秘書代行・電話代行サービスとは？ メリット・デメリットや選び方を解説
テレワークなどさまざまな働き方が普及する一方、煩雑な事務処理作業やイレギュラーな問い合わせ対応など、役割分担が難しい業務も少なくありません。電話や郵便物などの対応は、その一つに挙げられるでしょう。
そこで注目されているのが、「秘書代行」「電話代行」と呼ばれるサービス。すでにこうしたサービスを活用し、業務効率化を果たしている企業も多く見られます。本記事ではそんな秘書代行・電話代行サービスの魅力やメリット、そして自社に適したサービスの選び方などについて詳しく見ていきます。
秘書代行サービスとは？ 電話代行サービスと何が違う？
秘書代行サービスと電話代行サービスのどちらを使えばよいかお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。これらを別のサービスとして提供する事業者もあれば、秘書のように電話に対応するといった意味で「秘書代行」という表現を使用する事業者もあります。
電話代行サービス
電話代行サービスとは、その会社の「従業員」として電話に対応するサービスです。用件を聞いて本人の電話に転送したり、不在時には留守電やメールなどで情報を伝えたりといった、あらかじめ決められた電話対応を行います。
電話応対で完結する範囲でも「まるで秘書のように電話に対応する」というキャッチコピーとして「秘書代行」と呼ぶ事業者も一部あるようです。
秘書代行サービス
秘書代行サービスとは、電話対応を含めたビジネスシーンで必要となる多様な秘書業務に対応するサービスです。例えば、メールの一次対応やスケジュール管理、アポイントの調整から、HP・SNS管理運用、経理業務や資料の制作・翻訳など、事業者によって対応できる業務の幅が広く、文字通り「秘書」のように片腕となっての事務作業のサポートが可能になります。
コールセンターとの違いや使い分けは？
電話代行のほかに、同じ電話を扱うサービスの一種である「コールセンター」についても違いを確認しておきましょう。
電話代行と秘書サービスは電話応対以外の秘書業務の有無という違いであり、件数の少ない電話お問合せに対応するという点では同じものです。
一方、コールセンターは「大量・同時」に発生する電話応対に対応するサービスです。例えば同時に注文が殺到する電話注文の受付のような業務が例に挙げられます。このような電話を「受ける」業務をインバウンドといいます。また、お客様へ企業側から電話を「かける」業務も請け負います。これをアウトバウンドといいます。
基本的に少数の電話に対応する秘書代行や電話代行とは異なるサービスです。
電話代行・秘書代行を利用するメリット
秘書代行や電話代行を利用することで、自社にどのようなメリットがあるかを確認しましょう。
人件費が削減できる
一日に数件かかってくる問い合わせ電話や営業電話の対応のために事務員を一人確保する場合、給与はもちろん社会保険料の雇用者負担や交通費などさまざまな経費が必要です。業務量によっては、秘書代行の方が経費を削減できる可能性があります。
教育研修が不要
スマホの普及で、特に若い世代を中心に電話応対に不慣れな方が増えています。電話ならではのコミュニケーションの取り方やマナーについて従来よりも時間をかけて研修を実施しなければならないことも。秘書代行ではすでに基本的な研修を受けたスタッフが即戦力として対応します。
仕事に集中できる
業務の中には集中力を必要としたり、大切なお客様との商談があったりします。いつかかってくるかわからない電話で業務を中断することがなくなります。
ストレスを軽減できる
営業電話がよくかかってくるなど、本業外の電話に応対するのは、意外と大きなストレスにつながっているかもしれません。
サーブコープが従業員3名以下の個人事業主・経営者300人を対象に実施した「生活に関するアンケート」によると、負担に感じている業務を外注した場合のメリットとして、ほかの回答の3倍以上の差をつけて「ストレスが減る」という回答にポイントが集まりました。必要な用件のみに絞ることで、仕事のストレスを軽減できるかもしれません。
電話代行・秘書代行を利用するデメリットはある？
