満足度の高い秘書サービス！サーブコープのバイリンガル秘書が業務をサポート

経営状況が変わりやすいスタートアップ時に必要なのは、コストや手間の軽減です。初期費用を抑えるにはレンタルオフィスを活用するのがおすすめですが、サーブコープは家具や電話・インターネットなど、入居即日から仕事が始められるインフラを完備。そして、なんと言っても一番の強みは他社にはない「バイリンガル秘書サービス」です。プロフェッショナルな秘書の存在が「契約の決め手になった」という声も多数いただいています。

「お客さまの会社の一員として働く」をモットーに、各拠点の秘書たちが日々の業務にあたっていますが、今回はサーブコープの「バイリンガル秘書サービス」について、詳しくご紹介します。

幅広い業務をお任せ！人気サービスを一部紹介

起業したての頃は約9割の時間を雑用に取られると言われています。そこで、お客さまが本業に集中できるよう、バックオフィスをサポートするのが、サーブコープの秘書サービスです。
サーブコープの秘書たちは基本的に全員、バイリンガル。海外育ちや海外留学経験者が多いため、海外進出を狙う企業や外資系企業のお客さまにとっては重宝する人材になります。

「電話応対」「受付対応」といった一般的なビジネスサポートから「通訳・翻訳（英・中・韓など）」「海外商談へ通訳として同行」といったバイリンガルならではのハイレベルなご要望までお応えできます。サーブコープのバイリンガル秘書に任せられる業務の一例をご紹介します。

一般的なビジネスサポート

• 荷物の受け取り
• 業務に関するリサーチ
• 勤務実績の集計
• メール対応
• プレゼン資料の作成
• 領収書の整理・経費精算
• 見積・請求書の作成、入金確認

他社にはないハイスキルなサービス

• 会議中の通訳
• 文書の翻訳業務
• 海外商談に通訳として同行
• 自社イベントの企画・運営
• レセプションパーティーでの受付業務
• 商品発表会や展示会でのサポート業務

以下では特に人気の「電話応対」「通訳・翻訳」「議事録作成」「海外商談へ同行」の4つサービスについて紹介します。

電話対応

秘書サービスの1つ、電話応対では専任のレセプショニストがお客さま宛の着信に対応いたします。お客さまの会社名、ご指定いただいた挨拶で応対し、転送、ボイスメール、伝言などご希望通りにお取り次ぎするサービスです。
お電話にはトレーニングを積み、お客さまとビジネスを良く理解した専任のレセプショニストが応対します。一般的なコールセンターよりも品質の高いサービスをご提供可能です。

サーブコープでは電話はすべて成約につながる可能性のある大切なものだと考えています。4コール以内と迅速かつていねいに対応するため、大切なお問合せや営業チャンスを逃すことがありません。

■お客さまの声
”スタッフのクオリティが高く、クリティカルな電話対応も安心して任せられます。”
【ユーラシア・グループ】日本オフィス代表　坂口 恵さま

“掃除や電話対応、留守番のサポートをお願いできるので、人員を割く必要がありません。”
freee株式会社　九州支社長　田口 創さま

通訳・翻訳

英語、中国語、韓国語など多言語の通訳業務に対応しています。
不慣れな英語メールや会議の準備に膨大な時間がかかってしまっている、急に英語での会議が決まり困っている、といった場合に便利なサービスです。また、海外向けに社内資料を翻訳したい、契約書の翻訳などにもご利用いただけます。

語学力が原因でビジネスチャンスを逃すことのないようバイリンガル秘書がていねいにサポートいたします。

〈お客さまの声〉
”海外からの来客が多くても、バイリンガルで対応してもらえるので助かります。”
Mozilla エンジニアリング　マネージャー　バートルズ・ブライアンさま

議事録作成

議事録作成も人気のサービスです。適切なフォーマットがわからない、作成の手間の大きさといった理由で議事録を作成していない企業の方も多いのではないでしょうか。
サーブコープの秘書サービスではお客さまのご要望にあわせて議事録を作成いたします。作成経験が豊富な秘書が対応しますので、フォーマットからご用意することも可能です。

議事録の作成により不参加者への情報共有や会議内容の記録、決定事項の確認など日々の業務の改善につながります。特に外部とのミーティングでは正確な議事録が、両社の認識のずれを防ぎ、後の業務が効率的になるでしょう。

外部ミーティングへの同行、さらにプレゼンテーション資料の作成といった業務も請け負います。

〈お客さまの声〉
”日々の雑務を任せられるため本業に集中できる。売上アップにもつながっています。”
株式会社アオラワークス　代表取締役　岩田 直子さま

海外商談へ同行

通訳や翻訳だけでなく、海外商談への同行も対応しています。英語力に自信がない、万全の状態で商談に臨みたいといった方におすすめです。

商談だけでも準備に時間がかかるところ、外国語となると一層負担が大きくなります。秘書サービスをご利用いただければ、高い語学力を持つ秘書による通訳や商談のサポートを受けられますので、商談に集中いただけます。

 採用率2%以下！高水準の語学力、ビジネススキル、ホスピタリティを持つ人材を採用

サーブコープでは厳しい基準のもと秘書の採用を行っています。応募者の中から面接に進むのは10人に1人、そのうち採用されるのは7～8に1人という狭き門です。さらに、入社後もさらなるサービスレベルの維持や向上、チームのスキルアップを図るため、人材トレーニングプログラムを受けています。

そして、毎年実施される社内独自の「アセスメントテスト」でそのトレーニングの成果を評価されるシステムとなっており、入社後もご利用者さまのためにスキルアップを図っています。バイリンガル秘書とはどんな人材なのか、特徴やスキルをまとめました。

語学力

サーブコープの秘書の特徴である語学力。TOEICは800点レベルが基準になっています。能力テストの結果が良いだけでなく、実際に海外での活動経験が豊富な人材を採用しています。

• TOEIC800点前後〜990点満点
• 海外育ちや海外留学経験者、インターナショナルスクール出身者が多数

 

「お客さまの会社の一員」となれる人材像

秘書の対応は会社の印象を大きく左右します。利用者さまから評価いただくことが多いのも「お客さまの会社の一員」となれる人材かを採用時に見極めているからです。

• 経験や実績よりも、ポテンシャルが一番大事
• 元気で明るく笑顔を絶やさない人、行動力と発信力のある人
• 仕事以外にも目標を持ち、夢中になれるものがある人

基本的な知識・実務スキルを確認する「アセスメントテスト」

毎年11月に実施。サーブコープに関する基本的な知識と実務テストの2つで評価します。実務テストではタイピングスピードを測定、Microsoftアプリケーション(Word、 Excel、 PowerPoint)を使ってドキュメントを実際に作成するなど、実践的なスキルを確認しています。

人手不足にお困りならサーブコープの秘書サービスをご利用ください

サーブコープの秘書サービスでは幅広いビジネスサポートが可能です。希望する人材を採用できていない、人手不足で即戦力がほしい、急に英語が必要な案件が入った、などお困りごとをサーブコープのバイリンガル秘書が解決いたします。
サーブコープのバイリンガル秘書は「お客さまの会社の一員として働く」をモットーに、皆さまのビジネスに応じて柔軟にサポートします。

＼人気のサーブコープのバイリンガル秘書サービス詳細／
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