人材不足を解決！ 10分単位から利用できるサーブコープの秘書サービス
電話応対や来客の案内、アポ取りやスケジュールの作成など、事業を円滑に進めるために大切なのが「秘書」の存在です。「秘書がいたら本業に集中できるのに…」と願いつつも、雇用する余裕がないという事業者は多いでしょう。サーブコープをご利用いただいているお客さまなら、「人手がほしい」「時間が足りない」「スタッフを雇う余裕がない」といった課題を秘書サービスが解決します。一般事務はもちろん、通訳や翻訳業務も依頼できる、スキルの高い秘書が各拠点にそろっています。本記事では人気の理由や依頼できる業務、利用方法を詳しくご紹介します。
雑務を外注できれば「ストレスが減る」が6割
サーブコープが300人の経営者にアンケート調査を行ったところ、8割が自分で雑務をこなしていると回答しました。一番多い業務が「電話の対応」、次に「書類整理」「郵便物の確認や投函」が続きました。また、雑務を誰かに依頼できた場合「ストレスが減る」と答えた人が6割以上で、空いた時間は「事業拡大の準備や情報収集」「プライベートに回す」「精神的な安定を得る」ために使いたいといった意見がありました。
【個人事業主300人に聞いた！】経営者の8割が日々行う雑務。その負担度は？
受付対応や資料作成、調べ物などを一手に引き受ける秘書がいれば、本業に集中できる時間が増えるため理想的ですが、人件費が経営を圧迫します。秘書の平均時給は2,000円前後といわれているので、1カ月で約30万円規模の支払いに。コストカットのため、起業したばかりの経営者は自分で雑務をこなしている人がほとんどでしょう。そこでおすすめしたいのが、サーブコープの秘書サービス。依頼できる業務、お客さまからの評価、利用方法などをサーブコープ丸の内トラストタワー本館拠点のMina秘書が解説します。
サーブコープ秘書に依頼できる業務とは
―― お客さまから依頼の多い業務を教えてください。
一般的な雑務として多く依頼されるのは、電話応対やお茶出し、コピーや書類整理といったごくシンプルなものですが、こうした雑多な仕事を自分でやろうとすると意外と時間が取られるものです。私たち秘書に依頼できれば集中したい作業を中断しなくて済むと喜ばれています。
秘書に依頼されることが多い一般的な雑務
・電話応対
・クライアントや顧客へのお茶出し
・資料のコピーやスキャン
・郵便物の管理・転送
・書類整理やファイリング
・名刺の増刷
一方でスキルを求められる作業もあります。例えばエクセルで関数やマクロ、ピボットテーブルを作成したり、専門的な文章を外国語に翻訳したりといったもの。通訳としてクライアントの会議に出席することもあります。過去にはお客さまの海外研修に通訳として、また研修社員のサポート役として、サーブコープ秘書が同行したこともあるんですよ。また、秘書は、採用面接の代行もできるので、スタッフを雇用したいけど面接の時間が取れない方はぜひご利用ください。
ハイスキルを求められる秘書業務の一部
・専門的な文章の翻訳（英・中・仏・韓など多言語に対応）
・エクセルの関数やマクロの使用、ピボットテーブルの作成
・通訳としてクライアントの会議に出席
・採用面接の代行
・株式データなど複雑な数字のグラフ化
会社の一員として電話に応対
―― お客さまから評価の高いサービスについて教えてください。
サーブコープ秘書の強みは、お客さまにかかってきた電話をただ取り次ぐのではなく、会社の一員として応対できることです。企業情報がインプットされているため、基本的な問い合わせには回答できます。顧客からの電話にどう応対するかは、与える印象が大きく変わるのではないでしょうか。そのため、「重要な場面でも安心して顧客対応を任せられる」とお客さまから高い評価をいただいています。
担当秘書が不在でも、横の連携がしっかり取れているため、代わりの秘書が対応できるようになっています。そのため、どんな状況でもお客さまの要望にスピーディに応えられる点が喜ばれています。秘書サービスは固定の利用だけでなく、10分単位での利用も可能。ちょっとしたサポートが必要なときに、お気軽にご利用いただければと思います。
