シェアオフィスで法人登記は可能！メリットと具体的な手順を解説
起業時の重要な検討課題の1つであるオフィス環境。賃貸オフィスだけではなく、コストやスタートアップのスピード感を重視して、シェアオフィスでの起業を検討する方が増えています。今回は、シェアオフィスの住所地での「法人登記」について、メリットや注意点、手続きの手順まで解説します。
シェアオフィスは法人登記可能！
「商業登記／法人登記」を行って法人格を取得する際、事業の「本店所在地」を定める必要があります。この法人登記に、シェアオフィスの拠点住所を登録できることをご存じですか？
特定の業種を除き、シェアオフィスでの法人登記に法律上の制限はありません。一般的な賃貸オフィス・賃貸事務所物件を契約し、法人登記するのと同じように、シェアオフィスでの法人登記は可能です。
しかし、シェアオフィスの運営事業者によっては、管理規約によって法人登記を不可とする場合があります。また、サービスサイト上では「法人登記可」と案内していても、専有エリア契約者のみに限るなど、契約形態に制限があるケースも少なくありません。
シェアオフィスでの法人登記を予定している場合、候補となるシェアオフィスに法人登記の可否、法人登記による追加費用の有無、その他法人登記に関する利用規約についてよく確認し、比較検討することが必要です。
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シェアオフィスで法人登記する際の注意点
シェアオフィスで登記を検討する際、必ず確認しておきたい注意点からチェックしていきましょう。
「住所利用」と「法人登記」の違いに注意
シェアオフィスの利用規約で「住所利用」と「法人登記」を区別している場合があります。「住所利用」とは、名刺やホームページなど、取引先やお客様向けに住所を記載すること、または郵送物の受け取りを指すことが一般的です。「住所利用」は許可されていても「法人登記」はNGという場合があるので、必ずシェアオフィスごとに利用規約を確認しましょう。
必須要件を満たせず登記できない業種もある
事業の性質から、開業にあたって「事務所要件」が定められている業種があります。シェアオフィスのプランによっては、この事務所要件をクリアできす、登記が認められない可能性があります。
事務所要件が定められている業種には以下のようなものがあります。
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- 弁護士・税理士など士業（業務実態の確認できる執務スペースが必要など）
- 人材派遣業（事務所の面積が20㎡以上あることなど）
- 職業紹介業（クライアントの個人情報が守れる面談スペースと執務スペースがあることなど）
- 不動産業（継続的に使用できる事務所であることなど）
- 建設業（独立性のある事務所であることなど）
- 古物商（独立性があり、都道府県の公安委員会に事務所の届け出が必要など
- 探偵業 （業務の実態があり、都道府県の公安委員会に事務所の届け出が必要など）
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いずれも、高いレベルの守秘義務が求められるため、オフィススペースの実在や独立性を確認する必要があるのが共通点です。登録申請の際に、住所の登録だけでなくオフィス内部の写真の提出などが求められる場合があります。
これらの業種に該当する場合、事務所要件を満たすことができるサービスか、サービス提供事業者にあらかじめ確認しましょう。
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他の事業者と同じ住所になる
法人登記が可能なシェアオフィスの場合、すでに入居している他の事業者と同じ住所を共有することになります。つまり、住所で検索した場合、同じ住所地で全く別の事業者が表示されることになります。
同じ住所に複数の法人の登記を行うことは可能です。ただし、商号（会社名）が同じ法人が同じ住所地に登録することはできません。こちらも念のため、過去入居分も含め、事前にシェアオフィスに同名法人の登記がないことを確認しておきましょう。
シェアオフィスで法人登記するメリット
シェアでの法人登記には確認すべき注意点があり、スピーディーに事業を立ち上げるうえでこれらの注意点について心配になる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、創業期にシェアオフィスを選ぶことには、それを上回る大きなメリットが多数あります。
シェアオフィスで法人登記をするメリットについて紹介します。
複数の利用形態から選べる
ひとくちに「シェアオフィス」と言っても、そのサービスの利用形態にはさまざまなスタイルがあります。自社のオフィス環境に必要なサービスだけを取捨選択できることは、コストを抑えるという点でも、業務管理の点でも重要です。
一般的なシェアオフィスで利用できるサービスには、以下のようなスタイルがあります。
- レンタルオフィス……オフィス機器や家具などの設備・インターネット環境がすでに整備されており、比較的少人数向けにスペースが仕切られた貸事務所サービス。占有スペースを契約したうえで、受付や会議室などを他の契約者と共有して利用できる。
- バーチャルオフィス……「住所／電話番号」を貸し出すサービス。郵便物の受け取りや電話の転送は可能だが、実際の執務スペースの提供はない。法人登記が可能な場合が多いが、事務所要件が求められる業種の場合、法人登記はできないこともある。
- コワーキングスペース……専有スペースは持たず、オープンな執務スペースを会員で共有するサービス。法人登記が可能なコワーキングスペースもあるが、他社とスペースを共有するため、事務所要件が求められる業種の場合、法人登記は難しい。
法人登記はもちろん、自社で必要なオフィスの使い方とあわせて支店や社員それぞれに柔軟な利用形態を選べるのが、賃貸オフィスにはない大きなメリットです。
初期費用を節約できる
