バーチャルオフィスの利用に印鑑証明は必要？登録の流れや申請方法を解説
「バーチャルオフィス」は、実際の物理的なオフィススペースではなく、ビジネスを行ううえで必要な住所や電話番号などを貸してくれるサービスです。安価＆スピーディーに会社の住所地を確保できる「バーチャルオフィス」ですが、契約するときに印鑑証明は必要でしょうか。契約のために印鑑証明が必要ない人・必要な人の条件や、印鑑証明が必要な場合の登録の流れや申請方法まで、この記事で解説します。
バーチャルオフィスの利用に印鑑証明は必要？
起業のためのオフィスとして、バーチャルオフィスを契約しようと検討中の方もいるでしょう。では、契約のときに「印鑑証明」は必要でしょうか。実は、バーチャルオフィスの契約自体に「印鑑証明」は必要ないことがほとんどです。
世界各地に拠点を持ち、バーチャルオフィスサービスを展開するサーブコープの場合、バーチャルオフィス申込時に必要な書類は以下の通りです。
【個人の場合】
公的機関によって発行された写真、氏名、住所、生年月日を記載した2つの公式かつ有効な身分証明書
- 運転免許証
- パスポート
- マイナンバーカード
- 外国人居住者の在留カード、など
【法人の場合】
代表者の上記身分証明書に加え、登記簿謄本（発行から3ヶ月未満）
さらに、お申し込みはオンラインでの簡単サインアップで受付。クレジットカードさえあれば、5分以内にお申込完了です。印鑑証明も、印鑑の捺印も必要ありません。
バーチャルオフィスで法人登記する場合は印鑑証明が基本的には必要
バーチャルオフィスの契約時に印鑑証明が不要なことを紹介しましたが、バーチャルオフィスの住所地を利用して会社を設立しようと準備中の場合、会社設立の手続きのために印鑑証明は基本的に必要です。
印鑑証明を入手するまでに、会社名を決定し、印鑑制作業者を選定、発注し完成を待って印鑑証明を取得しなければなりません。会社設立の準備のために手間と時間がかかる項目のひとつです。
なお、従来は法人登記の際に印鑑登録が必須でしたが、令和3年2月15日からオンラインによる商業・法人登記の申請の場合、印鑑の申請は任意となりました。ただし、不動産や車の契約、など、法人としての活動のなかで印鑑証明を求められる機会は少なくありません。オンラインによる登記申請を行う場合でも、印鑑登録することをおすすめします。
参考：法務省｜オンラインによる印鑑の提出又は廃止の届出について（商業・法人登記）
そこで、バーチャルオフィスを利用してスピーディーに会社を立ち上げたい方向けに、印鑑証明を取得するための基礎知識をわかりやすく紹介します。
「そもそもバーチャルオフィスが法人登記に向いているか心配」という方は、こちらの記事を参考にしてください。
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印鑑証明とは
印鑑とその印影（印鑑に朱肉をつけて紙に押した跡のこと）が登録した本人、または会社のものであると公に証明する書類を印鑑証明と言います。その書類に印字される正式名称は「印鑑登録証明書」です。
この印鑑証明は、不動産物件や自動車の契約や保険金受取、公正証書の作成、法人登記など、特別な本人確認を必要とする場面で求められます。そのため、印鑑証明を登録できるのは一人につき1個で、同じ印鑑に二人以上で登録することはできません。
印鑑証明の登録の流れ
まずは、印鑑証明の登録の流れを確認しましょう。
印鑑証明を発行するためには、個人であれば住所地の市区町村で、法人であれば本店所在地の法務局で印鑑登録の手続きを行います。印鑑登録を行うと、個人であれば印鑑登録証、法人であれば印鑑カードが発行され、来庁での手続きのほかオンライン請求を行うこともできます。
印鑑証明の登録の流れは以下の通りです。
1.登録する印鑑を用意
2. 市区町村役場／法務局の窓口で印鑑登録の申請
3. 印鑑登録証の受け取り