サーブコープ秘書を利用するメリット
・その会社の一員としてサポートしてもらえる
・秘書は常駐しているためスピーディな対応が可能
・担当秘書が不在でも別の秘書が対応できる体制
・固定利用だけでなく、10分単位での利用が可能
売り上げが3倍に伸びた秘密は、サーブコープの電話秘書代行サービスのおかげ！
バイリンガル秘書がなぜビジネスに有効？
―― サーブコープの秘書が全員バイリンガルであるメリットは何ですか。
海外の企業とビジネスをしていたり、今後海外進出を目標にしていたりするお客さまには、日常的に翻訳や通訳業務でお手伝いさせていただいています。先程もいいましたが、社員研修や海外出張に、通訳として同行する場合もあります。サーブコープ秘書の採用条件は厳しく、TOEICは800点〜満点レベルが条件の一つ。ハイレベルな語学力が強みです。
―― 対応する言語は英語のほかにありますか。
もちろん英語だけではなく、中国語や韓国語など多言語に精通した秘書もいます。さらにサーブコープは世界に160以上の拠点を展開しているので、海外のサーブコープにサポートを依頼することも可能。実際にお客さまの依頼で、日本から中国にある銀行に何度も問い合わせをしてもつながらず、中国のサーブコープ拠点のスタッフに協力してもらい、無事に解決できたこともあります。
例え日本国内だけでビジネスを行っている方でも、情報収集の際に英語は欠かせません。世界のトレンドはビジネスに少なからず影響しますから、時代を読み解くためにも日頃から海外の情報に触れておくのは有効だと思います。ニュースをはじめ、海外企業の情報収集などでもサーブコープのバイリンガル秘書をご活用いただけます。
バイリンガル秘書がいるメリット
・全員が英語のバイリンガル。中国語・韓国語など多言語に精通した秘書も
・TOEICは800点前後〜990点満点
・多言語の通訳や翻訳業務をサポート
・海外企業の情報収集やニュースなどのリサーチ
・海外研修や海外出張に通訳として同行
・世界160以上の拠点と連携したグローバルネットワーク
サーブコープ秘書サービスのご利用方法
いかがでしたか。サーブコープ秘書は小規模ビジネスの経営者によくある課題、「人手不足」「時間が足りない」「スタッフを雇う余裕がない」に加え、通訳や翻訳といったハイスキルを要する業務もサポートします。バイリンガルの秘書サービスは、サーブコープの「バーチャルオフィス」「コワーキングスペース」「レンタルオフィス」のいずれかをご契約いただくすべてのお客さまに、10分単位からご利用いただけます。
また、例えばテレワークや在宅ワークをされているお客さまで電話応対だけをサーブコープ秘書に代行してほしいという方には、「バーチャルオフィス」パッケージにある「電話秘書代行サービス」（月々12,000円から）をご契約いただければ、お客さま専任の秘書が電話に応対し、ご希望の番号へ転送します。
笹岡マネージャーからひと言！
サーブコープ 丸の内トラストタワー本館マネージャー
今では当たり前になってきている在宅勤務やテレワーク。サーブコープの秘書サービスはお客さまが外出先で仕事をされていても、電話一本で業務をご依頼いただけるため、大変ご好評いただいております。
社員の採用活動に苦戦している、人を雇うほどではないが人手不足で業務が追い付いていないなどお困りのことなどございましたら、まずは弊社までお気軽にご相談ください。優秀で経験豊富なスタッフが皆さまのビジネスを幅広い分野でサポートさせていただきます！秘書サービスの利用をご希望の方は、お気軽にご相談ください。
契約したいサービスがお分かりの方は「バーチャルオフィス」「コワーキングスペース」「レンタルオフィス」のいずれかをお選びいただき、分からない方は「その他」をお選びください。弊社担当者が対応させていただきます。
■関連記事
サーブコープのバーチャルオフィスがおすすめな理由
