秘書代行・電話代行サービスの魅力とは？ メリットや使い方を解説
パンデミック以降、テレワークを引き続き取り入れている企業、オフィスを手放し、完全テレワーク化する企業、オフィス勤務に再度戻している企業など働き方は企業によってさまざまです。テレワークは移動に伴うコストや従業員の負担が軽減できる一方で、課題を抱えるケースも少なくありません。電話や郵便物などの対応は、その一つに挙げられるでしょう。
そこで注目されているのが、「秘書代行」「電話代行」と呼ばれるサービス。すでにこうしたサービスを活用し、業務効率化を果たしている企業も多く見られますが、本記事ではそんな秘書代行・電話代行サービスの魅力やメリット、そして自社に適したサービスの選び方などについて詳しく見ていきます。
秘書代行サービスとは？ 電話代行サービスと何が違う？
秘書代行サービスと電話代行サービスは別々のサービスとして提供する事業者もいれば、秘書のように電話に対応するといった意味で「秘書代行」という表現を使用する事業者もいます。
電話代行サービス
電話代行サービスとは端的に、本人に代わって電話に対応するというもの。用件を聞いて本人の電話に転送したり、不在時には留守電やメールなどで情報を伝えたり、代理で電話対応を行うのがメインです。簡単な受け答えで本人に取り次ぐ場合もあれば、知識を十分に備えた会社の一員として、まるで秘書のように電話に対応するケースを秘書代行と呼ぶ場合もあるようです。
秘書代行サービス
これに対し、電話代行とは別のサービスとして打ち出している「秘書代行サービス」は、電話に応対以外にも、ビジネスシーンで必要となる多様なサービスを行ってくれます。例えば、メールの一次対応やスケジュール管理、アポイントの調整に始まり、経理業務や資料の制作・翻訳までを担うなど業務の幅が広く、文字通り「秘書」のように片腕となって事務作業をサポートしてくれます。
電話代行・秘書代行の代表的なサービス5つ
「雑務を一任できれば本業に集中できる」のが、秘書代行・電話代行を利用する最大のメリットですが、サービス内容は事業者によってさまざまです。ここでは、代表的な5つについて詳しく解説します。
- 電話対応
- メール対応
- スケジュール管理、アポイントメントの調整
- 経理機長や領収書・請求書の処理
- 資料作成
電話対応
本人に代わって、専任スタッフが電話に一次対応するサービス。かかってきた電話を転送したり、用件を聞き取ってメールで用件を伝えたりします。これに秘書代行のサービスが加わると、電話をいちいち転送せずに、社員のひとりとして要件に対応する場合もあります。
また、電話対応サービスにはコールセンターの役割を担う形態もあり、通販やキャンペーン、イベントなど、一度に多くの電話に対応する場合は、複数名体制でコールセンター代行を提供するサービスもあります。
メール対応
電話連絡と同じように、本人に届いたメールを代わって確認したり、自ら返信してくれたりするのが「メール対応」です。日々、受信するメールの中には業務とは一切関係のない営業やスパムメールもあります。また、本人が回答する必要のない連絡も。本当に重要なものだけを報告してくれると、作業の効率化につながります。
スケジュール管理やアポイントの調整
スケジュール管理やアポイントの調整は、まさに秘書ならではの業務でしょう。電話やメール応対と連携し、本人に代わってスケジュールを管理。顧客やクライアントとのアポイント調整も一任できるので助かるでしょう。
経理記帳や領収書・請求書の処理
「経理代行」というサービスも存在していますが、秘書代行サービスを提供する事業者の中には、記帳や請求書の発行、領収書の処理や振り込み、給与計算などの経理業務を任せられるケースもあります。経理の知識があるスタッフを雇用する人件費も削減できるので、メリットは大きいでしょう。
資料作成
商品を説明する資料やミーティング用のパワーポイントなど、資料の作成に要する時間は少なくありません。秘書代行サービスに一任できれば本業に集中できる時間も増えるほか、英語や中国語など外国語への翻訳を任せられるバイリンガル秘書サービスを利用すれば、事業の発展にもつながり一石二鳥です。
電話代行・秘書代行サービスを利用しやすい業種
秘書代行・電話代行サービスは、具体的にどんな業種や職種にとってメリットが大きいのか。ここで、おすすめの使い方と合わせてご紹介しましょう。
テレワーク
