【年末年始】取引先への挨拶回りで押さえておくべきビジネスマナーを解説
ビジネスパーソンにとって、年末年始の挨拶回りは恒例行事のひとつです。新型コロナの影響を受け、メールや電話で挨拶を済まされる方が一時期増えましたが、新型コロナが落ち着いた今、訪問による挨拶回りをされる方も再度増えてきています。
本記事では年末年始に取引先に挨拶回りをする際、押さえておきたいビジネスマナーについて紹介します。
「訪問」「電話」「メール」それぞれの印象の違い
年末年始の挨拶は相手が望んでいる手段を選択することが、相手に対する思いやりでありマナーになります。挨拶の手段として訪問や電話、メールが挙げられますが、それぞれの印象の違いについてまず見ていきましょう。
訪問
ここで取り上げた3つの方法の中で、最も丁寧なのが訪問です。相手の顔を見て挨拶できることから、感謝の気持ちが伝わりやすいでしょう。かつては訪問での挨拶が一般的であったため、取引相手が年配の方である場合には好印象に繋がりやすいともいえます。
しかし、新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり訪問での挨拶回りを引き続き遠慮しているところもあるでしょう。訪問で挨拶をしたい場合は事前に上司に相談するほか、前もって先方にも電話をして確認を取ることが大切です。
電話
メールが文字だけのコミュニケーションであるのに対し、電話での挨拶は自分の声で相手に気持ちを伝えられるのがメリットです。しかし、電話は相手の作業をいったん止めてしまうため、年末年始の忙しい時に相手に迷惑をかけそうであればメールの方が良いでしょう。
メール
新型コロナウイルス感染がピークだった年はメールで年末年始の挨拶を済ませるケースが多く見受けられました。常日頃からメールでのやりとりが主であれば、メールで挨拶をされた方が相手も喜ぶかもしれません。また、仕事が忙しい方にとって、訪問や電話での挨拶は迷惑となる恐れがあります。担当者の状況や性格を考えた上で判断すると良いでしょう。
年末年始の挨拶回りで意識したい6つのビジネスマナー
年末年始の挨拶回りで意識したい6つのビジネスマナーについて解説します。
- 訪問時期
- アポイントメントの取り方
- 滞在時間
- 手土産
- 話す内容
- 訪問後のお礼
訪問時期
以下が年末年始の挨拶に適した時期です。
- 年末：クリスマス前後～12月末
- 年始：基本的に1月7日の「松の内」まで、難しければ小正月の1月15日まで
年末・年始いずれの場合であっても、訪問で挨拶をする場合は必ずアポイントメントを取りましょう。また、年末年始の挨拶回りは普段の挨拶と異なり、上司も同行するケースも多く見受けられます。
そのため、先方との調整はもちろんのこと、上司に同行してもらうべきか社内の確認を早めに取っておくようにしましょう。
そして年末年始のなかでも営業最終日や初日は特に仕事が忙しい時期でもあります。よほどの事情がない限り、訪問をするのは避けましょう。
アポイントメントの取り方
電話でアポイントを取る際は、相手の仕事の邪魔をしないように気を配りましょう。相手が忙しいにも関わらず長々と電話を続けることは、相手の仕事を邪魔するだけでなく「世間知らずだ」と思われてしまいかねません。
また、アポイントを取る際に「少しお時間をいただけるでしょうか？」「すぐにおいとましますので、お気遣いいただかなくて大丈夫です」などと気を利かせることも大切です。
相手に気持ちよく挨拶を受け取ってもらえるようにしましょう。
滞在時間
挨拶回りはあくまで挨拶が目的であることから、10〜15分を目安に手短に済ませるのがマナーです。せっかくの挨拶回りなのにと思う方もいるかもしれませんが、年末年始の忙しい時間を割いてもらっていることからも早めに切り上げることを意識しましょう。
手土産
挨拶回りに手土産はマストではありませんが、あった方が相手に好印象を与えられます。また、手土産は相手に渡す物であり、相手が口にする物であることから床に置くのはNGです。相手に渡すタイミングがくるまではソファかテーブルの上に置いておきましょう。
