2024.09.17

バーチャルオフィスで来客対応ができる受付サービスとは？メリット・デメリットを紹介

バーチャルオフィスを選ぶ際、受付サービスがあるバーチャルオフィスを選ぶか、コスト削減を優先するかでお悩みではありませんか？

この記事では、受付ありのバーチャルオフィスのサービス内容から、意外と知られていない受付サービスのメリット・デメリット、さらに受付ありのバーチャルオフィスを選ぶのがおすすめのお客様のタイプまで、わかりやすく紹介します。

バーチャルオフィスの受付サービスとは

一般的なオフィス賃貸やコワーキングスペースのような「実際に働く場所そのもの」ではなく事業用の住所や電話番号などを貸すのがバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスの受付サービスは、アポイントメントなしの顧客や所在地確認のための取引先の来訪に自社スタッフのように対応し、訪問が把握できなかった場合のトラブルを未然に防ぎ「会社の信頼性」を担保することができます。

実際に働く場所ではなく、住所や電話番号など、オフィスの機能の一部を借りるだけだからこそ、受付サービスの有無は使い勝手に大きく影響します。

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バーチャルオフィスの受付サービスの内容

バーチャルオフィスの受付サービスの内容を、具体的に見ていきましょう。バーチャルオフィスの受付スタッフが会社の信頼度を高め、対応のスピードを向上させます。

来客対応

バーチャルオフィスの受付は来客時の対応がメイン業務ですが、打ち合わせスペースへのご案内や呈茶など秘書業務までサポート体制があるバーチャルオフィスも選ぶことができます。
執務スペースは不要だが、対外的に会社の存在を証明できる拠点が欲しい、困ったときに業務をサポートしてくれるパートナーがいると助かる、という企業・個人事業の方に、受付サービスのあるバーチャルオフィスは好評です。

会社専用の固定電話番号で電話応対

一般的に、携帯電話番号よりも固定電話の方がビジネス上の信頼度が高い印象があります。また、受付サービスが自社名で電話応対することで、移動中や打ち合わせ中でも確実に伝言を受けることができます。

郵便物および宅配便の受け取りと管理

受付サービスがあれば、毎日の郵便物の受け取りだけでなく、郵便物の管理や転送も可能です。たとえば要冷蔵・冷凍の宅配や急ぎの郵便物の転送対応・内容確認など、イレギュラーな対応ができるのは受付サービスならではの特徴です。

ファックスの送受信

ファックスは送信・受信ともに代行可能です。使用頻度の低いオフィス機器にも対応できるところが有人サービスの大きな違いです。

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バーチャルオフィスの受付サービスのメリット

バーチャルオフィスに受付サービスが必要かお悩みではありませんか？受付サービスのメリットを紹介します。

訪問者に良い印象を与えることができる

一般のオフィスでも、業務の効率化などさまざまな理由で有人の受付がない企業が増えています。そのなかで、今でも有人対応で受付を行っている会社やオフィスビルは、企業規模が大きく、企業としての信頼度が高いイメージを一層強めていると言えるでしょう。

自分より来訪者が先に到着した場合の対応ができる

バーチャルオフィスでは一時的に打ち合わせ・会議を行うためのスペースレンタルも可能です。相手が自分より先に到着した場合、また日程や時間を間違えたりした場合、受付があれば臨機応変な対応が可能です。

突然の訪問者に対応できる

「基本的に来客はない」ことが前提の事業を始められる場合でも、突然の訪問者が来るケースがあります。たとえば、取引先候補からの信用調査や、金融機関からの実態調査などです。住所地のみで一切案内がないバーチャルオフィスサービスの場合「営業実態が確認できなかった」という評価を受けるリスクがありますが、受付サービスがあれば対応が可能で、調査が入ったことも確認できます。

すぐに郵便物の確認ができる

郵便サービスは受付サービスのないバーチャルオフィスでも対応可能なケースもありますが、その内容に違いがあります。送り先を確認し、特に重要な郵便物（契約書や顧客からの書類）の到着を報告したり、内容をデータで送信・確認したりといったサービスは、受付サービスがなければ対応できません。タイムラグは少ないほど、ビジネスがスムーズに進むでしょう。

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バーチャルオフィスの受付サービスのデメリット

ここまで、バーチャルオフィスに受付サービスがあるメリットを紹介してきました。多くの起業家やスタートアップ企業のお役に立てる「受付サービスあり」のバーチャルオフィスですが、デメリットもあります。

ランニングコストが上がる

「受付サービスなし」と比較した場合、月に1万円～2万円程度の「ランニングコスト」の差が出ます。

できるだけ初期費用は少ない方が良いのはもちろんですが、この費用をぎりぎりまで圧縮してしまったために、事業拡大フェーズで結局住所地の移転が必要になり、ホームページや会社案内、名刺などの刷新や登記変更に余計なコストがかかってしまった……という事例も少なくありません。

長期的な視点でのコスト比較をおすすめします。

連絡を取らざるを得ない状況になる

「顧客との接点はあえてメールやチャットなどに絞り、コミュニケーションコスト削減のためそれ以外の窓口は作りたくない」というケースもあるかもしれません。その場合は「バーチャルオフィスサービスの受付スタッフを介することで、電話や対面の接点を持たざるを得ない状況になる」と感じる可能性があります。

バーチャルオフィスの受付サービスがおすすめなケース

受付サービスのあるバーチャルオフィスサービスのメリット・デメリットを踏まえて、利用をおすすめしたいケースを紹介します。

来客が多い

クライアントの相談から仕事がはじまる士業やコンサルタントは来客が多い業種です。また、広告・マーケティング関連の業種も打ち合わせやプレゼンテーションなどのために来客が多くなります。その他、成長している企業で採用活動を恒常的に行っている場合は、採用面接のために応募者が来社することが多くなるでしょう。

このようなケースは受付サービスを利用すると便利です。

電話がよくかかってくる

ビジネスをするうえで、電話番号の公開がまったく必要ない、というケースは少ないでしょう。

営業電話がかかってくるかもしれないが、それは適当にあしらっておいてほしい

基本的にひとりですべての業務を行うので、電話に出られないタイミングも多い

プライベートの回線とオフィスの回線は分けたい

このような方に受付サービスがぴったりです。

会社の信頼性を高めたい

受付サービスは突然の訪問にもうまく対応するノウハウを持っています。法人顧客との取引開始にあたって信用調査が入る、融資のための銀行の担当者の訪問があるといったことは珍しいことではありません。
そのようなときに、受付サービスを利用していれば、会社の信用性を高めることにつながるでしょう。

サーブコープの高品質な受付サービス

バーチャルオフィスの受付サービスは、ビジネスの信頼度をあげ、スピーディに事業を進めるのに役立ちます。

東京、大阪、名古屋、福岡、横浜の一等地全30拠点、全世界に150以上の拠点を展開するサーブコープのバーチャルオフィスは、受付も最高レベルのオフィス品質を完備。拠点のほとんどでバーチャルオフィスとレンタルオフィスサービスを併設しており、専任の受付担当（レセプショニスト）が常駐でサポート体制を組んでいます。

特に好評をいただいているのがプロフェッショナルな電話応対です。英語応対も可能なスタッフがお客様の会社名で応対し、指定された応対方法でトラブルなくスムーズに連携を行います。