バーチャルオフィスとは？メリット・デメリットや利用目的を紹介

「バーチャルオフィス」とは、実際の物理的なオフィススペースではなく、ビジネスを行ううえで必要な住所や電話番号などを貸してくれるサービスです。

本記事では起業や副業スタートを検討中の方に向け、バーチャルオフィス特有のサービス内容や、メリット・デメリットなどについて詳しく解説します。この記事を読むことで一般的なオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィスとの違いがわかるほか、自分に合った選び方がわかるようになります。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、実際にオフィススペースを借りるのではなく、事務所の住所や電話番号、電話応対など、オフィス機能の一部を利用できるサービスです。バーチャルオフィスの「Virtual」は「仮想の」という意味ですが、この言葉のとおり「仮のオフィス」として機能します。

バーチャルオフィスは海外でスタートし、日本では2006年頃から急速に広まりました。携帯電話やインターネットによる通信環境が進歩し、固定されたオフィスだけではなく、自宅など環境を選ばず仕事をするスタイルが徐々に浸透しました。特に、コロナ禍以降のリモートワーク化や副業解禁、クラウドソーシングの流行など、バーチャルオフィスの活用シーンは増えています。

なお、いわゆる「メタバース」技術を活用した、インターネット上の仮想（バーチャル）空間をビジネスに活用するサービスは「メタバースオフィススペース」もしくは「仮想オフィス」などと呼ばれ、全く別のサービスです。従業員がアバターを使って仮想空間で現実のオフィスのようにコミュニケーションを取ったり、会議を行ったりすることが可能です。コロナ禍でのテレワークやハイブリッドワークの普及に伴い、社員間のコミュニケーションを促進するために導入が進みました。

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィスの基本サービスは住所貸しですが、他に別途有料で利用できるオプションサービスもあります。ここではそれぞれについて、詳しく見ていきましょう。

基本サービス

ここではまず、バーチャルオフィスで基本となるサービスサービスの内容について解説します。

♦住所貸し

基本サービスである住所貸しでは、その名のとおり、物理的な事務所や店舗なしに住所を借りることができます。バーチャルオフィスの住所は名刺やホームページなどに記載できるのはもちろん、事業者やプランにもよりますが、法人の本店や支店の住所として登記できるケースもあります。

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♦郵便物受け取り

バーチャルオフィスでは住所自体は利用できる一方、利用者がその住所に常駐するわけではありません。そのため、「宅配や郵便物などの受け取りはどうするの？」と不安に感じる方も多いかもしれませんが、バーチャルオフィスでは宅配や郵便物の受け取りが基本サービスに含まれているケースが一般的です。また、荷物の転送は条件付きで無料としていることもありますが、有料の転送オプションサービスに申し込む場合がほとんどです。

オプションサービス

オプションサービスの種類や金額は事業者によって異なります。自分の事業にとって最低限必要なサービスは何か把握し、必要なオプションまで含めた価格で比較検討しましょう。

♦書類保管サービス

会社を設立すると、定款や株主名簿といった書類の保管が必要です。株主名簿は株主名簿管理人がいない場合を除き、本店での保管が会社法によって義務づけられています。そのため、バーチャルオフィスの住所を本店として法人登記する場合は、書類保管サービスがあるかを事前に確認しておくといいでしょう。

個人事業の場合やバーチャルオフィスを法人の本店ではなく支店として利用する場合は、登記した住所で保管する義務はありません。ですが、自宅スペースが狭い、セキュリティの観点から重要書類を自宅で保管するのが心配といった場合は、書類保管サービスがあると便利です。

♦固定電話番号・電話転送・電話代行・電話秘書サービス

オプションで固定電話番号を提供する事業者もあります。固定電話番号への着信を自分の携帯電話に転送してもらったり、バーチャルオフィスの受付に対応を代行してもらったりすることもできます。固定電話番号があることや、かかってきた電話に即座に対応できる体勢を取っておくことは、取引先からの信用を高めることにつながります。

♦会議室

バーチャルオフィスで住所だけを借りている利用者でも、時には顧客と商談をしたり、スタッフと一緒に仕事をしたりと、物理的な作業スペースが必要な場面もあるでしょう。多くの事業者はオプションサービスとして会議室の利用を提供していますが、念のため、事前に確認しておくといいでしょう。