それぞれ詳しく解説します。
1. 登録する印鑑を用意
印鑑証明に用いることができる印鑑には条件があります。その規定は個人と法人で異なりますので注意が必要です。
2. 印鑑登録の申請
印鑑登録の手続きを行うのは、個人の場合住民登録をしている市区町村、法人の場合本店所在地の法務局です。
【個人の場合】
マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、在留カード、特別永住者証明書など顔写真付きの本人確認書類と登録する印鑑を本人が持参し、印鑑登録申請書を申請することで即日登録が可能な自治体もあります。手数料は市区町村によって異なり、東京都中央区の場合は1件50円です。100円～300円程度であることが一般的です。【法人の場合】
法人の印鑑登録の手続きは、基本的に設立登記と同じタイミングで行います。令和3年2月15日から、登記の申請をオンラインで行い、電子証明書を取得して行う場合は印鑑の提出が任意になりました。
3. 印鑑登録証／印鑑カードの受け取り
登録後、即日もしくは後日印鑑証明を取得する際に必要な印鑑登録証（個人）／印鑑カード（法人）を受け取ります。この印鑑登録証／印鑑カードを提示することで印鑑証明書を取得できます。
なお、印鑑証明書に公的な「有効期限」はありませんが、印鑑証明書を求められた際「発行から3ヶ月以内」など取得日を確認されるケースがあります。必要に応じて申請しましょう。
【個人の場合】印鑑証明の申請方法
まずは、個人の印鑑証明の申請方法を紹介します。印鑑証明の申請方法にはいくつかの選択肢があります。ただし、自治体によって選択肢に違いがあります。窓口での申請はすべての市区町村で対応していますが、その他の選択肢については確認が必要です。
市区町村の窓口
印鑑証明は市町村役場のほか、出張所や連絡事務所などでも交付を受けることができます。
【必要な持ち物】
- 本人確認書類（免許証、マイナンバーカードなどの顔写真付公的機関発行身分証明書
- 手数料
- 印鑑登録カード
コンビニエンスストア
マイナンバーカードがあり、電子証明書の4桁の暗証番号がわかれば、証明書コンビニ交付サービス対応のマルチコピー機設置店舗での印鑑登録証明書のプリントが可能です。
【必要な持ち物】
- マイナンバーカード
- マイナンバーカードの暗証番号
- 手数料
電子申請
電子申請サービスを利用した申請受付は、マイナンバーカードに搭載された電子証明書をスマートフォンまたはICカードリーダライタで読み取って本人確認を行い、オンライン決済後郵送で印鑑登録証明書を送付する仕組みです。郵送のため、入手までに時間がかかることに注意が必要です。
【必要なもの】
- スマートフォンまたはICカードリーダライタとパソコン
- マイナンバーカード
- マイナンバーカードの暗証番号
- クレジットカード（決済用）
- メールアドレス
各自治体で電子申請サービスが実施されているか、マイナポータルから検索できます。調べ方についてはこちらを参考にしてください。
【法人の場合】印鑑証明の申請方法
法人の印鑑証明の申請方法を紹介します。登録した市区町村で申請を行う個人の印鑑証明と異なり、法人の場合は登記した法務局に限定せず全国どこの法務局でも申請が可能です。
法務局
法人の印鑑証明は法務局で行います。申請にはいくつかの手続き方法があり、手続き方法によって手数料が数十円異なります。
窓口
登記事項証明書等交付申請書に必要事項を記載し、窓口に申請します。
【必要な持ち物】
- 印鑑カード
- 手数料額相当の収入印紙もしくは登記印紙：450円
証明書発行請求機
法務局では窓口請求のほかに、証明書発行請求機が設置されています。タッチパネル式でその場で入力するため、請求書の記入が不要で窓口請求よりもスピーディーに交付まで進みます。
【必要な持ち物】
- 印鑑カード
- 手数料額相当の収入印紙もしくは登記印紙：450円
郵送
