バーチャルオフィスで法人登記は違法？メリットやデメリットも詳しく解説
起業の際「どの住所で法人登記をするか」という点についてお悩みではありませんか？賃貸オフィスの住所を使う・代表者の自宅住所を利用するなど複数の選択肢がありますが、本記事ではバーチャルオフィスを本店所在地として法人登記する場合の注意点やメリット・デメリット、会社の設立・法人登記の流れについて解説します。
バーチャルオフィスで法人登記は違法ではない
バーチャルオフィスの住所地を本店所在地として法人登記することに違法性はありません。会社法・商業登記法上、本店所在地についての登記手続き上の制限はないため、実際に営業する場所とは異なるバーチャルオフィスを本店の所在地として法人登記をすることが可能です。
また、特定商取引法で定められているインターネット通信販売で必要な「特定商取引法の表示」における住所を表示することも、連絡先としての機能を果たすことができれば同じく可能です。
ただし、一部バーチャルオフィスでは法人登記ができないケース、また注意が必要な点があります。
これらの注意点を確認したうえで、バーチャルオフィスの住所を利用して法人登記をするメリット・デメリット、登記の流れを確認していきましょう。
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バーチャルオフィスで法人登記する場合の注意点
バーチャルオフィスでの法人登記を利用する場合、いくつかの注意点があります。条件によってはバーチャルオフィスでの法人登録ができない場合があります。これらの内容を踏まえたうえで利用を検討しましょう。
法人登記できない業種がある
ほとんどの業種でバーチャルオフィスでの法人登記に制限はありませんが、一部、バーチャルオフィスでは開業できない業種があります。
- 税理士事務所、弁護士事務所など士業
- 職業紹介業
- 人材派遣業
- 不動産業
- 金融商品取引業
- 古物商
- 産業廃棄物業
- 探偵業
これらはいずれも許認可のために登録の住所に実体のあるオフィスが必要な業種です。「住所貸し」のみのサービスであるバーチャルオフィスでは開業できません。
ただし、バーチャルオフィスではなく完全に独立した個室のあるレンタルオフィスであれば、それぞれの事務所要件を満たしている場合、法人登記・開業可能なケースもあります。レンタルオフィス事業者へ確認してみましょう。
同じ住所に同一名称の法人は登記できない
バーチャルオフィスは同一の住所地に複数の会社が住所を登録するサービスです。利用している他社で、同様に法人登録の本店所在地としてバーチャルオフィスの住所を登録し、同一名称、または酷似していると認められる名称での商号を持つ他社がある場合、同じ住所での法人登記はできません。
法定帳簿を備えておく義務がある
起業して法人を設立すると、たとえ社員が1人であっても健康保険、厚生年金保険など社会保険加入が義務づけられています。また雇用保険に加入することが必要になることもあります。
社員を雇用した時には、事務所に賃金台帳や出勤簿等の法定帳簿を備えておく義務がある点に注意してください。物理的なスペースのないバーチャルオフィスを利用する場合、この点が問題になる可能性があります。その場合は利用するバーチャルオフィスが、書類保管サービスを提供しているか確認しておきましょう。
犯罪収益移転防止法による本人確認がある
「犯罪収益移転防止法」をご存知でしょうか。これはマネーロンダリングなど、犯罪による収益が組織的な犯罪を増やすことを防ぐために改正された法律です。以前は金融機関にのみ求められていた本人確認や記録の作成と保存義務が、法改正を受けて、バーチャルオフィス事業者にも義務づけられるようになりました。
そのため、バーチャルオフィスを契約する際は本人確認が行われ、事業の内容などがバーチャルオフィスの利用規約に反する場合、利用を拒否される可能性があります。もちろん、通常の利用目的であれば何も問題ありません。
代表取締役の住所は登記簿に記載される
バーチャルオフィスを本店所在地として登記した場合には、本店の所在地としては自宅の住所は記載されませんが、役員に関する事項として代表取締役の住所は登記簿に記載されます。
ただし、これまで登記情報提供サービスで開示されていた上記住所について、2024年10月1日から施行される商業登記規則等の一部を改正する省令（令和６年法務省令第２８号）によって非表示措置が可能となりました。※
非表示措置は登記申請と同時に申し出る必要があり、措置が講じられた場合登記事項の証明書等では市区町村（東京都の場合特別区まで）までの表記となります。
※法務省「代表取締役等住所非表示措置について」
バーチャルオフィスで法人登記する4つのメリット
ここではバーチャルオフィスの住所で登記するメリットを4つ紹介します。
1．プライバシーを保護できる
バーチャルオフィスの住所を会社の本店や支店として登記すれば、ホームページや会社案内、名刺などに必要な住所に実際の執務スペースや自宅住所を記載する必要がありません。
また、インターネット通信販売など、業態によってはウェブサイト上に店舗や事業者の本店住所を開示することが法律で義務づけられている場合もあります。バーチャルオフィスの住所であっても、一定の要件を満たしていれば利用できます。
2．移転登記が必要ない
