【起業家100人に聞きました】仕事内容にまつわる起業前後のギャップとは？
会社を経営していく中には、起業前には想定もできないような場面に遭遇することがあるでしょう。そこで、「仕事内容にまつわる起業前後のギャップ」について、起業後3年未満の30歳～59歳の起業家男女100名を対象にアンケートを実施しました。
起業前の想定より時間がかかり、効率化したいと思っている業務について聞いたところ、最も多かったのは「経理業務」（38.0％）でした。続いて、「メール・手紙のチェック」（26.0％）、「スケジュール管理・調整」（20.0％）という結果に。実際に経営を進めていくうちに、管理部分の比重の大きさに改善が必要だと実感する人が多いようです。その内容を詳しく見てみましょう。
起業前の想定より時間が取られた業務1位は「経理業務」
■確定申告のための帳簿記入に手間がかかっている（44歳／情報処理関連業）
■自分一人で経理、営業など全てをこなしているので、直接の利益につながらない業務を削減、効率化したい（35歳／マスコミ関連業）
■経理業務に一番時間がかかっている（53歳／卸売・小売業）
■確定申告のための帳簿記入に手間がかかっている（44歳／情報処理関連業）
■自分一人で経理、営業など全てをこなしているので、直接の利益につながらない業務を削減、効率化したい（35歳／マスコミ関連業）
■経理業務に一番時間がかかっている（53歳／卸売・小売業）
■各々のスケジュールの管理が意外と大変。結構な時間が取られるので効率化したい（45歳／その他）
■個人の場合、管理業務に時間を取られるのでかなり効率が悪くなっている（41歳／サービス業）
■仕事の予定が延期したり当日に変更したり、元請けの進み具合によって苦労する。休みの日に、突然昼からと言われて準備等スケジュールが組みにくい（46歳／サービス業）
効率化したい業務、どうすれば効率化できる？
以上のような問題を解決するには、一体どのような方法があるでしょうか？
経理業務
経理業務を効率化するには、「小さな経理業務を溜めこまない」ということが非常に重要です。特に、社員が個別に使うお金は意外に多いもの。時間が経つにつれ、不明な点が出た場合の確認に時間がかかるため、領収証などはこまめに管理するようにしましょう。お金の動きがあったらすぐに科目別に分類するなど、管理のための下準備も大切です。
経理の目的は、会社の収支を正しく知ることです。間違いなく税金を支払う目的もありますが、メインで考えたいのはやはり「ビジネスの成長度合いを金額で見る」ということ。会社がどういう状況にあるのかを常に把握できていれば、細かな計算や領収書、請求書の整理など雑多な処理を外注してしまうのもひとつの方法です。
メール・手紙のチェック
メールや手紙のチェックを効率化するために多くの起業家たちが採用しているのが、Chatworkやサイボウズlive、Skypeなどのコミュニケーションツールです。外部とはメール、内部ではチャット、といった使い分けをしていることも。チャットを活用することでログが残り、話題をさかのぼることもできるため、グループでの会話がぐっとスムーズに。こういった細やかな改善が時間の節約につながります。
スケジュール管理・調整
スケジュール管理・調整に役立つツールとして、Evernote、Cu-hacker、Googleドキュメントなどがあります。ただ、スケジュールの変更や調整が多い人はツールへの入力にもなかなか時間がかかるもの。そのような場合には、秘書サービスなどの外注を検討するとよいでしょう。コストはかかりますが、他の業務に集中できるので、費用対効果を考えるとお得かもしれません。
起業当初は、経営上の雑多な問題を経営者一人で抱え込んでしまうことも。ツールや外部サービスを上手に取り入れることで、経営に関するストレスもぐっと減り、主要業務に専念することができるはずです。効率化できる業務はないか、今一度見直してみましょう。
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