申請用紙に必要事項を記入して印紙（1通450円）を貼り、印鑑カード、返信用封筒（切手）を一緒に管轄の法務局へ郵送することで手続きできます。
【必要なもの】
- 申請書
- 印紙
- 印鑑カード
- 返信用封筒（切手）
申請用総合ソフト
登記所では、法人の代表者等に対してオンラインでの申請・届出に使用できる電子証明書を発行しています。この電子証明書と申請用総合ソフトを使って申請することで、法務局に足を運ばずに申請することも可能です。
【必要なもの】
- インターネットが利用できるパソコン
- 申請用総合ソフトのインストール
- マイナンバーカード、商業登記電子認証ソフトなどの電子証明書
- 印鑑カード
- 手数料
オンライン請求・送付の場合：410円
オンライン請求・窓口交付の場合：390円
なお、申請用総合ソフトを利用した場合、請求書の交付は郵送または窓口受け取りを選択できます。郵送は窓口受け取りよりも受け取りまでの時間がかかることに注意が必要です。
印鑑証明を登録する際の2つの注意点
印鑑証明を登録する際、個別に確認すべき2つの注意点を紹介します。
登録できない印鑑がある
登録できる印鑑には個人用、法人用でそれぞれ条件があります。
【個人の場合】
印鑑登録に用いることのできる印鑑の規定は各市区町村で若干規定が異なる場合があります。
今回は多くの自治体で設けられている規定について紹介します。
・住民基本台帳に記録または登録されている「氏名」「氏」「名」のいずれかのみ
・印影が一辺8㎜の正方形に収まる、または一辺25㎜の正方形に収まらないものは不可
・ゴム印やプラスチックなど変形・摩耗しやすい素材は不可
・輪郭が無いものは不可
・刻印された氏名の一部や輪郭が欠損したものは不可
・印章そのものを逆に刻印したもの（いわゆる逆彫り）は不可
・登録する印鑑として適当でないと市区町村長が認めるものは不可
特に、最後の「適当でないと認めるもの」に裁量の幅があり、飾り文字や図案との組み合わせを用いたタイプは判断がわかれることがありますので、事前に確認しましょう。
【法人の場合】
法務局で定められている代表者印（会社実印）で定められているのは以下の2点です。
・辺の長さが１センチメートルの正方形に収まるものまたは辺の長さが３センチメートルの正方形に収まらないものであってはならない（商業登記規則第９条第３項）
・印鑑は照合に適するものでなければならない（同規則第９条第４項）
これ以外、形状や内容に関する規定は特にありません。
一般的には代表社員は丸型で、社名+代表取締役の文字を入れます。
また、作成時に銀行印と会社の認印である社印（角型）を作成し、用途に合わせて使い分けます。
役場によって登録条件が異なる
個人の場合、登録できる印鑑についての案内が市区町村によって一部異なります。申請手数料は数十円～数百円程度の差があります。
各市区町村のホームページにアクセスし、サイト内検索で「印鑑登録」と入力するとご案内ページが表示されるので、確認しておきましょう。
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まとめ
バーチャルオフィスの契約時に、印鑑証明や捺印は基本的に必要ありません。しかし、バーチャルオフィスを活用して法人を設立する計画を進めているなら、法人登記時に印鑑登録を同時にすすめることをおすすめします。
サーブコープのバーチャルオフィスでは起業のための準備に関わるさまざまな知見を持ったスタッフがご利用者をサポートします。お気軽にお問合せください。
監修：安達莉々
中野セントラル司法書士事務所の代表司法書士。司法書士として、2014年から多くの起業家をサポートしてきました。特に20～30代の起業家、個人事業主、および外国人の起業家のクライアントが多く、その夢の第一歩をサポートするのが強みです。税理士や行政書士とも緊密に連携し、総合的なアドバイスを提供しております。