実働するオフィスが別にある場合でも、本店の住所をあえてバーチャルオフィスの住所で登記する方法もあります。法人は、本店所在地を登記しなければならないので、本店を移転した場合は「本店移転の登記」が必要になります。本店をバーチャルオフィスにしておけば、物理的なオフィスの移転があってもその都度移転登記をする必要がなく、登記費用の負担や手続きの手間を減らすことができます。
3．初期費用を抑えられる
ここまで登記する際のメリットをお伝えしましたが、バーチャルオフィスで事業を始める最大のポイントは、初期費用を抑えられる点でしょう。前述したように、ビジネスの中心地である東京・丸の内でオフィスを賃貸すると、一坪あたり数万円ほどの賃料が必要になるだけでなく、保証金や敷金、礼金を含めると初期費用は膨大に。バーチャルオフィスなら都心一等地の住所でも月額3万円を下回る費用でアドレスを利用することが可能です。
4．一等地の住所が利用できる
バーチャルオフィスを活用することで、都心一等地の住所で法人登記が可能です。特に立ち上げの事業実績がない時期こそ、信用がおけそうなイメージを必要とするケースも少なくありません。都心一等地で法人登記をすることで、取引先や金融機関からの信用を得やすくなる可能性が高くなります。
バーチャルオフィスで法人登記する３つのデメリット
バーチャルオフィスの住所で登記するデメリットは以下の3つです。
1．他の事業者と同じ住所になる
バーチャルオフィスは他の事業者と住所をシェアする点に注意が必要です。その理由として、住所を調べた際、地図上に他社が表示されてしまい、相手に誤解を与えてしまう可能性が挙げられます。いわゆるオフィスビルでは同一ビルの同一フロアに複数の会社が入居することは一般的ですが、バーチャルオフィスの場合実態がないため、アポイントメントなしでの訪問の可能性がある取引先に注意が必要です。
2．バーチャルオフィス事業者撤退のリスクがある
バーチャルオフィスの運営は民間事業者です。運営事業者の倒産・廃業、また運営拠点の撤退などが起こった場合、その住所地をそのまま活用することはできず、移転登記をはじめさまざまな住所の登録を変更しなければなりません。
3．働く場所は別に用意する必要がある
基本的にバーチャルオフィスは住所のみを貸し出すため、働く場所は別に用意する必要があります。作業スペースや倉庫が必要な業務となれば、レンタルオフィスやシェアオフィスを確保しなくてはならないでしょう。そのため、追加のコストがかかってしまう可能性も考えられます。
一方でサーブコープのバーチャルオフィスプランでは毎月60時間分が無料で、世界各地のコワーキングスペースを利用が可能です。よって、このデメリットは働く場所を提供していない事業者に限られます。
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バーチャルオフィスで銀行の法人口座は開設可能
法人登記と併せて、会社設立に欠かせない銀行の法人口座についてもバーチャルオフィスを住所にした開設は可能です。
以前は、バーチャルオフィスでの銀行口座開設の審査は厳しい傾向にありました。
しかしバーチャルオフィス事業者との契約時に身分証明書の提示が義務づけられたこと、副業やリモートワークが普及し、バーチャルオフィスの認知度が向上したことなどから、開設できるケースは増えています。
バーチャルオフィスに限らず、事業内容が明確であり事業実績が一定期間あることが銀行口座開設において、最も重要なポイントです。
バーチャルオフィスでの法人登記の流れ
バーチャルオフィスでの法人登記を検討する場合、必要な流れについて簡単に解説します。
1．バーチャルオフィスの選定
バーチャルオフィス事業者によっては、住所地利用にあたって法人登記を不可とするサービスもあります。
まずは法人登記が可能なバーチャルオフィスの選定が必要です。
２．バーチャルオフィス事業者に法人登記についての確認
前述の通り、バーチャルオフィスでは開業できない業種があります。経験豊富なバーチャルオフィス事業者であれば、実際に法人登記が可能かどうかの判断についてもサポートできます。また、同一屋号の利用がないか、この段階で確認をしましょう。
３．会社設立・法人登記に着手する
その後は一般的なオフィス物件での法人登記の流れと同じです。
- 会社概要を決める
- 類似商号、事業目的の適否チェックを行う
- 印鑑を作る
- 定款を作成する
- 定款認証を受ける
詳しくは以下の関連記事を参照してください。
バーチャルオフィスで実現できるスムーズな開業
今回紹介したように、バーチャルオフィスではビジネスを円滑にスタートするために必要なサービスが備わっています。
中でもサーブコープの場合は国内30拠点あるビジネス一等地の住所を利用でき、バイリンガル秘書サービスや「Onefone」など、独自のオプションサービスが充実。ぜひ、ビジネスの発展に合わせてお役立てください。
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監修：安達莉々
中野セントラル司法書士事務所の代表司法書士。司法書士として、2014年から多くの起業家をサポートしてきました。特に20～30代の起業家、個人事業主、および外国人の起業家のクライアントが多く、その夢の第一歩をサポートするのが強みです。税理士や行政書士とも緊密に連携し、総合的なアドバイスを提供しております。
