コロナ禍にテレワークを導入した3社の事例！ 中小企業を応援するサーブコープの各種サービス
新型コロナウイルス感染症の拡大を防ぐため、4月中旬に全国で発令された緊急事態宣言。急な展開にテレワークや在宅ワークを速やかに導入できた企業もあれば、電話応対や受付業務などを継続するため、仕方なく社員を出社させた企業など、対応には差が見られました。
レンタルオフィスなどを提供しているサーブコープでも、ご利用いただいている企業の決断はさまざまで、中には3月の時点で100%テレワークに切り替えたケースも。
サーブコープは普段からITやセキュリティシステムに投資し、災害時でもお客様のビジネスが滞ることのないよう、秘書教育にも力を入れています。本記事では、コロナ禍でテレワークをいち早く取り入れたお客様に好評だったサーブコープ独自の電話アプリ「Onefone」や秘書サービスについて、サーブコープの北條マネージャーがご紹介。テレワークや在宅ワークの導入や継続を検討中の方はぜひ、参考にしてみてください。
A社｜テレワーク中の電話営業は「Onefone」が活躍
業種｜8カ国に拠点を持つ外資系企業 製造業
事業内容｜再生可能エネルギーの普及事業
従業員数｜社員27名（日本法人）
サーブコープで契約中のサービス｜レンタルオフィス3室
Q. A社がテレワークに切り替えるにあたって、抱えていた課題は何でしたか。
―― A社はサーブコープのレンタルオフィスをもともと契約されていて、広めの3室をご利用中でした。3月中にテレワークに移行されましたが、一番の課題は電話対応でした。
傍から見ても急速に事業が拡大していたA社にとって、新規開拓に重要なツールは電話でした。そのため、100%テレワークに切り替えた場合、営業の電話や顧客対応をどうしようかと、私たちにご相談がありました。
そこで、サーブコープが独自に開発した「Onefone」アプリをご紹介し、緊急事態宣言下でも無事、テレワークで事業を継続されていました。
Q.「Onefone」アプリについて教えてください。
―― Onefoneはオーストラリアのサーブコープ本社で開発したアプリで、今回、新型コロナウイルスで街がロックダウンした海外のサーブコープ拠点でも活躍しました。
アプリをお手持ちのスマートフォンにインストールするだけで、会社の電話番号にかかってくる連絡を受けたり、会社の電話番号で顧客や取引先に連絡したりすることが可能です。
一般的な「電話転送」と「Onefone」の違い
・会社の電話番号が表示される
―― サーブコープではクライアント宛ての電話を取り次ぐケースもありますが、総務担当の方がいらっしゃるA社は、必ず自社ですべての電話に応対されていました。
テレワークへの切り替えを検討していた当初、サーブコープがA社宛ての電話をA社の社用携帯に転送する方法で対応を考えていましたが、そのような設定では画面に表示されるのがサーブコープの番号になり、誰からの電話なのか分からないのが困ると課題を感じられていました。
その点、OnefoneのアプリをA社の社用携帯にインストールしていただければ、A社宛ての電話をすべて受けることができ、もちろん先方の番号が表示されるため、誰からの電話か一目瞭然です。
・050ではなく03・045・06などで受発信
―― また電話番号は、IP電話でよく使われる050ではなく、03や045、06や052での受発信のため、電話の相手にしてみれば、何ら会社と電話しているのと違いがありません。出張先にいても海外にいても同じ番号が使えるも便利でおすすめな点です。
A社は緊急事態宣言が解除された後、一部の社員が出社されていますが、総務の方がちょうど産休に入られる前ということで、引き続きOnefoneでテレワークを継続されています。
・接客業務も遠隔で連携プレー
―― A社のお客様がオフィスに来社した場合、今までは総務担当の方が受付で接客されていましたが、テレワーク後はまず、私たちサーブコープの秘書がテレワーク中の総務担当のOnefoneに内線を入れます。そうすると、総務担当がオフィスに出社している社員にOnefoneで連絡を取り、その社員が接客をするという連携プレーが新たなルーティンになりました。
スマホが会社の電話に！ 固定電話番号で発着信できるサーブコープの「Onefone」アプリ
Onefoneの料金や機能は？ 海外でも使える？
Q.Onefoneアプリを利用する金額を教えてください。
―― Onefoneアプリの利用料金はレンタルオフィスの契約費用に含まれているため、別途のお支払いは不要です。ただ「Find me, Follow me（フォローミー転送）」という追加機能をオプションでつけていただくと設定の変更費用で2,100円はかかります。
「フォローミー転送」を使えば、1台だけではなく、複数のデバイスで同じ電話が受け取れるので便利ですよ。またOnefoneは海外でも利用可能なアプリのため、例えばコロナ禍で日本に再入国できなかったお客様もまるで日本にいるように、現地から電話の受発信をされていました。
大企業であればテレワークを機に、電話のシステムを新たに導入できるかもしれませんが、そうした開発や導入費用がかけられない中小や小規模事業者にとって、利便性の高いアプリだと自負しています。
Q.レンタルオフィスを契約せずに、Onefoneアプリの利用だけ申し込むこともできますか？
