リモートワークとは？ 創業以来リモートワークを取り入れている企業がメリットとポイントを公開
例えば、台風や地震、感染症で社員が出社できなくなったら、企業は営業をストップせざるを得ません。そうした事態でも問題なく企業が機能するための施策の一つに、「リモートワーク」があります。
また、事業を継続させるBCP（事業継続計画）の一環として導入する企業が増えており、場所にとらわれない自由な働き方をアピールし、人材確保や採用率アップにつなげている企業もあります。
いずれにせよ、リモートワークは急に実施できるものではありません。事前の準備がなければ、いざという時に導入に踏み切れないものです。そこで今回は700人以上のスタッフが完全リモートで働くIT企業のキャスター社が公開したホワイトペーパーを参考に、リモートワークの基本的な知識と導入のメリットやポイントを紹介します。
リモートワークを導入する5つのメリット
リモートワークのメリットには、次の5つがあげられます。
①
社員の安全確保と事業の継続
例えば台風や地震などに見舞われた際、リモートワークを導入していれば、迷わず社員の安全を優先することができます。被災の程度が判断しづらい段階では、業務を遂行するために社員を出社させがちですが、それが社員の安全を脅かす場合があります。
また、感染症が流行して公共交通機関による通勤を避けた方がいい状態になっても、リモートワークの環境があれば、社員が在宅勤務で対応できます。リモートワークはこうした急な事態に直面しても、長期休業に追い込まれる社員の割合を低くし、事業の継続性を担保できるのです。
② 通勤手当や光熱費カットでコストダウン
リモートワークの分だけ、通勤手当やオフィスの光熱費などの経費が削減できます。キャスター社によると、1人当たり年間13万円の通勤費が削減できるという試算もあります。
オフィスで仕事をする人が減れば、そこにかかる光熱費を大幅に削減できますし、本格的にリモートワークを導入すればオフィスを縮小でき、賃料の削減にもつながります。キャスター社は、大都市圏で100名規模のオフィススペースをサイズダウンできれば、年間1350万円の賃料削減が可能だとしています。
③ 採用力の向上と採用コストの削減
リモートワークなら海外勤務も可能になるため、人材募集に地理的な制限がなくなり、採用の幅が大きく広がります。東京一極集中から脱却できる分、地方にいる優秀な人材獲得にもつながるでしょう。そうした自由な働き方を求める人を中心に、求人の応募数が増加するケースもあります。
キャスター社は、実際に採用媒体に「リモートOK」と記載しただけで、一桁違う数の応募を実現。さらに、転勤や家庭の事情などによる離職を防ぎ、新たな人材の雇用・引き継ぎコストも削減しています。
④
社員のメンタルヘルスと労働条件の向上
リモートワークを実施する数だけ、通勤の回数が減ります。満員電車や車通勤の交通渋滞といったストレスから解放されることで、社員の健康状態は良くなり、欠勤の減少や離職の防止につながるようです。
また、これまで子育てや介護のために時短勤務をしていた人でも、通勤時間を業務にあてることで、フルタイム勤務が可能になるケースも。リモートワークは社員の労働条件の向上にもつながります。
⑤
エリアや男女差による賃金格差の解消
前述した通り、リモートワークを導入する企業は全国各地から人材を募集できます。そのため、地域によって異なる最低賃金がフラットになり、都市部と地方の賃金格差が埋まっていくだろうといわれています。
また、リモートワークでは仕事の結果や成果物を評価する傾向が強くなるため、必然的に年功序列型ではなく、仕事の質や責任の重さによって評価されるようになります。そのため年齢や男女差による賃金格差も、埋まっていくことが期待されています。
リモートワークをためらってしまう要因と対策
こうした多くのメリットがある一方で、リモートワークへの漠然とした不安から、導入をためらう企業も少なくないでしょう。よくある懸念としてあげられるのは、以下の3つ。
- 企業の情報漏えいなど、セキュリティが心配
- 始業・終業や中抜けなど、労働時間の管理が難しい
- さぼる人がいないかと疑心暗鬼になりやすい
ホワイトペーパーでは、これらの不安を「よくある勘違い」としており、ポイントを押さえることで、不要な不安から脱却できるとしています。それぞれの対策を見ていきましょう。
①
セキュリティ
自宅やカフェなどでインターネットを利用することが増えるリモートワークでは、職場よりセキュリティが脆弱な環境で仕事をすることになります。パソコンがマルウェアに感染して情報が流出したり、パソコンの紛失・盗難に見舞われたり、画面をのぞき見られて重要情報が盗まれたりなど、セキュリティ上の不安はつきものでしょう。
最近では、社員の個人パソコンやスマホを使う場合でも、端末側にデータが残らず、情報の外部漏えいを防ぐサービスツールが登場するなど、高いセキュリティ性能を持った対策ツールが登場しています。
また、ツールだけではなくレンタルオフィスにおいても安全で高速なインターネット環境を完備しているところも増えてきています。
こうしたツールを導入すると共に、社員にセキュリティに関する研修を行ったり、就業規則などで定めたりすることが重要になります。
②
労働時間の管理
リモートワークでは、タイムカードなどを使って始業・終業時刻を把握することができません。社員が始業・終業時にメールで連絡を入れることもできますが、インターネット上で打刻が可能な勤怠管理システムを利用すれば、簡単に把握することができます。
課題として指摘されるのが、子どもの送り迎えや家族の介護など、業務を中断する「中抜け」時間の管理です。中抜けについては、休憩時間とみなして終業時刻を繰り下げたり、時間単位の年次有給休暇として扱ったり、トイレ休憩や急な来客などの中断は中抜けとして扱わないなど、事前に細かく決めて無用なトラブルを防止しましょう。
③
疑心暗鬼になりやすい
働いている同僚や部下の姿が見えなくなるため、どうしてもさぼっていないかと気になってしまうことがあります。そのため、細かく進捗を報告させたり、中には社用のパソコンを貸し出し遠隔で監視したりするといったマネジメントをするケースもあります。これでは、報告に時間を取られるため社員の生産性は低下し、何より自由な働き方とはほど遠い、ストレスフルな作業環境になってしまいます。
そこで、最近ではクラウド上で現在進行形のタスク、今後の予定、進捗状況などを共有できるツールが登場しています。また、会話は全てチャットツールで行うようになるため、オフィスで顔を合わせている時よりもお互いの状況が把握でき、全体の進捗がより“見える化”するといいます。
いかがだったでしょうか。キャスター社のホワイトペーパーをもとに、リモートワークのメリットとポイントを解説しました。
感染症拡大という有事を機に、リモートワークを初めて導入した企業、課題や不安が多く踏み切れなかった企業と選択はさまざまだったのではないかと思います。もともと自然災害の多い日本ではBCPの観点からも、また企業戦略の一つとしても、リモートワークの環境を整えておくことは大切です。
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