メリットの多い秘書代行・電話代行サービスですが、一部デメリットも生じます。自社にとって大きな課題となる可能性があれば、同時に対処法も講じる必要があります。
その場での対応ができず、トラブルになる可能性がある
問い合わせ電話番号にかかってくる内容の中には、トラブルが発生している連絡や、即時に対応が必要なクレームであるケースもあり得ます。即座の対応や指示が必要な場合、秘書代行スタッフから担当者につなぐまでの間、タイムラグが発生してしまいます。
社内の人材育成・教育の機会が減る
社内で電話応対をする場合、取次をすることで自然に取引先の社名を覚えたり、先輩社員の話す内容から業務についての知識を学べたりといった人材育成に役立つ機会となります。秘書代行など外部に委託する場合、それらの機会は失われてしまいます。
電話代行・秘書代行の代表的なサービス5つ
「雑務を一任できれば本業に集中できる」のが、秘書代行・電話代行を利用する最大のメリットですが、サービス内容は事業者によってさまざまです。ここでは、代表的な5つのサービスについて詳しく解説します。
- 電話対応
- メール対応
- スケジュール管理、アポイントメントの調整
- 経理機長や領収書・請求書の処理
- 資料作成
電話対応
本人に代わって、専任スタッフが電話に一次対応するサービス。かかってきた電話を転送したり、用件を聞き取ってメールで用件を伝えたりします。これに秘書代行のサービスが加わると、電話をいちいち転送せずに、社員の一人として要件に対応する場合もあります。
また、電話対応サービスにはコールセンターの役割を担う形態もあり、通販やキャンペーン、イベントなど、一度に多くの電話に対応する場合は、複数名体制でコールセンター代行を提供するサービスもあります。
メール対応
電話連絡と同じように、本人に届いたメールを代わって確認したり、自ら返信してくれたりするのが「メール対応」です。日々、受信するメールの中には業務とは一切関係のない営業やスパムメールもあります。また、本人が回答する必要のない連絡も。本当に重要なものだけを報告してくれると、作業の効率化につながります。
スケジュール管理やアポイントの調整
スケジュール管理やアポイントの調整は、まさに秘書ならではの業務でしょう。電話やメール応対と連携し、本人に代わってスケジュールを管理。顧客やクライアントとのアポイント調整も一任できます。
経理記帳や領収書・請求書の処理
「経理代行」というサービスも存在していますが、秘書代行サービスを提供する事業者の中には、記帳や請求書の発行、領収書の処理や振り込み、給与計算などの経理業務を任せられる事業者もあります。経理の知識があるスタッフを雇用する人件費も削減できるので、メリットは大きいでしょう。
資料作成
商品を説明する資料やミーティング用のパワーポイントなど、資料の作成に要する時間は少なくありません。秘書代行サービスに一任できれば本業に集中できる時間も増えるほか、英語や中国語など外国語への翻訳を任せられるバイリンガル秘書サービスを利用すれば、事業の発展にもつながり一石二鳥です。
電話代行・秘書代行サービスを利用しやすい業種
秘書代行・電話代行サービスは、具体的にどんな業種や仕事、働き方にとってメリットが大きいのか、おすすめの使い方と合わせて紹介します。
テレワーク
テレワークを導入しても、来客や電話、郵便物の対応のために、一部の従業員は出社しなければならないというケースは少なくありません。秘書代行・電話代行サービスを利用すれば、その必要はなくなります。従業員がそれぞれ別の場所にいても、各自に必要な連絡を個別に行ってもらえるため、業務効率が高まるでしょう。テレワークには秘書代行・電話代行サービスの併用が有効です。
eコマース
eコマース事業を展開していると、商品等に関して日々問合せや発注の電話が入ります。1件1件社内で対応していたのでは非効率ですし、人的コストも無視できません。そこで電話代行サービスを活用し、マニュアルにそって対応してもらいます。そうすれば従業員は、よほど困難あるいは重要な対応のみで済むでしょう。注文や質問だけでなく、クレーム対応なども依頼することが可能です。
ベンチャー企業