―― はい、できます。サーブコープの「バーチャルオフィス」サービスにある「電話秘書代行」（月々12,000円〜）とOnefoneのオプションサービス（月々2,000円）に申し込んでいただければ、レンタルオフィスを契約せずにご利用いただけます。
オフィスは不要？ サーブコープの「バーチャルオフィス」がおすすめな理由
B社｜「郵便物の転送サービス」で請求書処理もスムーズ
業種｜外資系企業 金融業
事業内容｜国際的にビジネスを展開する企業に向けたファンド管理サービスなど
従業員数｜社員6名（日本法人）
サーブコープで契約中のサービス｜レンタルオフィス1室
Q.B社がテレワークを開始するにあたって抱えていた課題は何でしたか。
―― いち早くテレワークに切り替えたB社は危機意識がとにかく高く、2月の段階でご相談をいただきました。
業務自体はパソコンを使ってオンラインやメール等で継続できるため問題ないようでしたが、課題は郵便物の受け取り。社員を一人も出社させたくないという強い意向があったため、サーブコープの郵便物管理・転送サービスをご案内しました。
Q. 郵便物管理・転送サービスについて説明をお願いします。
―― 郵便物管理・転送サービスをご利用いただくと、お客様宛ての郵便や宅配物、FAXなどを代理でお受けし、ご希望の住所へ転送します。
B社の場合は月に3〜5回ほど税金や保険、請求書といった郵便物が届いていたので、私たちがそれらを開封してスキャンし、オンラインでB社の代表に送信していました。中には代表の自宅に郵送で送るケースや、「オフィス内の鍵付きキャビネットの一番下の引き出しに入れておいてほしい」という指示を受けた場合もありました。
社用の電話がつながらなくなればビジネスにも影響するので、携帯電話の請求処理をスムーズに行えたことは大変感謝されていましたよ。
Q.プライバシーに関わる郵便物の取り扱いは問題になりませんでしたか。
―― もちろん、その点の区別は明確でした。私たちが取り扱っていた郵便物はB社に関わるものだけで、B社のクライアントのプライバシーに関わるものは郵便ではなく、別の方法で対応されていたようです。
C社｜法律関連の“特別送達郵便”は「郵便物の管理サービス」で
業種｜法律事務所
従業員数｜社員15~20名
サーブコープで契約中のサービス｜レンタルオフィス10室
Q.C社がテレワークを開始するにあたって抱えていた課題は何でしたか。
―― 3月にはすでにテレワークを導入し始めたC社は、業務のコアタイムを10時~4時に短縮し、社員は最低1名が出社。その他は基本在宅で対応という方針を決めました。そしてB社と同じく、郵便物の処理に悩まれていましたね。
法律事務所なので郵便物は特に重要です。ほぼ毎日届く郵便は慎重に取り扱う必要があり、管理については特に私たちに細かい指示が出されました。
まず郵便物を受け取ったら、C社のオフィスに届けます。C社はサーブコープのレンタルオフィスを10室ご契約いただいているので、そのうちのどのオフィスから優先的に届けるか指定されていました。
また、中には「特別送達郵便」と言って、C社の社員でなければ受け取れない郵便もあり、それが届くとまず私たちは社員A様に連絡し、いなければ社員B様に連絡。もし、いずれも不在の場合は不在票をスキャンして担当者にメールするといった流れがルール化していました。
Q. 裁判に関する郵便物となると、一段と重要度が増しますね。
―― そうなんです。裁判関連の郵便物は、受領した日から何日以内に連絡が必要といったものもあります。すべてが機密文書のため、郵便物の取り扱いは徹底していました。C社にとってテレワークで社員を守ることと同じくらい、郵便物の管理は重要。サーブコープの秘書は教育が徹底されていることもあり、信頼してC社の郵便物管理を任せていただけました。
郵便物管理と転送サービスの費用は？
Q. 郵便物管理と転送サービスの利用料金を教えてください。
―― レンタルオフィスをご契約いただいていれば、別途費用はかかりませんが、B社のように、郵便物をスキャンしてメールに添付するといった作業が発生する場合は、秘書サービスの代金を追加で請求させていただいています。秘書サービスは10分単位1,200円でご利用可能ですが、24時間前までにご依頼いただくと、1,050円の割引料金が適用されます。
また、サーブコープのバーチャルオフィスサービスにも、郵便物管理と転送サービスをご利用いただけるパッケージがありますので、興味のある方はぜひお問い合わせください。
人材不足を解決！ 10分単位から利用できるサーブコープの秘書サービス
いかがでしたか。サーブコープのOnefoneや秘書サービスによってスムーズにテレワークに移行したA社、B社、C社は、2020年8月現在も出社制限を全面的には解除していません。テレワークを継続できる環境が整っているということでしょう。
新型コロナウイルス感染症が早く収束することを願いますが、大手企業の中にはテレワークをさらに強化するケースも見受けられます。サーブコープには、在宅ワークを会社から求められているものの、家族がいる環境では仕事に集中しづらいと、個人または企業単位でコワーキングスペースの利用を検討するご相談も受けています。課題を抱えている方はぜひ、サーブコープまでお問い合わせください。