テレワークを導入しても来客や電話、郵便物の対応のために、誰かしら出社するというケースは少なくありません。しかし秘書代行・電話代行サービスを利用すれば、その必要はなくなります。従業員それぞれ別の場所にいても、各自に必要な連絡等を個別に行ってもらえるため、業務効率が高まるでしょう。そのため、テレワークには秘書代行・電話代行サービスの併用がとても有効です。
eコマース
eコマース事業を展開していると、商品等に関して日々たくさんの電話が入ります。1つ1つ社内で対応していたのでは非効率ですし、人的コストも無視できません。そこで電話代行サービスを活用し、マニュアルに沿って対応してもらいます。そうすれば従業員は、よほど困難あるいは重要な対応のみで済むでしょう。注文や質問だけでなく、クレーム対応なども依頼することが可能です。
ベンチャー企業
少数精鋭のベンチャー企業にも、秘書代行・電話代行サービスがおすすめです。マニュアルさえあれば誰でも対応可能な業務を任せることで、従業員はより生産性の高い業務に集中できます。また、電話対応などのために専門スタッフを雇用するコストも不要。プロによる一次対応なら顧客からの印象を損なうことなく、むしろ高められるはずです。
営業職
外出の多い営業職にとって、電話や来客などは逃してしまいがちです。しかし、中には大きなビジネスチャンスにつながる機会も少なくありません。秘書代行・電話代行サービスを利用すれば、そうしたチャンスを逃さず営業活動が行えます。また、1日に何件ものアポイントをこなす営業職なら、スケジュール管理を代行してもらうこともメリットは大きいでしょう。
役員
役員は会社にとっての重要事項を取り決めたり、経営上で大切な商談や打ち合わせ等に出向いたりと多忙です。例えば商談の機会を得ようと役員あてに営業電話が入り、これに1つ1つ自ら対応していたのでは非常に非効率でしょう。電話代行サービスでフィルタリングを行えば、本当に必要な連絡にのみ対応すればよくなります。あるいは、突然の予定で急にスケジュールを変更する際、代わりに各所調整を取ってくれる秘書代行サービスの存在はメリットが大きいでしょう。
電話代行・秘書代行サービスの選び方とポイント
秘書代行や電話代行サービスと言っても、どこを選んでも同じというわけではありません。自社にとって重要な業務の一部を任せるわけですから、慎重に利用サービスを検討しましょう。ここでは、秘書代行や電話代行サービスを選ぶ際に注意したいポイントを解説します。
価格
安ければ良いというわけではありませんが、やはり価格は重要なポイントです。サービスを利用した結果、高額すぎてスタッフを社内で雇うのと変わらないのでは意味がありません。得られるメリットとコストとを比較し、適正な価格を考えましょう。
サービスの質や評判
特に受付や電話、メール等を代行してもらうなら、サービスの質にも十分に配慮しましょう。これらの対応は、そのまま相手にとって自社（あるいは自身）への評価につながります。第一印象が損なわれることで顧客からの評価が下がったり、ビジネスチャンスを逃したりすれば意味がありません。
サービスを利用している知り合いがいれば話を聞いてみる等、他者からの評判も参考にしてください。クチコミはすべて鵜吞みにはできませんが、あまりにマイナスな評価ばかりなら避けた方が無難です。
オプションサービスの種類
秘書代行・電話代行サービスと言っても、実際に提供されているサービスは前述した通りさまざまです。まずは自社の課題を整理し、電話、メール、経理など、どの範囲の業務までを代行してほしいのか、金額と照らし合わせながらしっかり見極めましょう。とはいえ、今後また依頼したい業務が増える可能性もあるでしょう。そのため、豊富なオプションサービスを提供していると、以後の拡張性を考えて安心です。
シェアオフィスとの連携
レンタルオフィスやバーチャルオフィスを提供する事業者の多くは、電話代行や秘書代行サービスが基本料金に含まれているケースや、オプションサービスとして提供されている場合がほとんどです。
シェアオフィスの多くは法人登記も可能なので、上記に紹介したサービス以外にも「郵便物の受け取りや転送」も利用できるほか、「会議室や個室の利用」といった、電話や秘書代行サービスに特化した事業者にはないサポートが充実しています。そのため、レンタルオフィスやバーチャルオフィスの利用を検討するのもありでしょう。
満足度が高い！ サーブコープの電話秘書代行サービス
レンタルオフィス事業者のサーブコープも、電話秘書代行サービスが充実しています。満足度が高いサービス内容を具体的に紹介します。
市外局番の電話番号をレンタルできる
テレワークを導入しても、やはり03や06など市外局番つきの電話番号は必要でしょう。「090」「080」などの携帯電話番号よりも、信頼度の高いプロフェッショナルな印象を与え、その後の会社のイメージにも大きな影響を与えます。