♦ITサポート

事業者によっては、バーチャルオフィス利用者に専門スタッフによるITサポートサービスを提供しています。オンライン会議のセッティング、PCのトラブルシューティングやネットワークのセキュリティ対策などが対象です。

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バーチャルオフィスとレンタルオフィスや賃貸オフィスの違い

バーチャルオフィス導入を検討する際、その他のオフィスサービスについても確認しておきましょう。一般的な賃貸オフィスの他に、レンタルオフィス、コワーキングスペースなどのシェアオフィスサービスがあります。

これらはいずれも「実際に仕事をする場所」を借りる仕組みですが、使い方に違いがあります。

【賃貸オフィス】
不動産を賃貸契約する一般的なオフィス利用

【レンタルオフィス】
間仕切りされた一坪程度の広さから占有スペースを借りられる

【コワーキングスペース】
占有ではなく、フリーアドレス形式で共有スペースを利用する

なお「シェアオフィス」はオフィススペースをシェアするオフィス形態の総称です。
バーチャルオフィスと上記のオフィスの最も大きな違いは「バーチャルオフィスは実際の仕事スペースを必要としない事業者向けに、連絡先としての住所を低価格で用意できる」サービスであるという点です。

サービス内容

バーチャルオフィスとその他のオフィスサービスを、比較表にまとめました。

※△は事業者によってオプションサービスの有無が異なり、提供されない場合もあることを意味します。

料金

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バーチャルオフィスの利用目的

バーチャルオフィスの利用目的として、主に以下のケースがあげられます。

• 法人所在地として登記する住所を得るため
• 自宅住所を公開せずに仕事をするため
• 会議室として利用するため
• 起業資金を節約するため
• 都心部一等地の住所でブランディングをするため

バーチャルオフィスを利用する目的はそれぞれ異なりますが、一般的には個人情報の保護や信用力獲得といった観点で利用されるケースが多く見受けられます。バーチャルオフィスによって特徴も様々であることから、自分のニーズに合ったオフィスを探してみるとよいでしょう。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを活用した場合のメリットを6つのポイントに分けて解説します。

短期間で利用開始できる

一般的なオフィス物件を借りる場合、現地に足を運び、複数の物件を内覧したうえで比較検討し、ようやく賃貸契約を結ぶといった手順が必要です。

バーチャルオフィスなら、そういった対応が一切不要。簡単な手続きで済ませられるのが大きな魅力です。事業者が提供する住所一覧から、希望する場所を選び、オプションサービスなどの設定をして申し込むだけ。事業者によってはインターネットで手続きを済ませられる場合もあり、大変便利です。

バーチャルオフィスに申し込めば、開業に最低限必要となる住所をすぐに利用できます。例えば名刺やホームページなどに記載すれば、顧客対応ができる条件が整うので、その日のうちにビジネスを始めることも可能です。

初期費用が抑えられる

バーチャルオフィスには敷金や礼金がなく、保証金を準備する必要もありません。また、事業の発展度合いや内容に応じてサービスを追加できる柔軟性を備えているのもこのサービスのメリットです。

例えば物理的な作業スペースが必要になれば会議室を予約する、資料をまとめて印刷したい時にはプリンターなどの設備を利用する、取引先が増えて受ける電話の件数が多くなれば、電話代行などのオプションサービスを利用するなど、状況に応じて利用サービスを追加することができます。事業が軌道に乗る前から人件費や設備費に投資する必要がありません。

法人登記ができる

プライバシー保護の観点から、自宅の住所とビジネスで使う住所は分けておいた方が安心です。特に会社を設立する場合、登記簿に本店や支店の住所を記載する必要があるので注意が必要。登記簿は法務局に行って開示請求をしたり、手数料を払って申請したりすれば誰でも取得でき、インターネット（「登記情報サービス」）でも閲覧が可能です。自宅住所で登記することもできますが、第三者に情報が開示されてしまいます。

またネット通販など、業態によってはウェブサイト上に店舗や事業者の住所を開示することが法律で義務づけられている場合もあります。バーチャルオフィスで住所を借りれば、自宅住所などの個人情報を開示するリスクを避けることができます。

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信用度の高い都心一等地の住所が利用できる

ビジネスにおいて、住所は会社の「信用」を得るための看板という意味合いがあります。例えば住宅街にあるアパートの201号室と、都心ビルの14階を比べてみると、後者の方がビジネスにおいて高い信用度を得られるのではないでしょうか。