少数精鋭のベンチャー企業にも、秘書代行・電話代行サービスがおすすめです。マニュアルさえあれば誰でも対応可能な業務を任せることで、従業員はより生産性の高い業務に集中できます。また、電話対応などのために専門スタッフを雇用するコストも不要。プロによる一次対応なら顧客からの印象を損なうことなく、むしろ高められるはずです。
営業職
外出の多い営業職にとって、電話や来客などは逃してしまいがちです。しかし、中には大きなビジネスチャンスにつながる機会も少なくありません。秘書代行・電話代行サービスを利用すれば、そうしたチャンスを逃さず営業活動が行えます。また、1日に何件ものアポイントをこなす営業職なら、スケジュール管理を代行してもらうこともメリットは大きいでしょう。
役員
役員は会社にとっての重要事項を取り決めたり、経営上で大切な商談や打ち合わせ等に出向いたりと多忙です。例えば商談の機会を得ようと役員あてに営業電話が入り、これに1つ1つ自ら対応していたのでは非常に非効率でしょう。電話代行サービスでフィルタリングを行えば、本当に必要な連絡にのみ対応すればよくなります。あるいは、突然の予定で急にスケジュールを変更する際、代わりに各所調整を取ってくれる秘書代行サービスの存在はメリットが大きいでしょう。
電話代行・秘書代行サービスの選び方とポイント
秘書代行や電話代行サービスは、どこを選んでも同じというわけではありません。重要な業務の一部を任せるわけですから、慎重に利用サービスを検討しましょう。ここでは、秘書代行や電話代行サービスを選ぶ際に注意したいポイントを解説します。
価格
安ければ良いというわけではありませんが、やはり価格は重要なポイントです。サービスを利用した結果、高額すぎてスタッフを社内で雇うのと変わらないのでは意味がありません。得られるメリットとコストとを比較し、適正な価格を考えましょう。
サービスの質や評判
特に受付や電話、メール等を代行してもらうなら、サービスの質にも十分に配慮しましょう。これらの対応は、そのまま相手にとって自社（あるいは自身）への評価につながります。第一印象が損なわれることで顧客からの評価が下がったり、ビジネスチャンスを逃したりすれば意味がありません。
サービスを利用している知り合いがいれば話を聞いてみる等、他者からの評判も参考にしてください。クチコミはすべて鵜吞みにはできませんが、あまりにマイナスな評価ばかりなら避けた方が無難です。
オプションサービスの種類
秘書代行・電話代行サービスと言っても、実際に提供されているサービスは前述した通りさまざまです。まずは自社の課題を整理し、電話、メール、経理など、どの範囲の業務までを代行してほしいのか、金額と照らし合わせながらしっかり見極めましょう。とはいえ、今後また依頼したい業務が増える可能性もあるでしょう。そのため、豊富なオプションサービスを提供していると、今後の拡張性の点で安心です。
シェアオフィスとの連携
レンタルオフィスやバーチャルオフィスを提供する事業者の多くは、電話代行や秘書代行サービスが基本料金に含まれているや、あるいはオプションサービスとして提供している場合がほとんどです。
シェアオフィスの多くは法人登記も可能なので、上記に紹介したサービス以外に「郵便物の受け取りや転送」も利用できるほか、「会議室や個室の利用」といった、電話や秘書代行サービスに特化した事業者にはないサポートが充実しています。そのため、レンタルオフィスやバーチャルオフィスの利用を検討するのもおすすめです。
満足度が高い！ サーブコープの電話秘書代行サービス
レンタルオフィス事業者のサーブコープも、電話秘書代行サービスが充実しています。満足度が高いサービス内容を具体的に紹介します。
市外局番の電話番号をレンタルできる
テレワークを導入しても、やはり03や06など市外局番つきの電話番号は必要でしょう。「090」「080」などの携帯電話番号よりも、信頼度の高いプロフェッショナルな印象を与え、会社のイメージにも大きな影響を与えます。
サーブコープでは国内に30ある拠点から、03や06など市外局番つきの電話番号の即日発行が可能。もちろん、電話はすべてプロフェッショナルなレセプショニストが対応し、すべてのビジネスチャンスを獲得できるようにサポートします。