サーブコープでは国内に25ある拠点から、03や06など市外局番つきの電話番号の即日発行が可能。もちろん、この番号にかかってきた電話は全てプロフェッショナルなレセプショニストが対応し、ビジネスチャンスの全てを獲得できるようにいたします。
専任秘書による高品質な電話対応
電話代行サービスの中には、コールセンターで複数社の電話に応対する電話代行サービスが少なくありません。しかし、サーブコープではお客様ごとにプロの専任秘書が担当を務め、電話対応を行っています。お客様のビジネスを把握した上で、お客様のサービス内容や特性に応じて、個別に最適な対応が可能。ご希望の対応方法に関しても前もってしっかりとヒアリングをいたしますので、コールセンターとの歴然の差をすぐに感じていただけるはずです。そのため、品質の高さには多くの利用者様から定評を頂いております。中にはサーブコープでの電話対応がキッカケで、売り上げ拡大につながったという声もあるほどです。
プロフェッショナルな熟練のサーブコープチーム
サーブコープにご契約いただくと、専属秘書がアサインされ、ご希望にそってビジネスのサポートが可能です。ご利用方法は様々。スタッフの一人としてしっかりビジネスをサポートさせていただくこともあれば、10分単位で利用可能という特徴を活かして必要な時だけ依頼をするということも。
内容は、翻訳通訳、資料作成、予約業務に加え、グローバルなサーブコープのならではの多言語対応業務や総務タスク、経理、営業活動やウェブサイト構築、デザイン業務など多岐にわたります。もちろんスタッフは高度に熟練されているため、費用対効果が高く、クオリティが高いと好評です。中には秘書サービスをご利用いただくためにサーブコープにご契約いただく方もおり、人気のサービスと言えるでしょう。
スマホから会社の固定電話で発着信
オフィス以外での受発信が多い方は特に、各自のスマートフォンからの発着信を、固定電話番号で行いたいと思うのではないでしょうか。サーブコープは固定電話から受発信しているのと変わらず、お手持ちのスマホでやり取りできる「Onefone」アプリを独自で開発しました。
このOnefoneアプリを使えば、相手には固定電話番号が表示されるため、お使いの個人の携帯電話番号を公開する必要がありません。さらに電話秘書代行サービスと連携し、秘書が応対した電話をOnefoneへ転送すれば、内線のようにスムーズなやり取りが行えます。もちろんOnefone用に新しくスマホを用意する必要はなく、すでに持っているスマホにアプリをインストールするだけでご利用可能です。
また、通信にはネット回線を使うため、通話料の削減にもなり、ネットが繋がる場所であれば海外での利用可能。たとえ他の国に居ても、日本への“国内通話”が可能になります。
メールでのFAX送受信
業種によっては、まだFAXを連絡手段として活用している企業も少なくありません。とはいえ、やはり以前と比べればFAXの利用頻度が減っています。それにもかかわらずスペースを割いてFAX機材を置いておくことに、疑問を感じている方が多いでしょう。サーブコープの「サーブコープワンファックス」サービスは、オンライン上でFAXデータを保存でき、メールを用いての送受信が可能です。FAXの必要な取引先等との関係を保持しながら、FAX機材は社内から取り除くことができます。
ビジネス一等地にオフィスを持てる
サーブコープでご提供しているのは、電話代行だけではありません。例えばサテライトオフィスとしても使えるレンタルオフィスやコワーキングサービスをご提供しており、いずれも所在するのは各都市の一等地です。さらに郵便物の受け取り・転送や会議室のご利用など、ビジネスを行ううえで必要な幅広いサービスを提供しています。
まとめ
秘書代行や電話代行サービスについて、サービスの内容やメリットなどを詳しく解説しました。近年主流になりつつテレワークでも、非常にメリットの大きいサービスです。特にバーチャルオフィスと併用すれば、業務効率の向上につながるでしょう。
サーブコープでは電話代行のほか、市外局番の電話番号レンタルやスマホで固定電話での発着信が行えるアプリなど数多くのサービスをご提供しています。シェアオフィスも各都市の一等地に住所を持つことができ、取引先などからの信頼も損ないません。解決すべき課題を明確にし、自社に合った秘書代行・電話代行サービスを検討してみてください。
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