開業したての場合、まだ取引の実績や知名度がないため、信用を得るのは簡単なことではありません。会社の住所が一等地にあれば、それだけで第一印象としてプラスに働きます。

■バーチャルオフィス & コワーキング拠点一覧

リモートワークとの相性が良い

新型コロナウイルス感染性の影響で、テレワークやリモートワークを実施する企業が一気に増え、そのまま制度が定着した企業も増えました。また、副業やノマドワーク、社内創業を後押しする制度も広がっています。

郵便物の管理・転送や電話代行、電話転送サービスが強みのバーチャルオフィスは、働く拠点が流動的でも顧客やクライアントの対応がそのままスムーズに行えるのが強み。何らかの事態で突然、遠方に移動しなければいけない場合も、住所を指定さえすれば郵便物は受取可能です。バーチャルオフィス事業者によりますが、電話応対についてもレセプショニストが顧客からの電話に対応し、携帯電話や自宅など指定した電話番号に転送してくれるので、いつ、どこにいても事業を継続できて安心です。

費用は経費に計上できる

通常のオフィス賃貸を契約した場合、かかった費用全てを経費として処理できません。例えば退去後に返還される敷金は資産として「投資その他の資産」区分に経理上分類されますし、オフィス家具やコピー機などは減価償却の処理が必要です。事業用に契約したバーチャルオフィスの場合、初期費用、月額費用とともに全額「支払手数料」として経費計上が可能です。

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バーチャルオフィスのデメリット

ここまでバーチャルオフィスのメリットを紹介しましたが、あらかじめ知っておきたいデメリットもあります。順に見ていきましょう。

働く場所を別に確保する必要がある

前述のとおり、バーチャルオフィスには物理的な作業スペースがないため、働く場所を別に確保する必要があります。コストを節約するには自宅を活用する、カフェを活用するといった手もありますが、カフェなどの場合は荷物を常に持ち歩く必要性があります。

業種によっては、顧客対応ができるプライベートな空間や、無音の環境で集中できる専有スペース、クリエイティブな作業をするためのスペースが必要になるケースがあるかもしれません。会議室をオプションサービスで利用できる事業者は多いですが、中にはコワーキングスペースを提供している事業者もあります。自宅やカフェといったスペースでは足りなくなった時のシチュエーションを想定し、事前にサービス内容を確認しておきましょう。

他の事業者と住所が同じになる

バーチャルオフィスは同じ住所に複数の事業者が登録することになります。例えば住所地でアクセス検索をした際、同じバーチャルオフィスを利用している他社がより上位に検索ヒットする可能性があるということです。

バーチャルオフィスでは開業できない職種もある

一般的な業種の場合、バーチャルオフィスを会社の住所として登記できますが、開業できない業種があるので注意してください。例えば以下の業種は、許認可や登録の住所に実体のあるオフィスが必要なため、「住所貸し」のみのバーチャルオフィスでは開業することができません。

• 士業（税理士など）
• 人材派遣業
• 職業紹介業
• 建設業
• 不動産業
• 古物商
• ペットシッター業

上記の業種については、定められた条件に沿ったオフィスを探す必要がありますが、士業事務所の場合は、個室オフィスや会議室などが利用できるバーチャルオフィスなら開業できるケースもあります。気になる方は問い合わせて確認・相談してみましょう。

また、個室オフィスのあるレンタルオフィスでは、士業の方向けのサービスが充実しており、開業の手続きについてサポートを受けられるサービスもあります。適したサービスを選ぶためのサポートを受けられるか、相談してみましょう。

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バーチャルオフィスはこんな人におすすめ

フリーランスや個人事業主

バーチャルオフィスの活用をおすすめしたいのは、初期投資やランニングコストを抑えたいフリーランスや個人事業主、固定の専有スペースが必要のないIT関連の小規模事業者など。また、営業などの外回りが多く、作業スペースがほとんど必要のない事業者にもぴったりかもしれません。外出によって電話に対応できないといった問題は起こりますが、その場合はバーチャルオフィスの電話代行サービスなどを利用することで解決できます。

複数の店舗を展開する事業者

複数の店舗を持つ会社の場合、本店のみをバーチャルオフィスにする活用方法があります。法人は本店所在地を登記しなければならないので、本店を移転すると「本店所在地の移転登記」が必要です。
本店をバーチャルオフィスにしておけば、物理的な店舗の移転があっても移転登記をする必要がなく、登記費用の負担や手続きの手間を減らすことができます。