手土産は包装紙のままではなく、紙袋に入れて持参し、渡す時に紙袋から出して渡すと丁寧なイメージを与えられます。紙袋は持ち帰りましょう。相手によって紙袋が失礼に当たる場合は、風呂敷に包んで持参するのも良いでしょう。
年末年始の挨拶回りなどで手土産を渡すタイミングですが、基本的には座る前か座った直後です。風呂敷に包んでいるのであれば、渡す時は風呂敷から出すのがマナーです。差し出す時は相手に正面を向けて差し出しましょう。その際、「ほんの気持ちですが」「心ばかりのものですが」といった一言を添えると良い印象を与えられます。
なお、手土産についてはノベルティグッズ（タオルやカレンダー）・菓子折などが一般的です。菓子折の場合、大人数でも食べやすいように日持ちがして個包装の物を中心に探すようにしましょう。いずれにせよ、手土産は相手が負担に感じない金額と量にすることが大切です。
また、上場企業や企業によっては品物を受け取らないこともあるので、取引先が受け取るのかどうか事前に確認しましょう。相手に聞くのは失礼に当たるため、基本的には社内で上司に確認することをおすすめします。
■補足： 相手から手土産をもらった場合
もし挨拶回りで相手から手土産をもらった場合、上座側に手土産を置くようにしましょう。取引先の厚意を無下にしないためにも、手土産は丁寧に扱うことが大切です。
話す内容
話す内容については、かしこまった挨拶をする必要はなく今年の思い出などを織り交ぜながら、相手に感謝の意を伝えるようにしましょう。
また、年明け早々に取引先と仕事で関わることが決まっている場合、どうしてもその話をしたくなってしまうかもしれません。しかし、挨拶回りの機会を利用して仕事の話をするのはマナー違反です。理由として、取引先は「年末のご挨拶に伺う」目的であなたが会社に訪れたと思っているからです。挨拶を受けるつもりだったのに、いきなり仕事の話をされてしまっては「今日はこういう話をするつもりではなかったのに」と思われてしまいかねません。
あくまでも挨拶回りは挨拶だけにとどめ、仕事の話はまた年明けに日を改めて設定しましょう。
訪問後のお礼
取引先に訪問した後は、時間を割いてもらったことに対して当日中にメールでお礼をしましょう。また、当日中に連絡ができなかった場合は翌日のなるべく早い時間に送ることが大切です。
年末年始の挨拶回りにおいてよくあるQ&A
年末年始の挨拶回りで意識したいビジネスマナーについてお伝えしましたが、最後に挨拶回りに関する疑問とその答えについてご紹介します。
①手荷物やコートはどうしたらいい？
基本的にコートや手袋、マフラーなどは取引先のエントランスに入る前に外しましょう。
挨拶回りで親しい取引先を訪問する場合であっても、最低限のマナーを守って失礼のない行動を心がけることが大切です。②メール・電話・訪問が重複してもいい？
メールや電話、訪問が重複して挨拶が複数回に及んでも問題ありません。訪問したからといって必ずしも会えるわけでなく、そういった場合にはメールや電話で挨拶をすることになるので、相手の迷惑にならなければOKでしょう。③会社のカレンダーを年始に持参してもいい？
手土産として自分の会社のカレンダーを持参する方も多いかもしれませんが、年始に持って行くことは避けましょう。カレンダーは基本的に年末の挨拶の際に持参する物だからです。そのため、年始の挨拶には菓子折やタオルなどのノベルティグッズをお年賀として持参すると良いでしょう。④取引先に急な予定が入り、担当者と会えなかったら？
急なスケジュール変更で担当者と会えなかった場合、年末か年始によって以下の対応をとると良いでしょう。
- 年末：メールや手紙、電話などで挨拶を済ませる
- 年始：「謹賀新年」を朱印した名刺を受付や代理の人に渡し、追ってメールなどでも連絡を入れる
年末年始はどの企業も忙しく、予定が突然あわなくなることも多いため、カバンの中に謹賀新年入りの名刺を複数枚入れておくことをおすすめします。
年末年始の挨拶は相手にあわせて柔軟に対応しよう
年末年始の挨拶は訪問や電話、メールのいずれの手段でも構いませんが、相手に気持ちよく自分の気持ちを受け取ってもらうことが大切です。そのため、相手の状況をきちんと把握した上で、失礼のない立ち振る舞いを心がけましょう。