一般的な賃貸オフィス契約の場合、敷金・礼金などの初期費用が必要です。また、内装や什器、オフィス機器など、またタイルカーペットの敷設や空調機などの設備投資が必要になるケースがあります。また、設備によっては減価償却を行う必要があります。
一方、シェアオフィスの場合、敷金・礼金に相当する費用は不要もしくは1か月程度の精算時に返金される保証金のみ。ごく狭小なスペースから検討できるため、月額利用料も賃貸オフィスと比較してリーズナブルです。さらに、契約したその日から業務をスタートできるオフィス環境が整っています。運転資金に限りのある事業立ち上げ期に、まとまった初期費用への支出を抑えることができます 。
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一等地に登記可能
レンタルオフィスは、基本的に交通の要所、ビジネスの中心地にサービス展開されています。そのなかでも、世界20カ国41都市に高水準なレンタルオフィスを展開するサーブコープのレンタルオフィスでは、ビジネス一等地と呼ばれるアドレス、なかでも利便性・安全性に優れたオフィスビルに立地しています。これらの一等地に自社オフィスとして法人登記が可能になり、ビジネスの信頼性を高めることができます。
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個人情報を公開しなくてよい
個人事業として開業、またはインターネット上での商取引で社員も在宅ワークが中心と言った場合、実店舗やオフィスが基本的に不要というケースも増えています。
そのような場合、法人登記やインボイス登録に代表者の自宅を本店所在地として登録することを検討する方も少なくありません。しかし、法人登記は公開されることが前提です。レンタルオフィスで法人登録を行えば、個人情報を公開することによる不安を感じる必要はありません。
ビジネスサポートを受けられる
郵便物の受け取りや電話応対、来客時の呈茶、インターネット環境の整備など、頻度は少ないものの対応が必要な事務作業について、サポートサービスが受けられることもレンタルオフィスのメリットです。事務員採用の手間やコスト、質の担保などの心配をすることなく、ビジネスサポートを受けることができます。
このビジネスサポートの内容や費用については、レンタルオフィス事業者ごとに大きな違いがある部分でもあるため、実際に足を運んで現地で対応するレセプショニストに詳細を確認することをおすすめします。
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シェアオフィスで法人登記する手順
それでは、実際にシェアオフィスで法人登記する場合に必要な手順について、具体的な流れを確認していきましょう。
会社・法人を設立する場合、登記を申請することが商業登記法で定められています。一般的には「法人登記」と言われていますが、株式会社・合同会社・合資会社・合名会社など会社の登記については「商業登記」と言います。一般社団法人や社会福祉法人の場合は「法人登記」です。
今回は、会社の登記である「商業登記」についての手順を簡単に紹介します。なお、法人登記も流れ自体はおおよそ同じですが、必要な書類の内容が一部異なります。
■STEP1：類似商号を確認し、会社の商号を決める
同一所在地に同一商号（社名）の会社がある場合、登記できないと会社法で定められています。シェアオフィスでの登記を検討している場合、類似商号がすでにその住所で登記されていないか念のため確認しておきましょう。社名の他にも、発起人、取締役、取締役会と監査役の有無、事業目的、資本金など、会社概要をまとめておきます。
■STEP2：届出に必要な印鑑を用意する
登記の書類申請に必要な「法人印」※１ と、代表者の「個人印」を作成します。■STEP3：登記時に必要な書類を用意する
株式会社や合同会社など、「商業登記」に必要な書類は以下の通りです。これらの書類は自作することも可能ですし、行政書士や司法書士に作成代行を依頼することも可能です。・登記申請書
・登録免許税分の収入印紙を貼り付けた納付用台紙
・定款 ※２
・発起人の決定書
・設立時取締役の就任承諾書
・設立時代表取締役の就任承諾書
・設立時取締役の印鑑登録証明書
・資本金の払い込みがあったことを証する書面
・印鑑届出書
・「登記すべき事項」を記載した書面または保存したCD-R■STEP4：登記を申請する
商業登記の申請方法は3種類あります。・地域の管轄法務局へ直接提出する
・地域の管轄法務局へ郵送して申請する
・法務局オンライン申請システム「登記ねっと」で申請するまた、登記の申請まで司法書士に代行を依頼することも可能です。この場合、行政書士には依頼することができません。
申請から登記完了までは、書類に一切の不備がなかった場合でも３～４日ほど必要です。書類に不備があった場合、指定された期限内に再提出のうえ、再度1週間～10日ほどかかります。法人の銀行口座作成など、登記が完了しないと進められない業務もあるため、ミスなく着実に書類作成・登記手続きが進められるよう準備しましょう。
※１ 令和3年よりオンラインで登記申請する場合に限って、法人印の届出は任意になりました。しかし、銀行の借入れや法人間取引など使用する場面が多いため、届出するのが一般的です。
※２ 株式会社の他、一般社団法人など法人の種類によっては公証人の認証を受けた定款が必要です。届け出る前に確認されることをおすすめします。
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名古屋｜名駅・栄
福岡｜博多駅・天神
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監修：安達莉々
中野セントラル司法書士事務所の代表司法書士。司法書士として、2014年から多くの起業家をサポートしてきました。特に20～30代の起業家、個人事業主、および外国人の起業家のクライアントが多く、その夢の第一歩をサポートするのが強みです。税理士や行政書士とも緊密に連携し、総合的なアドバイスを提供しております。