講師など自社以外で仕事をする職種

講師やインストラクター、コーチなどクライアントが指定する場所に出向いて業務を行う職種の方、またネットショップ経営などオフィスを必要としない職種の方なら、一流のビジネス拠点アドレスが信頼性を高める効果を発揮します。また、自宅住所を事業拠点として公開することなく、プライバシーを守ることができます。

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自分にあったバーチャルオフィスの選び方

最後に、これまで紹介した内容を「自分にあったバーチャルオフィスを選ぶポイント」としてまとめました。

• 月額料金水準が予算に合っているか
• 基本サービスが求める内容・事業目的に合っているか
• 各種オプションサービスの選択肢は広いか
• 受付や電話応対スタッフの対応が良いと感じられるか
• 入居ビルの雰囲気は自社のイメージに合っているか
• バーチャルオフィスの他の利用者層に違和感がないか

特に、後半の3つのポイントは契約をする前に足を運んだり、問い合わせてみたりすることでしか確認ができません。
全てオンライン上で契約できることはメリットでもありますが、事業の「顔」としての役割を持つのがオフィスです。ぜひ、実際の「場所」に足を運んで実態を確認してみましょう。

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バーチャルオフィスに関してよくある質問

銀行の法人口座は開設できる？

バーチャルオフィスを会社の登記住所とした場合、法人名義の銀行口座を開設できるかどうか、事前に確認する必要があります。銀行口座の開設条件については、各銀行がそれぞれに審査条件を定めているため一概には言えませんが、住所がバーチャルオフィスであることが与信審査の判断材料になることはあります。

法人名義の銀行口座開設は、個人名義よりも審査に時間がかかります。一つの銀行だけに申し込みをして審査に通らないと、さらに時間的コストの負担が増えます。リスクを抑えるには、バーチャルオフィスでも口座開設ができる銀行を複数選んで口座開設の申し込みを行うのがいいでしょう。

つけ加えると、しっかりとした事業実績があれば、バーチャルオフィスでも口座を開設できる可能性が高くなります。財務や税務などに関する資料がある場合は、口座開設を申請する際にきちんと添付しましょう。

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急な来客には対応できる？

バーチャルオフィスは、実際の執務は別の場所で行うことが前提のサービスです。しかし、住所地をHPや名刺などで公開している場合、訪問営業や信用調査、名刺交換をした相手など、アポイントを取らずに直接住所地を訪ねてくることは少なくありません。その際「受付」として訪問客に対応できるバーチャルオフィスと、受付自体がないバーチャルオフィスがあります。後者はより安価というメリットはありますが「信頼性」に欠けるというデメリットもあります。ビジネス拠点として一等地に住所地を構えることのメリットを活かすには、受付の有無と対応を重視すべきと言えるでしょう。

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住所のみの利用はできる？

自宅の住所を公開したくないフリーランスの方などのため、住所のみを格安で提供する事業者もありますが、重要な連絡を確実に受け取るために郵便物受取サービスは欠かせません。さらにその住所で法人登記が可能かどうかも必要に応じてチェックしましょう。

契約時に印鑑証明は必要？

契約の詳細は事業者によって異なりますが、バーチャルオフィスの契約時に印鑑証明は不要というのが一般的です。その他の必要書類や手順は事業者によって異なるので個別に確認してください。個人の場合は運転免許証やマイナンバーカードなど公的機関によって発行された写真付きの証明書、法人の場合は登記簿謄本が必要となることが多いので、準備しておきましょう。

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まとめ

今回ご紹介したように、初期投資やランニングコストを最小限に抑えながら、ビジネスを維持・発展させられるのが、バーチャルオフィスの一番の強みです。

中でもサーブコープの場合は、コワーキングスペースや秘書サービスといったサービスが充実しているので、ぜひご利用をご検討ください！

サーブコープのサービスご利用に興味のある方は、お気軽にこちらからお問い合わせください。

監修：安達莉々
中野セントラル司法書士事務所 の代表司法書士。司法書士として、2014年から多くの起業家をサポートしてきました。特に20～30代の起業家、個人事業主、および外国人の起業家のクライアントが多く、その夢の第一歩をサポートするのが強みです。税理士や行政書士とも緊密に連携し、総合的なアドバイスを提供しております。