バーチャルオフィス代の勘定科目は？経費として仕訳する際のポイントも解説

リモートワークや副業など、多様なワークスタイルが浸透している現代、バーチャルオフィスを契約したり、利用を検討したりしている方も多いでしょう。

そこでひとつ気になるのが、バーチャルオフィスの費用は経費計上できるのか？ということです。この記事では、どのように経費計上するのか詳しく解説します。

バーチャルオフィス代は経費計上できる？

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィススペースを借りることなしに、オフィスの住所、郵便物受取り、電話代行などを利用できるサービスのことです。バーチャルオフィスの住所は法人登記や名刺表記にも使用が可能で、事業の経費を削減できます。

バーチャルオフィスのサービスでは実際にオフィスを借りるわけではありませんが、バーチャルオフィスの費用は経費計上できるのでしょうか。

結論を先に述べると、バーチャルオフィスの費用は、全額を経費として計上することができます。バーチャルオフィスのサービスを事業のために利用するのであれば、個人事業主、法人のどちらであっても、問題なく経費計上ができます。

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バーチャルオフィス代を仕訳する際の勘定科目

次に、勘定科目について解説します。

バーチャルオフィス利用時、基本的なサービスは「住所貸し」ですが、その他に「郵便物受取り」「固定電話番号の発行」「電話秘書サービス」「会議室」などのオプションサービスを利用することも多いでしょう。これらは費目ごとに適した仕訳をすることが一般的です。以下、支出項目ごとにみていきます。

基本の利用料金

バーチャルオフィスの利用料金は、「支払手数料」として計上しましょう。

支払手数料とは、業務・取引で支払う手数料全般のことで、銀行の振込手数料、仲介手数料などが代表例です。

実際の仕訳例は以下の通りです。

▼例：バーチャルオフィスの毎月の利用料金として20,000円を支払った場合

オプションサービスの料金

バーチャルオフィスにはさまざまなオプションサービスがあります。シンプルな住所貸しのみを提供する事業者もなかにはありますが、多くの場合、以下のようなオプションサービスを用意しています。代表的なオプションメニューと勘定科目について、以下にまとめました。

①郵便物の受取りや転送、電話代行サービスは「通信費」
バーチャルオフィスのオプションサービスのなかで最もよく利用されているのが郵便物受取りサービスです。法人または事業主の住所をバーチャルオフィスにする場合、少なくとも公共機関からの郵便物などが届きます。これらを確実に受け取る必要があります。事業者によっては郵便物の受取りまでを基本利用料に含めていることもありますが、この場合は「支払手数料」として一括で計上します。電話代行や電話番号の利用についても、毎月のパッケージ料金に含まれている場合は「支払手数料」に含めます。一般的には、郵便物や宅配便の保管までは月額利用料金内、郵便物や宅配便の転送サービスを実費プラス手数料などの形で支払うことが一般的です。この場合、以下が仕訳例となります。

▼例1：郵便物転送サービスの月額2,500円を通信費として計上する場合

②バーチャルオフィス入会金は「諸会費」
契約時に支払う入会金については、「諸会費」で計上します。ただし、会計ソフトの勘定科目にない場合は「支払手数料」でも可です。

▼例2：入会金30,000円を会費として計上する場合

③貸会議室の利用料は「会議費」
バーチャルオフィス利用者が契約住所地で一時的に会議や商談を行うことができるよう、多くの事業者が貸会議室を提供しています。こうした施設を利用したときは、「会議費」として計上します。

▼例3：バーチャルオフィスの貸会議室を5,000円で利用した場合

④秘書サービス、ITサポートの利用などは「外注費」
事業者によっては書類作成などの事務を請け負う秘書サービス、IT関連のサポートが受けられるサービスを提供していることもあります。これらは「外注費」で計上します。他のサービスとパッケージ料金になっている場合は、「支払手数料」とすることもあります。特定の月だけスポットで秘書サービスを利用するようなケースでは、経費の内訳を明確にするために外注費などで別計上することがおすすめです。

▼例4：書類作成を秘書サービスに依頼して10,000円を支払った場合

バーチャルオフィス代を仕訳する際の4つのポイント

バーチャルオフィス関連の諸費用を仕訳するにあたっては、以下の点が気をつけたいポイントです。

１．勘定科目として賃貸料は使用しない

バーチャルオフィスは「オフィス」に関係することなので「賃貸料」に計上してしまいそうですが、住所だけを借りているバーチャルオフィスは「賃貸料」に該当しません。賃貸料は実際に事業を行っている場所で発生することに注意して計上しましょう。

２．オフィススペースを借りている場合は勘定科目が異なる

事業のためにバーチャルオフィスを契約している住所地で「レンタルオフィス」や「コワーキングスペース」を利用している場合には、その場所で継続的に実態のあるオフィススペースを借りていることになるので、勘定科目が「地代家賃」または「賃貸料」となります。レンタルオフィスを借りていれば「地代家賃」、コワーキングスペースに月額利用料を支払っている場合はスペースと設備を利用しているので「賃貸料」となります。

▼例：専用のレンタルオフィスとバーチャルオフィスのパッケージを利用している場合

▼例：コワーキングスペースとバーチャルオフィスのパッケージを利用している場合

３．一度選択した勘定科目は途中で変更しない

勘定科目のなかには、上記で紹介した「諸会費」と「支払手数料」の例のように、どちらで計上しても問題がないものもありますが、一度使い始めた仕訳を変更してはいけません。このことは、適切な会計処理がされるために重要です。

４．自宅を仕事場にしている場合は光熱費や家賃の一部を経費計上できる

個人事業主がバーチャルオフィスに住所を置きながら、実際には自宅で仕事をしているという場合、自宅の光熱費や家賃の一部を経費として計上できます。

個人事業主が自宅で仕事をしている場合には、居住用と事業用の経費分ける「家事按分」を行います。按分する割合は、事務所として使っているスペースの面積や、時間などから計算しますが、例えば、仕事のために使用しているスペースが3分の１であれば光熱費の3分の1を事業用として計上する、と単純に計算できるわけではないので、税理士などの専門家や担当の税務署に相談することをおすすめします。それぞれ「水道光熱費」「地代家賃」の勘定科目で計上します。

自宅の光熱費や家賃を計上する一方で、バーチャルオフィスの経費を支払手数料として経費計上することが可能です。また、コワーキングスペースを契約しながら、自宅とコワーキングスペースの2拠点で仕事をしている場合には、コワーキングスペースが「賃貸料」、自宅が「地代家賃」の按分となります。事業の実態に合わせて正確に計上することがポイントです。

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まとめ

バーチャルオフィスの利用料は、個人事業主または法人、いずれの場合にも経費として計上できます。勘定科目は「支払手数料」です。物理的なスペースを借りていない場合、「賃貸料」とはならない点に注意しましょう。

ただし、バーチャルオフィスを契約すると同時にコワーキングスペースやレンタルオフィスを利用していてパッケージ料金になっている場合、その月額利用料は「地代家賃」または「賃貸料」となります。

バーチャルオフィスを契約しながら自宅を仕事場にしている場合は、バーチャルオフィス利用料を「支払手数料」として、自宅の光熱費や家賃については生活用と按分した上で「水道光熱費」「地代家賃」として計上します。

監修：内山智絵
「内山会計事務所」代表。大学在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人の地方事務所で上場企業の法定監査などに10年ほど従事した後、出産・育児をきっかけに退職。現在は、個人で会計事務所を開業し、中小監査法人での監査業務を継続しつつ、起業女性の会計・税務サポートなどを中心に行っている。