専任秘書による高品質な電話対応
電話代行サービスの中には、複数のスタッフが入れ替わりで複数社の電話に応対するケースが少なくありません。サーブコープでは、お客様ごとに専任秘書が担当し、電話対応を行います。お客様のビジネスを把握した上で、サービス内容や特性に応じて個別に最適な対応が可能です。対応方法に関するご要望を前もってしっかりとヒアリングするため、品質の高さについて多くの利用者様から好評を頂いています。サーブコープでの電話対応がキッカケで、売り上げ拡大につながったというお声も頂いています。
プロフェッショナルな熟練のサーブコープチーム
サーブコープの秘書代行サービスをご契約いただくと、専属秘書がアサインされ、ご希望にそってビジネスのサポートメニューを組み立てます。ご利用方法はさまざまです。貴社スタッフの一人として雑務を一手に引き受けることもあれば、10分単位で利用可能という特徴を活かして必要な時だけ受注することも。
内容は、翻訳通訳、資料作成、予約業務に加え、グローバルな拠点を持つサーブコープならではの多言語対応業務や、総務タスク、経理、営業活動やウェブサイト構築、デザイン業務など多岐にわたります。
スタッフは高度な実務経験があり、それぞれ必要な知見を有しているため、クオリティと費用対効果が高いと好評です。中には秘書サービスを利用するためにサーブコープのオフィスサービスをご契約になるお客様も少なくありません。
スマホから会社の固定電話で発着信
オフィス以外での受発信が多い場合、各自のスマートフォンからの発着信を、固定電話番号として発着信すれば、個人情報を守ることができます。サーブコープは固定電話から受発信しているのと変わらず、お手持ちのスマホでやり取りできる「Onefone」アプリを独自で開発しました。
このOnefoneアプリを使えば、相手には固定電話番号が表示されるため、お使いの個人の携帯電話番号を公開する必要がありません。さらに電話秘書代行サービスと連携し、秘書が応対した電話をOnefoneへ転送すれば、内線のようにスムーズなやり取りが行えます。もちろんOnefone用に新しくスマホを用意する必要はなく、すでに持っているスマホにアプリをインストールするだけでご利用可能です。
また、通信にはネット回線を使うため、通話料の削減にもなり、ネットがつながる場所であれば海外での利用可能。たとえほかの国にいても、日本への“国内通話”が可能になります。
メールでのFAX送受信
業種によっては、FAXを連絡手段として活用している企業も少なくありません。とはいえ、以前と比べればFAXの利用頻度が減っています。それにもかかわらずスペースを割いてFAX機材を置いておくことに、疑問を感じている方が多いでしょう。サーブコープの「サーブコープワンファックス」サービスは、オンライン上でFAXデータを保存でき、メールを用いての送受信が可能です。FAXの必要な取引先等との関係を保持しながら、FAX機材は社内から取り除くことができます。
ビジネス一等地にオフィスを持てる
サーブコープのサービスは電話代行だけではありません。例えばサテライトオフィスとしても使えるレンタルオフィスやコワーキングサービスを展開しており、いずれ各都市の一等地に拠点を構えています。
＼高評価のサーブコープの秘書サービスはこちらから／
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（まとめ）秘書代行、電話代行サービスは業務効率向上や経費削減につながります
秘書代行や電話代行サービスについて、サービスの内容やメリットなどを詳しく解説しました。テレワークを導入する企業や個人事業主にとって、非常にメリットの大きいサービスです。特にバーチャルオフィスと併用すれば、業務効率の向上と経費の削減につながるでしょう。
サーブコープでは電話代行のほか、市外局番の電話番号レンタルやスマホで固定電話での発着信が行えるアプリなど数多くのサービスをご提供しています。シェアオフィスも各都市の一等地に住所を持つことができ、取引先などからの信頼も損ないません。解決すべき課題を明確にし、自社に合った秘書代行・電話代行サービスを検討ください。
