今回はバーチャルオフィス、レンタルオフィス、それぞれの選び方のポイントも紹介したので、参考にしながら自分に合った、そして自分のビジネスにとってプラスになるオフィス選びを成功させてください。